Business Intelligence-Lösungen: Performance Dashboard- und Portal-Konzepte

Performance Dashbord und BI-Portale stellen Business Intelligence-Lösungen dar. Dieser Artikel zeigt diverse Varianten und Spielarten.

Dieser Artikel behandelt

Datenvisualisierung

Im Gegensatz zu Reporting-Lösungen bieten Performance Dashboards und BI-Portale die Informationen nicht in druckoptimierter Form an, sondern sind eher auf die direkte Nutzung am Bildschirm ausgerichtet. Die einzelnen, zusammengehörigen Informationseinheiten sind demzufolge derart angeordnet, dass sie auf einer Bildschirmseite bzw. -ansicht Platz finden. 

Während der Portal-Ansatz dabei von der Integration unterschiedlicher Inhalte unter einer gemeinsamen Oberfläche bestimmt wird, steht beim Dashboard-Konzept die Komprimierung zentraler und relevanter Fakten auf eine oder wenige Bildschirmseiten im Vordergrund, wie die folgenden Ausführungen belegen.

Einordnung und Abgrenzung

Performance Dashboards versuchen, sich an der visuellen Wahrnehmung des Menschen bei der Aufnahme von Informationen zu orientieren und verwenden dazu intuitiv verständliche und anschauliche Gestaltungsarten. 

Die Bezeichnung der als spezielle Ausprägung zu interpretierenden, teilweise aber auch synonym verstandenen (Management-) Cockpits lässt bereits erahnen, um welche Visualisierungsformen es sich dabei handelt: Neben den verbreiteten tabellarischen und geschäftsgrafischen Aufbereitungen von Datenmaterial werden hier insbesondere alle Arten von Tachometeranzeigen (in Analogie zum Automobil oder Flugzeug) bzw. künstlich analogen Anzeigeinstrumenten sowie Landkartendarstellungen verwendet. 

Explizites Ziel der Ansätze ist es, wesentliche Informationen verdichtet und auf einen Blick wahrnehmbar zu präsentieren. Auch wenn die unterschiedlichen Spielarten von Performance Dashboards stark variieren, lassen sich einige typische Eigenschaften ausmachen, über die sie sich charakterisieren lassen: [Few06, S. 35]

Komprimierte Darstellung:

Performance Dashboards präsentieren die zur Erfüllung der nutzerbezogenen Aufgaben benötigten Informationen in komprimierter Form, häufig auf einer Bildschirmseite, damit der Anwender die benötigten Informationen „auf einen Blick“ erfassen kann. Dabei bedienen sie sich geeigneter Visualisierungstechniken, um auch komplexe Strukturen und Zusammenhänge unmittelbar erfassbar darzustellen.

Konzentration auf wesentliche Informationen:

Dashboards bieten relevante Inhalte auf aufgabenadäquaten Aggregationsstufen an und verzichten auf eine Überfrachtung mit Detailinformationen. Sie unterstützen den Anwender dabei, wesentliche Fakten rasch zu erfassen, beispielsweise durch geeignete farbliche Markierungen (Ampelfarben) oder durch gesonderte textuelle Hinweise.

In aller Regel bieten Portale im Vergleich mit Performance Dashboards weiterführende Navigations-möglichkeiten, um unterschiedliche Facetten oder Detaillierungs-stufen eines Themas beleuchten zu können.

Spezifische Lösung:

Dashboards sind stets auf die Belange eines Arbeitsplatzes, einer Person oder einer Personengruppe zugeschnitten.

Eine Abgrenzung von Performance Dashboards und Business Intelligence-Portalen lässt sich nicht immer trennscharf vornehmen. Generell kann festgehalten werden, dass Portale einen zentralen Zugang zu ausgewählten Themenbereichen sowie den zugehörigen Informationen und Diensten bieten. 

Als konstituierendes Merkmal ist eine Zusammenführung von Inhalten und Funktionalitäten aus unterschiedlichen Vorsystemen zur Laufzeit zu verstehen. Aus diesem Grund lässt sich als spezielle Portal-Funktionalität das „Single Sign On“ anführen, das eine mehrfache Anmeldung eines Anwenders an unterschiedlichen, eingebundenen Systemen verhindern soll. 

In aller Regel bieten Portale im Vergleich mit Performance Dashboards weiterführende Navigationsmöglichkeiten, um unterschiedliche Facetten oder Detaillierungsstufen eines Themas beleuchten zu können. Moderne Portal-Lösungen nutzen dabei alle Darstellungsformen, die auch bei den Dashboards eingesetzt werden, und erweisen sich ebenso stets als arbeitsplatz- und/oder personengruppenbezogen mit ausgeprägten Personalisierungsmöglichkeiten. 

Navigationshilfen ermöglichen abweichende Zusammenstellungen zur Laufzeit. Häufig werden auch grundlegende Büro-Funktionalitäten integriert, wie beispielsweise E-Mail- und Newsgroup-Komponenten sowie Adressverzeichnisse und Terminplanungs-Bausteine, aber auch Suchmaschinen und To Do-Listen. 

Zudem lässt sich eine Anreicherung durch den Einbezug unstrukturierter Dokumente vornehmen, indem z. B. Präsentationen oder Analystenberichte bis hin zu Videos durch Verlinkung unmittelbar aufrufbar sind. Oftmals ist ein Bildschirmbereich für die Anzeige interessanter Nachrichten reserviert, die sich allerdings auch in Form eines Laufbandes am Bildschirmrand visualisieren lassen.

Durch die Strukturierung, Filterung und Aufbereitung des verfügbaren Informationsangebots versuchen BI-Portale einer Informationsüberfrachtung entgegenzuwirken und vermindern die Suchkosten für die Anwender. Die Erstellung von Portalen erfolgt heute generell auf der Basis von Web-Technologien (Webportale). Als dominierendes Darstellungsmedium werden Web-Browser genutzt.

Neben den Business Intelligence-Portalen, deren primärer Verwendungszweck in der Bereitstellung entscheidungsrelevanter Informationen und der Unterstützung von analytischen Aufgabenstellungen zu sehen ist, finden sich vielfache Portal-Ausprägungen. Die BI-Portale sind den Unternehmungsportalen zuzurechnen, welche den Mitarbeitern über eine möglichst individualisierte Oberfläche entsprechend ihrer Rollen und Rechte Informationen und Anwendungsfunktionalität anbieten, um damit die anstehenden Aufgaben bearbeiten zu können. 

Oftmals werden hierzu beispielsweise operative Anwendungssysteme mit den zur Bearbeitung eines Teilprozesses benötigten Masken und Funktionsaufrufen integriert (Enterprise Application Portal) [BEGH02, S. 17].

Demgegenüber dienen Enterprise Knowledge Portale zur Erfassung und Strukturierung von Wissen sowie dem Wissensaustausch zwischen Mitarbeitern. Daneben finden sich in den Unternehmungen auch Portale für die kundenbezogenen Prozesse (Business-to-Consumer-Portale) bis hin zur Durchführung von Kauftransaktionen sowie für die Kommunikation und Prozessabwicklung mit Geschäftspartnern (Business-to-Business-Portale). 

Neben den Unternehmensportalen sind vor allem öffentliche Portale relevant, die frei im Internet verfügbar sind und vielfältige Informationsdienste unter einheitlicher Oberfläche zur Verfügung stellen [KeMU04, S. 133].

Einsatzbereiche und Nutzungspotenziale

Performance Dashboards können sich an alle Bereiche und Abteilungen sowie die Mitarbeiter aus unterschiedlichen Hierarchiestufen in der Unternehmung richten. 

Die grundlegende Ausrichtung eines Performance Dashboards wird vor allem durch die Kriterien Reichweite und Zweck bestimmt, aus denen sich die Ausprägungen anderer Kriterien fast zwangsläufig ergeben. Strategische Dashboards, die auch als „Executive Dashboards“ [Ball05, S. 58] bezeichnet werden und die größte Verbreitung aufweisen, zeichnen sich durch hochgradig verdichtete Kennzahlen und eine leicht zugängliche Darstellungsform ohne aufwendige Interaktionsmöglichkeiten aus. 

Sie greifen die langfristigen Unternehmungsziele auf und bieten Übersichten über die jeweilige Zielerreichung, wodurch als Anwenderkreis insbesondere das obere Management sowie ausgewählte Stabsstellen in Betracht kommen. Häufig orientieren sich die Einzelziele an den Dimensionen der Balanced Scorecard-Methodik, wodurch die Lösungen dann auch oft als Scorecards bezeichnet werden [Ecke06, S. 7]. 

Die breite Perspektive auf das gesamte Unternehmen bezieht Informationen aus allen Unternehmungsbereichen und sogar aus dem Unternehmensumfeld ein. Als Vergleichsmaßstab für die Einzelziele wird neben der zugehörigen Soll-Größe häufig auch ein Periodenvergleich über längere Zeiträume (beispielsweise auf Jahresbasis) herangezogen.

Als wichtige Aufgaben taktischer Dashboards lässt sich das Aufdecken von Trends sowie von Problemursachen ausmachen.

Dagegen adressieren die taktischen Performance Dashboards eher die Anforderungen auf Bereichs- oder Abteilungsebene und repräsentieren dazu eher den Erfolg kurzfristigerer Geschäftsaktivitäten, wie beispielsweise Vertriebs- und Marketingkampagnen. Oftmals weisen sie ausgeprägte analytische Funktionen auf, die allerdings häufig für den Anwender unsichtbar im Hintergrund ablaufen. 

Als wichtige Aufgaben taktischer Dashboards lässt sich das Aufdecken von Trends sowie von Problemursachen ausmachen. Zentrale Untersuchungsgegenstände ergeben sich aus den Verantwortlichkeiten der Anwender, vor allem in Form von Projekten und Prozessen.

Operative Dashboards sind auf die Überwachung und Steuerung des betrieblichen Tagesgeschäftes ausgelegt und helfen, kurzfristige Entwicklungen zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu initiieren. Dazu kontrollieren und visualisieren sie den Status der operativen Prozesse mit besonderer Beachtung auftretender Ausnahmen vom Normalfall, die auf ein Problemfeld oder auf eine geschäftliche Chance hinweisen können. 

Aus diesem Grund findet oftmals auch die Bezeichnung Prozess-Dashboard Verwendung. Naturgemäß müssen operative Dashboards dem Anwender die relevanten Daten zeitnah zur Verfügung stellen, um eine rasche Reaktion zu ermöglichen. Dazu lassen sich aus dem Dashboard heraus unmittelbar die erforderlichen Workflows anstoßen.

Der Zweck des eingesetzten Performance Dashboards lässt sich nicht vollständig von der Reichweite trennen. Operative Dashboards weisen stets Überwachungs-Funktionalitäten für ein Prozess-Monitoring auf. Taktische Dashboards zeichnen sich dagegen insbesondere durch leistungsfähige Analysemöglichkeiten aus. Strategische Dashboards werden nicht zuletzt als Plattform für die Kommunikation und Kollaboration genutzt.

Ein Verständnis von Monitoring im Sinne von Beobachten und Überwachen verdeutlicht den primären Einsatzbereich entsprechender Performance Dashboards. Es erfolgt eine permanente Observierung relevanter Ist-Größen, um hieraus Aussagen über den Status Quo der Geschäftsentwicklung ableiten zu können. Dabei kann es sich sowohl um verdichtete Kennzahlen handeln, die periodisch ermittelt werden, als auch um eine kurzfristige Entwicklung bei den Geschäftsprozessen, bei deren Durchlauf sich einzelne Ausreißer einstellen, die eine umgehende Reaktion erfordern.

Analytische Dashboards bieten eine fachliche Funktionalität, die sich beispielsweise im Angebot domänenspezifischer Methoden und Modelle zur Aufbereitung des Ausgangsdatenmaterials äußert. Darüber hinaus finden sich hier Navigationsoptionen, um den Datenbestand aus einer anderen Perspektive oder einer abweichenden Detaillierung zu betrachten.

Kollaborative Dashboards setzen sich das Ziel, die Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Mitarbeitern einer Organisation zu fördern. Dies geschieht durch direkte Einbindung der gebräuchlichen Kommunikationskanäle in die Oberfläche. So lassen sich dann beispielsweise Geschäftszahlen mit Kommentaren versehen und zur Stellungnahme an die zuständigen Mitarbeiter weiterleiten. 

Kollaborative Dashboards setzen sich das Ziel, die Zusammen-arbeit zwischen unterschiedlichen Mitarbeitern einer Organisation zu fördern.

Auch können Diskussionsforen eingebunden sein, in denen sich zu wichtigen geschäftlichen Fragestellungen Meinungen austauschen lassen. Auch bei operativen Dashboards können kollaborative Funktionalitäten gute Dienste leisten, um etwa eingetretene Prozessabweichungen durch den Prozess-Manager unmittelbar an die zuständigen Mitarbeiter zur Weiterverfolgung zu kommunizieren.

Ähnlich wie Dashboards können BI-Portale auf unterschiedliche Anwendungsbereiche und Nutzergruppen ausgerichtet sein. Generell adressieren sie alle Nutzer, die mit analytischen Aufgabenstellungen befasst sind und dafür spezielle Informationen und besondere Anwendungsfunktionalitäten benötigen. 

Das Spektrum potenzieller Anwender reicht damit von der Geschäftsführung bis zum Sachbearbeiter. Dennoch präsentiert sich ein unternehmungsweites BI-Portal zumeist als einzelne Applikation, bei der erst nach der Anmeldung eines Benutzers das individuelle Erscheinungsbild am Monitor dynamisch zusammengestellt wird. Dies bedeutet, dass die Portal-Grundfunktionalitäten für alle Anwender gleich sind, auch wenn die jeweiligen Inhalte und Funktionen stark variieren.

Dashboard- und Portal-Technologien

Die bevorzugte Anzeige von Inhalten bei Dashboard- und BI-Portal-Lösungen im Web-Browser erfordert als zusätzliche Architekturkomponente zwingend einen Web-Server, dem die Aufgabe zukommt, Nutzeranfragen (Requests) so zu beantworten, dass eine Darstellung der gewünschten Informationen an der Oberfläche erfolgen kann.

Da die Anfragen häufig Inhalte aus unterschiedlichen Anwendungen betreffen und diese gleichzeitig am Bildschirm darzustellen sind, wird häufig – wie bei Portalen allgemein üblich – mit Portlets gearbeitet. Jedes Portlet bildet dabei als Container für eine spezielle Applikationssicht innerhalb einer Browserseite ein eigenständiges Fenster mit den gebräuchlichen Schaltflächen zum Schließen, Minimieren, Maximieren und für die Hilfe. Innerhalb vorgegebener Grenzen kann der Anwender die für ihn relevanten Portlets am Bildschirm arrangieren und auch ausblenden.

Weiterhin soll der Nutzer von der vielfachen Anmeldung an unterschiedlichen Informationssystemen verschont bleiben. Die hierzu verwendeten und als Single Sign On bezeichneten Verfahren gewährleisten, dass nach einmaliger Authentifizierung des Anwenders gegenüber dem BI-System (z. B. durch Benutzerkennung und Passworteingabe) ein Zugriff auf alle eingebundenen Systeme im Rahmen der zugehörigen Berechtigungen erfolgen kann. 

Auch aus dem Blickwinkel der Systemsicherheit erweist sich das Single Sign On als äußerst wünschenswert, da sich die Anwender lediglich ein Passwort merken müssen und eine mehrfache Übertragung von Passwörtern über die Netzwerke durch einen Nutzer vermieden werden kann. Selbstverständlich bedeutet dies allerdings auch, dass einem Angreifer nach dem erfolgreichen Ausspähen von Benutzername und Passwort alle angeschlossenen Systeme offen stehen.

Fazit

Um allen Anspruchsgruppen im Umfeld von Business Intelligence-Lösungen gerecht zu werden, bedarf es Endbenutzer-Werkzeuge, die einen raschen und intuitiven Zugang eröffnen. Derartige Systeme werden heute unter den Labels Performance Dashbord und Business Intelligence-Portal vermarktet und weisen unmittelbar nutzbare Oberflächen mit mächtigen Darstellungsoptionen auf. 

Darüber hinausgehende Funktionalitäten vereinfachen die Navigation in den Datenbeständen beispielsweise durch die Verhinderung einer mehrfachen Systemanmeldung. Allerdings zeigen sich auch hier diverse Varianten und Spielarten.

Über den Autor:
Peter Gluchowski beschäftigt sich seit rund 20 Jahren mit Fragestellungen, die den praktischen Aufbau dispositiver bzw. Analytischer Systeme zur Entscheidungsunterstützung betreffen. Seine Erfahrungen aus unterschiedlichsten Praxisprojekten sind in zahlreichen Veröffentlichungen zu diesem Themenkreis dokumentiert.

Literaturempfehlungen zum Thema:

[Ball05] Ballard, Chuck; White, Colin; McDonald, Steve; Myllymaki, Jussi; McDowell, Scott; Goerlich, Otto; Neroda, Anni: Business Performance Management … Meets Business Intelligence, IBM Redbooks, o. O. 2005.

[BCGH02] Bullinger, Hans-Jörg; Eberhardt, Claus-T.; Gurzki; Thorsten; Hind-erer, Henning: Marktübersicht Portal Software für Business-, Enterprise-Portale und E-Collaboration, Stuttgart 2002.

[Ecke06] Eckerson, Wayne W.: Performance Dashboards: Measuring, Monitoring, and Managing your Business, New Jersey 2006.

[Few06] Few, Stephen: Information Dashboard Design. The effective visual communication of data, Sebastopol 2006.

[KeMe04] Kemper, Hans-Georg; Mehanna, Walid; Unger, Carsten: Business Intelligence – Grundlagen und praktische Anwendungen, Wiesbaden 2004.

Artikel wurde zuletzt im März 2008 aktualisiert

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