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Stammdatenvorlagen für SAP dienen dem Firmenerfolg

Bei der Implementierung einer SAP-ERP-Systemlandschaft sollten die Projekt-Verantwortlichen einen besonderen Fokus auf saubere Stammdaten legen.

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SAP ERP

Am Ende einer SAP-Implementierung diskutieren die beteiligten Projektteams häufig über gewonnene Erkenntnisse,...

die sie eventuell in späteren Projekten anwenden können. Das beinhaltet beispielsweise das Change-Management oder die Integrierung einzelner SAP-Module. Ein Bereich, der gerne übersehen wird, aber für den Erfolg des Projekts entscheidend sein kann, ist das Stammdaten-Management.

Vergisst man die Überprüfung der Stammdaten während der Projektplanung und Implementierung, kann dies Probleme verursachen. Templates für SAP-Stammdaten können eine nützliche Hilfe bei der Verwaltung sein. Stammdatenvorlagen sind Excel-Dateien, die die Prozessverantwortlichen ausfüllen. Anschließend werden diese in das SAP-ERP-System geladen, um die Konsistenz der Daten zu gewährleisten. Die Vorlagen beinhalten hierbei Anweisungen und Richtlinien für die Bearbeitung.

Das richtige und vollständige Ausfüllen der Stammdaten-Templates ist allerdings eine ziemliche Herausforderung. Es beinhaltet beispielsweise die Reinigung und Ergänzung fehlender Daten, zu denen etwa Zahlungsbedingungen von Kunden, geplante Lieferzeiten der Anbieter oder die Neurodnung der Materialbeschaffung zählen. Egal ob es sich um eine neue SAP-Implementierung oder ein Upgrade handelt, die Prozessverantwortlichen müssen die Stammdatenvorlagen komplett ausfüllen, um die Verfügbarkeit innerhalb des Systems zu garantieren.

SAP-Berater können zwar Workshops für die Arbeit mit den Templates veranstalten, diese finden aber meist zu einem späteren Zeitpunkt der Implementierung statt. Dies bietet den Verantwortlichen kaum Zeit, die Stammdaten vollständig und korrekt in die Vorlagen einzutragen. Gleichzeitig bearbeiten die Prozessverantwortlichen die Vorlagen häufig unzureichend, da sie festgelegte Fristen einhalten müssen. Dies kann nach dem Go-Live der ERP-Landschaft zum Chaos führen und im schlimmsten Fall Geschäftsprozesse beeinträchtigen. Das Problem mit unvollständigen oder falsch ausgefüllten Stammdatenvorlagen reicht von verzögerten Bestellungen bis zu Nachrichten über falsche Lieferzeiten.

Um sicherzustellen, dass die Prozessverantwortlichen genug Zeit zum Ausfüllen der Vorlagen haben, sollten die Templates in zwei verschiedenen Projektphasen bearbeitet werden. Die erste Phase sollte bereits zu Beginn der SAP-Implementierung, also während der Vorbereit, erfolgen. Die frühe Bearbeitung der Stammdaten bietet den Verantwortlichen die Chance, bestehenden Daten zu bearbeiten und in die Templates einzufügen. Die zweiten Phasen gegen Ende der Implementierung konzentriert sich schließlich auf Buchhaltung, Werks- und Verkaufsorganisation sowie Vertrieb. Die zweimalige Fokussierung auf das Stammdaten-Management garantiert letztlich eine saubere und umfassende Implementierung des kompletten Datenbestands.

Über den Autor: Jawad Akhtar ist ein Assistant Vice President und SAP-Projektmanager für Abacus Consulting. Sein Spezialgebiet sind SCM-Probleme. AbacusConsulting hat seinen Hauptsitz in Pakistan.

Artikel wurde zuletzt im November 2013 aktualisiert

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