Definition

Elektronisches Dokumenten-Management (EDM)

Unter Electronic Document Management (EDM) beziehungsweise elektronischem Dokumenten-Management versteht man die elektronische Verwaltung verschiedener Arten von Dokumenten in einem Unternehmen mit Computerprogrammen. EDM-Systeme, in Deutschland auch unter dem Kürzel DMS (Dokumenten-Management-Systeme) bekannt, bilden damit ein zentrales digitales Archiv für Inhalte jeder Art (Text, Bilder, Video, Audio).

Unternehmen können damit etwa auch gedruckte Texte und Bilder digitalisieren und ihre Dokumente speichern, bearbeiten oder drucken. Ein EDM-System bietet in der Regel eine einheitliche Sicht auf mehrere Datenbanken und kann Drucker, Storage-Systeme und Server für die Verwaltung der Datenbanken enthalten, auf denen die Dokumente abgelegt sind. Um Papierdokumente zu digitalisieren, verfügen die Lösungen über Dokumentenscanner und eine ausgereifte OCR (Optical Character Recognition).

Die Datenbank des DMS enthält zusätzliche Informationen zu den Dokumenten wie die Art des Dokuments, Erstellungsdatum, hinterlegte Schlagwörter, um die Suche nach einem Dokument zu erleichtern. EDM-Systeme bieten Funktionen wie die automatische oder manuelle Verteilung von Dokumenten an bestimmte Sachbearbeiter, die Zugriffsüberwachung, Annotationen zu Dokumenten, Dokumentenverarbeitung, Verknüpfungen oder Historie.

Außerdem unterstützen sie Workflows, die das Dokument in der zeitlich korrekten Abfolge zur weiteren Bearbeitung oder Freigabe an die entsprechenden Instanzen im Unternehmen weiterleiten. Grundsätzlich bildet ein DMS den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments ab: von der Erstellung über die Archivierung, Recherche, Bearbeitung und letztendlich die Löschung des Dokuments.

Diese Definition wurde zuletzt im Dezember 2014 aktualisiert

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