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IBM, Slack und Co.: Effizienter arbeiten mit Collaboration-Lösungen

Wie im Privatleben wollen Mitarbeiter Collaboration-Tools auf Arbeit verwenden. Mehrere Anbieter bieten entsprechende Enterprise-Lösungen hierfür an.

Dieser Artikel behandelt

Collaboration-Software

Aus ihrem privaten Alltag sind Mitarbeiter es heute gewohnt, über Whatsapp und soziale Netzwerke wie Facebook zu kommunizieren. Auch in der Arbeit wollen sie ähnlich schnelle und unkomplizierte Kommunikationswege nutzen. Für die IT-Abteilung stellt das eine große Herausforderung dar, denn sie muss die Anwender von den ihnen bekannten Schatten-IT-Lösungen wegführen, hin zu Unternehmenslösungen. Diese bieten in Form von Collaboration-Plattformen vielseitige Kommunikationswege und machen Prozesse effizienter.

E-Mail und Telefon reichen Mitarbeitern heute als Kommunikationsmittel nicht mehr aus. Cloud-basierte Hosting-Plattformen wie IBM Verse und Microsoft Office 365 führen in einer Arbeitsumgebung Kommunikationswege wie Video-Conferencing, E-Mail-Clients, Instant Messaging oder File Sharing zusammen. Eine solche Collaboration-Lösung muss jedoch dem einzelnen Mitarbeiter einen spürbaren Mehrwert bieten, damit er sie auch nutzt. Nur dann können Unternehmen Schatten-IT-Anwendungen wie Whatsapp zurückdrängen.

Für Unternehmen ist ein wichtiges Kriterium für ein Collaboration-Instrument, dass es Prozesslaufzeiten verkürzt. Zudem sollen Mitarbeiter damit ihr Wissen und neue Erkenntnisse sammeln, speichern, mit Kollegen teilen und gemeinsam weiterentwickeln. So verlieren Unternehmen kein Know-how, wenn eine Fachkraft plötzlich ausfällt.

Mit der Cloud ziehen auch die oft ersehnten mobilen Arbeitsplätze in Unternehmen ein. Befinden sich nicht alle Mitglieder einer Arbeitsgruppe am selben Standort, ermöglicht es die richtige Kommunikationsinfrastruktur virtuellen Teams, Projekte schnell und zielführend umzusetzen.

Wie Unternehmen eine geeignete Lösung finden und einführen

Um zu bestimmen, von welchem Collaboration-Tool ein Unternehmen am meisten profitiert, sollte es den Ist-Zustand der Zusammenarbeit messen. Dabei müssen alle betroffenen Fachbereiche, wie Entwicklung, Vertrieb und Qualitätssicherung berücksichtigt werden. Auf Basis von Anwendungsfällen und Arbeitsprozessen kann eine Ist-Soll-Analyse der Kollaboration erstellt und festgelegt werden, welche technischen Hilfsmittel die Zusammenarbeit verbessern und Prozesse beschleunigen würden.

Die betroffenen Nutzergruppen sollten dann die neue Plattform zunächst testen. Bevor der tatsächliche Betrieb startet, wird die Lösung aufgrund des Feedbacks angepasst. Auch später, im laufenden Betrieb, werden Änderungsvorschläge der Mitarbeiter eingearbeitet und die Lösung so fortlaufend verbessert.

Mit Mehrwert Schatten-IT ersetzen

Ob ein neues Kommunikationsinstrument im Unternehmen Erfolg hat, hängt davon ab, ob es den Mitarbeitern einen Mehrwert für ihre tägliche Arbeit bietet. Ansonsten nutzen sie weiterhin Schatten-IT-Alternativen wie Dropbox oder Whatsapp. Die Mitarbeiter informieren sich meist nicht, ob diese Cloud-Angebote den Compliance-Richtlinien entsprechen.

Für Firmen ist es aktuell besonders relevant, einen unternehmenstauglichen Ersatz für Whatsapp zu finden, denn die App bietet zwar mittlerweile Verschlüsselung an, diese findet aber im Rechenzentrum des Anbieters statt. Damit bleibt ein Sicherheitsrisiko für die Unternehmensdaten bestehen.

Es gibt jedoch für Firmen geeignete Alternativen, zum Beispiel Slack vom gleichnamigen Start-up oder Project Toscana von IBM, das ab Ende 2016 zur Verfügung stehen wird. Damit die Mitarbeiter die neuen Lösungen annehmen, anstatt Schatten-IT zu nutzen, ist es wichtig, dass die Geschäftsführung mit gutem Beispiel vorangeht und die neue Plattform von Anfang an verwendet und für die gedachten Zwecke ausnahmslos einsetzt.

Collaboration-Lösungen in der Cloud bieten zusätzliche Vorteile

Unternehmen zeigen sich gegenüber Cloud-Lösungen immer offener, Sicherheitsbedenken nehmen ab. Sie sind bereit auch Collaboration-Tools dort zu betreiben. Damit können Anwender das Kommunikationswerkzeug mit mobilen Endgeräten, wie Smartphones oder Tablets, von überall aus nutzen, ohne auf Sicherheitsstandards verzichten zu müssen.

Ob ein neues Kommunikationsinstrument im Unternehmen Erfolg hat, hängt davon ab, ob es den Mitarbeitern einen Mehrwert für ihre tägliche Arbeit bietet.

Thomas Rickert, Fritz & Macziol

Der Fachbereich Informatik der Technischen Universität München etwa nutzt eine solche Cloud-Lösung. 40 Professoren arbeiten und forschen an dem Lehrstuhl. Dazu müssen sie mit den rund 3.800 Studenten sowie Unternehmen und anderen Forschungseinrichtungen kommunizieren. Sie greifen dazu auf ein Paket zurück, das E-Mail, Kalenderverwaltung, Webkonferenzen, Chat und Dateifreigabe sowie weitere Social-Business-Dienste wie IBM Sametime bündelt. Auf die Angebote können die Mitarbeiter auch per Mobilgerät zugreifen. Die Informatiker können besser zusammenarbeiten, gleichzeitig sind Administrations- und Hardwarekosten erheblich gesunken.

Künstliche Intelligenz in Kollaborationswerkzeugen

Den Begriff künstliche Intelligenz (KI) gibt es schon seit 1955. Heute ist KI auch in Collaboration-Lösungen integriert und wird in Zukunft auch intelligente, kognitive Analysen übernehmen und darauf basierend dem Nutzer Entscheidungen und Aufgaben abnehmen. Der persönliche Assistent in der Collaboration-Plattform kann zum Beispiel für den Nutzer entscheiden, ob eine E-Mail unwichtig ist und sie aussortieren. Die meisten vertrauen KI heute allerdings noch nicht so weit, was sich jedoch mit Sicherheit ändern wird.

Fazit: Mit Collaboration-Tools gehen Unternehmen mit der Zeit

Mitarbeiter wünschen sich im Unternehmen Collaboration-Tools, wie sie sie aus dem Alltag kennen. Für Unternehmen ist es dabei wichtig, Lösungen zu finden, die ihre Prozesse beschleunigen und den Mitarbeitern so viele Mehrwerte bieten, dass sie auf Schatten-IT verzichten. Dazu ist es entscheidend, ein auf das Unternehmen abgestimmtes Werkzeug einzuführen.

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Zusätzliche Vorteile ergeben sich, wenn die Kommunikationsplattform dem aktuellen Trend folgt und in der Cloud läuft, denn dann können Mitarbeiter auch mobil darauf zugreifen. In Zukunft wird künstliche Intelligenz den Anwendern eines Collaboration-Tools Arbeit abnehmen und so ihre Effizienz steigern, denn sie können ihre Zeit dann für komplexere Aufgaben nutzen.

Über den Autor:
Thomas Rickert ist Executive Architect Productivity Strategists bei Fritz & Macziol. Rickert berät in seiner Rolle als Executive Architect mittelständische und globale Unternehmen bei der Einführung von Lösungen zur Steigerung der Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern.

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Artikel wurde zuletzt im November 2016 aktualisiert

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