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SAP-ERP-Projektumfang und Projektziele richtig definieren

Durch die Definition des Projektumfangs stellen Sie sicher, dass ein SAP-Projekt nicht aus dem Ruder läuft. Sechs Schritte zum erfolgreichen Projekt.

Dieser Artikel behandelt

ERP-Systeme

Plant ein Unternehmen die Implementierung eines SAP-ERP-Systems, wird es feststellen, dass der Einsatz eines Systemintegrators für die Definition des Projektumfangs hilfreich ist, um Verzögerungen zu vermeiden. Um eine Projektumfangsdefinition zu erstellen, macht der Systemintegrator Workshops mit Business-Anwendern, so dass diese die wichtigsten Geschäftsprozesse verstehen, aber auch um Mängel und Lücken im aktuellen ERP-System aufzulisten. Dieser Prozess hilft auch bei der Evaluierung, welche Erwartungen die Business-Anwender an das neue ERP-System haben.

Selbst wenn ein Unternehmen eine Ausschreibung macht und Tools, Features sowie Funktionen auflistet, die das Unternehmen innerhalb des ERP-Systems benötigt, so bringt die Definition des Projektumfangs doch eine bessere Sichtbarkeit der einzelnen Geschäftsanforderungen. Firmen sollten folgende sechs Schritte beachten, um sicherzustellen, dass die Projektumfangsdefinition eines Systemintegrators das gewünschte Ergebnis erzielt:

  1. Zunächst sollten Sie den ursprünglichen Umfang des Projekts identifizieren. Dazu gehört zum Beispiel, ob Sie SAP Advanced Planning and Optimization (APO) und SAP Customer Relationship Management (CRM) implementieren wollen, oder ob SAP-ERP-Kernkomponenten wie Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen, Materialwirtschaft, Qualitäts-Management oder Human Capital Management (HCM) genügen. Dieses Wissen ermöglicht es dem Systemintegrator, relevante Berater den jeweiligen Projekttätigkeiten zuzuordnen.
  2. Für die Definition des Projektumfangs sollten Sie Business-Anwender benennen, die ein tiefes Verständnis für die Arbeit haben und die Hauptproblempunkte auflisten können, die für das Projekt relevant sind. Das kann zum Beispiel beinhalten, dass ein Planer immer noch manuelle oder Excel-basierte Produktprognosen verwendet, die nicht die tatsächliche Nachfrage abbilden.
  3. Im Rahmen der Projekterarbeitung sollte man sicherstellen, dass der Systemintegrator unternehmensspezifische Workshops zu Themen wie Bestandsführung, Lohnabrechnung, Vertriebs- und Qualitätsprozesse für die relevanten Anwender anbietet. Hierbei sollten auch relevante Erkenntnisse und Beobachtungen notiert und beachtet werden.
  4. Sie sollten sich auf Drittanbieteranwendungen konzentrieren, die das Unternehmen weiterhin einsetzen wird und über eine SAP-Schnittstelle Daten austauschen. Findet zum Beispiel ein Datentransfer zwischen Barcode-Scannern oder LKW-Lastenanhängern mit dem ERP-System über eine Schnittstelle statt? Wenn das der Fall ist, wie viele Schnittstellen gehören zum Projektumfang und wie hoch sind deren aktuelle Datenverarbeitungsfähigkeiten?
  5. Hat ihr Unternehmen mehrere Geschäftseinheiten, aber nicht jede von ihnen implementiert das neue SAP-ERP-System oder nur einige Komponenten? In diesem Fall verschafft eine Projektumfangsdefinition mehr Klarheit.
  6. Schließlich sollten Sie kritische Management-Berichte auflisten, die im SAP-ERP-System erwartet werden. Oft werden In-house oder individuell entwickelte Berichte in großen Mengen nur selten genutzt. Eine Projektumfangsdefinition hilft, Reporting-Anforderungen eines Unternehmens zu klären.

Firmen greifen häufig auf externe Berater zurück, um ihnen bei der Wahl der ERP-Anwendungen zu helfen und sie durch die Implementierung zu lotsen. Hat die Beratungsgesellschaft allerdings keine ausgewiesenen SAP-Experten an Bord, bietet deren Einsatz nur wenig Mehrwert. Für die Projektumfangsdefinition ist es letztlich am besten, Systemintegrator, Prozessverantwortliche und Entscheider zusammenzubringen, um die Implementierung erfolgreich zu meistern.

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Artikel wurde zuletzt im Januar 2016 aktualisiert

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