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Big Data im Procurement: Datenmengen bieten großes Potenzial

Um die digitale Transformation zu einem Erfolg zu machen, müssen auch im Einkauf klassische Prozesse optimiert und intuitiver gestaltet werden.

Nach Jahren technologischer Innovationen und massiven IT-Investitionen, sitzen Unternehmen nun auf einem Berg von Daten. Diese unüberschaubare Masse an unstrukturierten Daten zu Produktion, Marketing, Vertrieb, HR, Finanzen und Betrieb sowie vielen anderen internen Abläufen wird noch ergänzt durch Transaktionsdaten zu Lieferanten, Kunden und Partnern. Spitzenunternehmen ziehen enormen Nutzen aus diesem Datenschatz, indem sie ihn nach verborgenen Erkenntnissen zu Kunden, Produkten und Geschäftsaktivitäten durchforsten.

Die Digitalisierung verändert grundlegend die gesamte Geschäftswelt und die Art und Weise, wie wir arbeiten – von den operativen Prozessen bis zum Customer Engagement. Arbeitnehmer fordern Flexibilität, welche ihnen durch den Einsatz von Smartphone, Tablet und Co. auch am Arbeitsplatz zunehmend verwirklicht werden kann.

Der Einfluss auf den Einkauf

Big Data zählt zu den wichtigsten Themen, wenn es um die Zukunft des Einkaufs geht. Dies belegt die aktuelle Studie von SAP Ariba und der Hochschule für angewandte Wissenschaften in Würzburg-Schweinfurt: 72 Prozent der Befragten wählten Big Data und Predictive Analytics zur obersten Priorität im Procurement.

Der Datenschatz, der im Einkauf schlummert, ist erfolgsentscheidend für das gesamte Unternehmen. Er beinhaltet Informationen und Daten zu langjährigen Geschäftsbeziehungen, Verträgen sowie weiteren finanziellen Transaktionen. Durch den Einsatz von Technologie zur Vereinfachung der traditionell komplexen Prozesse, kann dieser Schatz gehoben werden und datenbasierte, fundierte Entscheidungen getroffen werden.

Dank modernster Technologie werden fortschrittliche Analysen möglich, die sich wie ein Katalysator auf die Entscheidungsfindung auswirken, Innovationen und das Unternehmenswachstum können vorangetrieben werden. Der mobile Zugriff auf Big Data aus dem Internet der Dinge und Industrie 4.0 ermöglicht Entscheidungsträgern im Einkauf Einblicke in relevante Informationen – überall und zu jeder Zeit. Darüber hinaus werden Mitarbeiter befähigt, interne Richtlinien und Best Practices besser einzuhalten, Kosten können reduziert und niedrig gehalten werden und der strategische Wert jeder Transaktion wird gesteigert.

Einkaufsorganisationen haben die Aufgabe, Einkaufserlebnisse und eine Lieferkette zu ermöglichen, die schnell, intuitiv, nachhaltig und risikoarm ist. Aber am Ende läuft alles darauf hinaus, den Einkauf digital, effizient und vor allem smart zu gestalten. Und genau hier liegt die Zukunft des Einkaufs.

Alte Gewohnheiten ablegen

Um die Früchte der digitalen Transformation auch im Einkauf ernten zu können, müssen klassische Herangehensweisen und Prozesse optimiert und intuitiver gestaltet werden. Es gilt, die über Jahre und Jahrzehnte gewachsenen Datensilos, hervorgerufen durch unterschiedliche autonome Systeme, aufzubrechen. Häufig liegen Daten unstrukturiert auf verschiedenen Servern oder in nicht-digitaler Form vor. Diese wichtigen Informationen befinden sich beispielsweise in eingescannten Dokumenten, E-Mail-Postfächern und Spreadsheets. Doch nur vollständig digitalisiert lassen sich mit diesen Informationen Analysen fahren.

Hinzu kommen Mitarbeiterschulung, Talent Management und die Schaffung neuer Stellenanforderungen. Mitarbeiter im Einkauf müssen für die Digitalisierung, moderne Technologien und Prozesse sensibilisiert werden. Nur durch einen Wandel in der Kultur und der Einstellung der Mitarbeiter lassen sich moderne disruptive Technologien effektiv nutzen. Big Data, Predictive Analytics und Cognitive Computing erfordern neue Kompetenzen und neue Arten des Arbeitens wie beispielsweise Self-Service-Analysen.

Auf zu neuen Ufern

Die Herausforderung für den Einkauf besteht darin, die Daten zu verstehen und zu nutzen, um bessere und fundierte Entscheidungen zu treffen. Dadurch wird auch das Potential zur Veränderung der Wertschöpfungs- und Lieferketten freigesetzt. Durch das neue, faktengestützte Handeln können Entscheidungsträger den umfassenden Nutzen entfalten, der weit über Einsparungen und Effizienzgewinne hinausgeht.

Ist Big Data erst einmal digitalisiert, ist es an der Zeit, daraus Smart Data zu machen. Intelligente, innovative Technologien, die teilweise bereits auf Machine Learning basieren, versetzen die Einkaufsabteilung in die Lage, Informationen korrekt zu verarbeiten und fundierte sowie schnelle Entscheidungen zu treffen. Dadurch kann sich das Unternehmen entscheidende Wettbewerbsvorteile sichern und dem Procurement einen neuen Stellenwert verschaffen. Denn mit der Digitalisierung des Einkaufs lassen sich Innovationen in der gesamten Organisation vorantreiben, Risiken vermindern und die Supply Chain nachhaltig gestalten.

Der mobile Zugriff auf Big Data aus dem Internet der Dinge und Industrie 4.0 ermöglicht auch Entscheidungsträgern im Einkauf Einblicke in relevante Informationen – überall und zu jederzeit. Durch den Einsatz von Cloud-basierten Anwendungen im Einkauf entsteht eine Transparenz über den gesamten Einkaufszyklus – alle Informationen von der Preisfestsetzung über die Angebotsphase bis zur Auftragserteilung sind jederzeit und von überall aus abrufbar.

Das Ergebnis ist eine optimale digitale Strategie: Kunden können einfach und intuitiv den Einkaufsprozess durchlaufen. Bestellungen können anhand gespeicherter Daten früherer Aufträge ohne erneute Dateneingabe aufgegeben und Handlungsempfehlungen für künftige Einkaufsvorgänge abgegeben werden – Predictive Analytics und Prescriptive Guidance machen es möglich.

Fujitsu: Einkauf wird zum Erlebnis

Wertschöpfung über den gesamten Prozess – von der Beschaffung bis zur Abrechnung: Das hat sich auch der japanische Technologiekonzern Fujitsu vorgenommen und steht mitten in der digitalen Transformation seiner Business-Prozesse. Damit möchte das Unternehmen auch künftig Innovationen vorantreiben und seinen Kunden einen optimalen Service bieten.

Um auch im Einkauf in Europa, dem Mittleren Osten, Indien und Afrika effiziente, standardisierte Prozesse einführen zu können, hat sich Fujitsu für die Cloud-basierte Plattform von SAP Ariba entschieden. Ziel ist es, die Rentabilität zu verbessern, einen langfristigen, nachhaltigen Wettbewerbsvorteil zu schaffen und den Beschaffungsprozess zu beschleunigen.

Marcell Vollmer, SAP Ariba

„Big Data, Predictive Analytics und Cognitive Computing erfordern neue Kompetenzen und neue Arten des Arbeitens wie beispielsweise Self-Service-Analysen.“

Dr. Marcell Vollmer, SAP Ariba

Mit der Implementierung von SAP Ariba optimiert und verändert Fujitsu seine operativen Funktionen wie Finanzen, Beschaffung, Auftragsabwicklung und Supply Chain Management. Die Lösung verbindet alle Systeme, Prozesse und Handelspartner mit dem Business-Netzwerk von SAP Ariba und ermöglicht den Zugriff von überall und zu jeder Zeit. Mit der Digitalisierung des Einkaufs kann das Unternehmen seinen gesamten Einkaufsprozess verwalten und intuitiv gestalten, Ausgaben kontrollieren, neue Einsparquellen identifizieren und die Lieferkette verbessern.

Die Zukunft des Einkaufs beginnt jetzt

Der Einkauf hat sich in den letzten Jahren stark verändert: seine Funktion ist strategischer und seine Aktivitäten wertsteigernder denn je. Die Automatisierung der operativen Aufgaben ist im vollen Gange und der Wertbeitrag der Einkaufsabteilung wird größer. Neue Technologien, prozessübergreifende Daten, Big Data und die vollständige Transparenz der Supply Chain kann der Einkauf einsetzen, um das Einkaufserlebnis im Unternehmen einfacher und smarter zu gestalten.

Wenn dem Einkauf 4.0, also dem Procurement der nächsten Generation, dieser Wandel erfolgreich gelingt, wird dieser Funktion einen höheren Stellenwert im Unternehmen haben und ein großer Innovationsantrieb sein. 

SAP Ariba und IBM arbeiten gemeinsam an der Zukunft: Durch die Verbindung von SAP Leonardo, IBM Watson und SAP Ariba soll ein noch intelligenterer Source-to-Pay-/Source-to-Settle-Prozess möglich sein, indem die Erkenntnisse aus Einkaufsdaten mit prädiktiven Informationen aus unstrukturierten Daten kombiniert werden.

Über den Autor:
Dr. Marcell Vollmer ist Chief Digital Officer und Senior Vice President von SAP Ariba.

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Artikel wurde zuletzt im November 2017 aktualisiert

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