Die fünf Top-Themen bei der SEPA-Umstellung: Gläubiger-ID, IBAN, Lastschrift und Co.

Beim SEPA-Umstieg leistet die IT-Abteilung die Hauptarbeit, doch das neue Zahlungsverfahren betrifft auch Vertrieb, Marketing und Personalabteilung.

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Zum 1. Februar 2014 werden in Deutschland und in weiteren 32 Ländern Europas die nationalen Lastschriftverfahren...

auf das SEPA-System umgestellt. SEPA steht für "Single European Payment Area" und soll den Zahlungsverkehr innerhalb Europas vereinheitlichen und vereinfachen. Ab diesem Zeitpunkt gibt es keinen Unterschied mehr zwischen inländischen und europäischen Überweisungen und Lastschriften. Unternehmen müssen bei der gesetzlich vorgeschriebenen SEPA-Umsetzung folgende fünf Kernthemen im Blick haben.

  1. Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) beantragen und einführen. Die Ausgabe der 18-stelligen Gläubiger-ID Nummern übernimmt in Deutschland die Bundesbank in Abstimmung mit der Deutschen Kreditwirtschaft (DK). Anträge können nur elektronisch gestellt werden.
  2. Kontonummern und Bankleitzahlen auf IBAN (International Bank Account Number, internationale Bankkontonummer) und BIC umstellen.
  3. SEPA-Lastschriftverfahren mit Mandatsverwaltung etablieren und bestehende Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate umwandeln.
  4. Geschäftsprozesse in allen von der SEPA-Umstellung betroffenen Fachbereichen anpassen
  5. Einarbeiten der mit SEPA verbundenen Änderungen, etwa an Datenformaten und Stammdaten, in die IT-Systeme.

Vor allem Unternehmen, die einen hohen Anteil ihrer Einnahmen durch Firmenlastschriften generieren, müssen sich beim SEPA-Umstieg sputen. Das neue Firmenlastschriftverfahren (B2B Direct Debit), das in Deutschland die bisherige Einzugsermächtigung ersetzt, ist komplex und zeitaufwendig.

Bei der SEPA-Umstellung keine Zeit mehr vertrödeln

Thomas Schräder, Partner beim Wirtschaftsprüfungsunternehmen PwC und Experte für den Bereich Treasury, ist der Ansicht, dass die SEPA-Umstellung mit ähnlich komplexen Änderungen verbunden sei wie seinerzeit die Euro-Einführung. Er warnt deshalb: „Wer nicht rechtzeitig fertig wird, kann im ‚Worst Case‘ weder Lastschriften einlösen noch selbst Auszahlungen tätigen. Damit drohen hohe Cash-Flow-Risiken und zusätzliche Kosten durch Verzugszinsen.“ Das ist keineswegs übertrieben. 27 Prozent der deutschen Unternehmen bekommen Probleme beim Cashflow und mit der Liquidität, wenn fünf Tage oder weniger keine Zahlungseingänge per Lastschrift stattfinden. Bei 19 Prozent liegt der Zeitraum zwischen fünf und 15 Tagen wie eine Bestandsaufnahme zur SEPA-Migration in Deutschland zeigt, die der IT-Branchenverband Bitkom in Zusammenarbeit mit dem Forschungsinstitut ibi research aus Regensburg erstellte.

Die SEPA-Umstellung ist noch zu schaffen

Unternehmen, die sich bis jetzt noch nicht oder nur zögernd mit SEPA beschäftigt haben, können die Umstellung fristgerecht schaffen, wenn sie strukturiert vorgehen. Der SEPA-Umstieg sollte als Change-Prozess begriffen und aktiv von der Geschäftsführung oder vom Management unterstützt werden. Sie müssen auch das für diese Aufgabe benötigte Personal freistellen. Zudem sollte ein verantwortlicher SEPA Beauftragter benannt werden, bei dem alle Fäden zusammenlaufen. Dadurch ist gewährleistet, dass SEPA abteilungsübergreifend einheitlich umgesetzt wird.

Die SEPA-Umstellung betrifft nahezu alle Fachbereiche

Die SEPA-Umstellung betrifft in der Regel eine Vielzahl an unternehmensinternen Bereichen. Das reicht von der IT-Abteilung über den Vertrieb und Einkauf bis hinein in das Personalwesen und die Finanzbuchhaltung. So muss der Vertrieb bei einem Vertragsabschluss das SEPA-Mandat an den neuen Kunden schicken und das unterschriebene Mandat wie auch die notwendigen Informationen zur Kontoverbindung, in der Regel die IBAN- und die BIC-Nummer, einholen. Das Marketing ist dafür zuständig, dass IBAN und BIC in allen relevanten Broschüren erscheinen. Die Personalabteilung wiederum muss die Bankverbindungen der Mitarbeiter für die Lohn- und Gehaltszahlungen überarbeiten und die Beschäftigten auffordern, die IBAN und BIC mitzuteilen.

SEPA betrifft nicht nur die IT-Abteilung und die Finanzbuchhaltung, sondern nahezu alle anderen Unternehmensbereiche.

Für den Einkauf beim Gläubiger (= Kreditor) bedeutet SEPA, dass verschiedene Fristen bei der Vorlage von Lastschriftaufträgen mit offenen Forderungen bei der Bank des Debitors einzuhalten sind. Erstmalige oder einmalige Basislastschriften müssen fünf Bankarbeitstage vor ihrer Fälligkeit vorliegen, wiederkehrende oder letztmalige zwei Bankarbeitstage vor Fälligkeit. Bei SEPA-Firmenlastschriften gilt generell ein Bankarbeitstag. Außerdem ist jeder Zahlungspflichtige spätestens 14 Tage vor dem Einzug eines Rechnungsbetrags per Vorabinformation (Pre-Notification) darüber zu benachrichtigen, sofern vertraglich keine andere Frist vereinbart ist. Eine Pre-Notification beinhaltet die Gläubiger-ID, die Mandatsreferenznummer, den Termin des Einzugs und den Betrag.

Auch in der Buchhaltung läuft viel zusammen. Ihre Aufgabe ist es, die Gläubiger-ID zu beantragen. Sie muss gleichzeitig prüfen, ob alle schriftlichen Vereinbarungen zum Einzug von Lastschriftforderungen vorhanden sind und in welche Formulare und Verträge die neuen Kennungen einzuarbeiten sind, also die IBAN-, BIC- und Mandatsnummern. Gegebenenfalls sind auch die AGB anzupassen.

Die IT-Abteilung ist am meisten gefordert

Am größten ist der Aufwand für die IT-Abteilung. Diese muss die eingesetzten IT-Systeme, wie etwa die zentrale ERP-Anwendung, SEPA-fähig machen und darin eine Mandatsverwaltung aufbauen, Mandatsnummern generieren und die hinterlegten Überweisungsformulare umstellen. Dabei sind nicht nur die bisher verwendeten Kontonummern und Bankleitzahlen durch IBAN und BIC zu ersetzen, auch das Feld für den Verwendungszweck ist SEPA-konform anzupassen und die Gläubiger-ID in die betriebswirtschaftliche Software einzuspeisen.

Firmen, die sehr viele Leistungen per Lastschrift vergütet bekommen, sollten die für den Lastschrifteinzug erforderlichen SEPA-Mandate möglichst bald bei Kunden einholen. Andernfalls kann die IT keine Mandatsverwaltung aufbauen.

Eine weitere zentrale Aufgabe der IT besteht darin, die Kundenstammdaten zu prüfen und durch die Ergänzung von IBAN und BIC fit für SEPA zu machen. Die bisherigen Kontonummern in den Stammdaten lassen sich manuell oder mithilfe eigens dafür entwickelter Softwareprogramme auf IBAN umstellen. Das ist allerdings sehr zeitaufwendig und zudem müssen dazu alle Geschäftspartner einzeln angeschrieben werden. Um Bankverbindungen schnell und kostengünstig SEPA-konform zu machen, bietet sich in Deutschland als Alternative das automatisierte IBAN-Hin-und-Rück-Verfahren an. Dazu werden die relevanten Stammdaten aus dem ERP in eine standardisierte Text- oder CSV-Datei exportiert und diese an die eigene Hausbank oder das IBAN-Service-Portal des Bankverlags übermittelt. Dort werden fehlende Informationen ergänzt und vorhandene IBAN optional geprüft. Das fertige Ergebnis wird zurückgesendet und von der IT dann in das jeweils eingesetzte ERP-System importiert.

Speicherkapazität erhöhen, Performance sicherstellen

Die IT-Abteilung muss bei der SEPA-Umstellung auch mit einem deutlich größeren Speicherbedarf und einer sinkenden Performance rechnen. Bei Bedarf sind die Storage-Systeme und Server entsprechend aufzurüsten. Der Grund: In Deutschland wird mit SEPA das bisher für die Übermittlung und den Empfang von Zahlungsnachrichten eingesetzte Datenträgeraustausch-(DTA)-Format durch standardisierte XML-Formate auf Basis des Standards ISO 20022 abgelöst. Für die XML-basierten Transaktionen werden fünf- bis zehnmal mehr Zeichen als bisher benötigt, etwa weil bei Lastschriften die Rückgabegründe detailliert darzustellen sind.

Zu den weiteren Pflichtaufgaben der IT-Organisation gehört es außerdem, sämtliche systemtechnischen Anpassungen und Änderungen sorgfältig zu dokumentieren und ausführlich zu testen. Damit es am Stichtag keine böse Überraschung gibt, sind mit der Hausbank oder den Hausbanken vorab komplette End-to-End-Testläufe durchzuführen. Nicht zuletzt muss die IT auch jene Applikationen im Blick haben, die primär nicht im Fokus einer SEPA-Umstellung stehen. Dazu zählen insbesondere Lieferantenportale, Web-Shops oder Mitarbeitercockpits im eigenen Intranet.

Unternehmen, die bislang bei SEPA die Zügel schleifen ließen, sollten diese so bald wie möglich straff anziehen, damit die Umstellung fristgerecht klappt und die Probleme überschaubar bleiben, denn: „Der Start für SEPA wird mit Sicherheit holprig. Von den drohenden Anlaufproblemen sind auch die Betriebe betroffen, die ihre Systeme rechtzeitig auf SEPA umgestellt haben“, glaubt PwC-Experte Thomas Schräder.

Artikel wurde zuletzt im September 2013 aktualisiert

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