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Wie Moderatoren effektive und kollaborative Meetings sicherstellen

Es mag zwar schwierig sein, dass jedem Teilnehmer eines Meetings Gehör verschafft wird. Ein guter Moderator stellt aber genau diesen Punkt sicher.

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Collaboration-Software

Wie können Moderatoren ein effektives und kollaboratives Meeting sicherstellen?

Der Schlüssel zum Sicherstellen eines effektiven und kollaborativen Meetings ist, dass jeder Teilnehmer die Möglichkeit hat, seine Meinung zu sagen. Innerhalb des Teams muss ein Gefühl des Vertrauens bestehen. Jeder muss das Gefühl haben, dass seine Gedanken sowie Erkenntnisse wichtig sind, und dass Meinungsverschiedenheiten mit Respekt begegnet wird.

Es gibt einige Regeln für das Leiten und Moderieren von kollaborativen Meetings. Diese unterscheiden sich zum Beispiel nach Art des Meetings, der Teilnehmerzahl sowie dem formalen Charakter und der Dringlichkeit einer Entscheidung, die innerhalb des Meetings getroffen werden muss. Hat der Moderator eine Tagesordnung vorbereitet und jedem mitgeteilt, ist der erste Schritt für den reibungslosen Ablauf des Meeting gewährleistet.

Die Agenda sollte klar formulieren, wie viel Zeit für die verschiedenen Themen eingeplant sind. Dabei kann es hilfreich sein, einen festen Zeitrahmen vorzugeben (Stichwort: Timeboxing). Es sollte aber auch zusätzliche Zeit für Themen eingeplant werden, die eine weitergehende Diskussion beziehungsweise weitere Meetings erfordern, bevor eine Entscheidung getroffen werden kann.

Der Moderator muss sicherstellen, dass alle Stimme gehört werden. Manche Teilnehmer sind von Natur aus ruhiger als andere und häufig wird ihre Meinung übersehen. Es kann daher vorkommen, dass diese sich nicht gut genug informiert fühlen, um vor einer Gruppe zu sprechen. Ein guter Moderator stellt sicher, dass niemand eingeschüchtert ist, wenn er seine Meinung sagt.

Es mag eine besondere Herausforderung sein, dass jeder angehört wird – vor allem wenn Teilnehmer per Telefon oder Videokonferenzsystem am Meeting teilnehmen. Moderatoren müssen darauf achten, diese nicht zu ignorieren oder zu vergessen.

Hinzu kommt, dass Teilnehmer, die per Telefon am Meeting teilnehmen, den Nachteil haben, nicht die Körpersprache der anderen Teilnehmer zu sehen. Ebenfalls können sie nicht an einer spontanen Whiteboard-Diskussion teilnehmen. Eine Möglichkeit, diese Probleme abzumildern ist, dass der telefonisch zugeschaltete Teilnehmer einen Kollegen im Meeting sitzen hat, der alle Informationen per Instant Messaging mitteilt, die dieser nicht sehen kann.

Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, wie Moderatoren die Zusammenarbeit während eines Meetings fördern können. Verhält sich allerdings jeder Teilnehmer innerhalb des Meetings vertrauens- und respektvoll gegenüber den anderen, wird die Zusammenarbeit auf natürliche Weise Früchte tragen.

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Artikel wurde zuletzt im Dezember 2015 aktualisiert

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