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Mobile SAP-Anwendungen: ROI-Analyse schafft Investitions-Sicherheit

Mobile Apps bieten verschiedene Vorteile für ein Unternehmen. Den Erfolg der Implementierung sichern diese ab, wenn sie im Vorfeld den ROI ermitteln.

Vor allem das Thema Industrie 4.0 treibt die Verbreitung von mobilen Unternehmensanwendungen an. Ständig entstehen neue Einsatzfelder, die sich Kundenservice und Instandhaltung für ihre Geschäftsprozesse erschließen können. Mittlerweile zählen App-Entwicklung und der effiziente Einsatz von Mobilgeräten zu den Kernkompetenzen, um digitale Produkte und Services anbieten zu können.

Über ein Mobility-Projekt Prozesse zu digitalisieren, drängt sich geradezu auf, wenn Außendienstmitarbeiter ihre Daten noch auf Papier erfassen. Das ist aufwendig, birgt viele Fehlerquellen und führt zu einer geringen Datenqualität. Zudem können Missverständnisse in der Kommunikation mit dem Innendienst auftreten – zum Beispiel über Auftragserfassung oder Abrechnung. Eine mobile Applikation hingegen steigert die Produktivität der Techniker im Kundenservice und in der Instandhaltung, wodurch sich Kostenersparungen erzielen lassen.

Der konkrete Nutzen, den eine mobile App mit sich bringt, hängt vom Einsatzszenario ab. Damit etwas Zählbares herauskommt, müssen Unternehmen im Vorfeld klar definieren, was zum Beispiel eine mobile SAP-Lösung leisten soll. Idealerweise schließt diese Projektvorarbeit eine wirtschaftliche Analyse ein, um den Return on Investment (ROI) valide zu berechnen. Anhand wesentlicher Kennzahlen wie Kosten, Umsatz oder Marge beziffert eine ROI-Analyse, mit welchem Nutzen eine App einen Prozess abbildet. Sie muss dafür im Kennzahlenvergleich mit der bisher angewandten Arbeitsweise besser abschneiden.

Standardfunktionen und Nutzenaussicht

Überzeugende Benutzerfreundlichkeit, hohe Datenqualität, transparente Prozesse und Synchronisation mit dem SAP-System gehören zu den Standards, an denen sich eine mobile Lösung messen lassen muss. Nur wenn sich ein tatsächlicher und quantifizierbarer Nutzen abzeichnet, ist es sinnvoll, richtig ins Mobility-Projekt einzusteigen.

In der Regel lässt sich das bereits aus den Kennzahlen Mitarbeiterzahl im Außendienst, Aufträge pro Mitarbeiter am Tag, zeitliche und inhaltliche Auftragsplanung sowie Verhältnis Innen- zu Außendienstmitarbeiter grob abschätzen. Entscheider sollten die Reißleine jedoch nicht voreilig ziehen, weil ihnen die Nutzenaussicht zu gering erscheint. Denn durch geschicktes Auswählen von Cloud- oder On-Premise-Ansatz sowie Standard- oder Individuallösung und des richtigen Scopes verbessern sich die Vorzeichen deutlich. Wer clever kombiniert, kann sehr wohl einen attraktiven ROI erreichen.

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Für einen mobilen Kundenservice müssen Unternehmen schon im zentralen SAP ERP die Basis legen. Denn ein guter Vor-Ort-Einsatz beginnt mit einem qualifizierten Service-Ticket – abgelegt in der ERP-Lösung – auf das der Service-Techniker mobil zugreifen kann. Dies erlaubt ihm, sich perfekt für den Kundenbesuch vorzubereiten. Seine App sollte vor Ort neben Auftragsempfang und Materialverwaltung noch weitere Funktionen wie Auftragsanlage, Stammdatenpflege, Auftragsabrechnung, Daten- und Angebotserfassung, Lösungsdatenbankenzugriff, Reporterstellung und Unterschriftsfunktion bieten.

Was wenig Zeitgewinn am Ende einbringt

Den Nutzen, den diese Kundenservice-App in Aussicht stellt, soll eine einfache Rechnung verdeutlichen. Dazu konzentrieren wir uns lediglich auf die nun verbesserte Datenerfassung. Realistisch erscheint die Annahme, dass ein Techniker pro Auftrag fünf Minuten weniger benötigt, um die Daten zu erfassen und zu bearbeiten. Außerdem werden für die Prognose fünf Aufträge pro Mitarbeiter, 1.000 Mitarbeiter und 220 Arbeitstage zu je acht Stunden veranschlagt. Die zunächst gering anmutende Zeiteinsparung summiert sich so allerdings auf 11.458 Arbeitstage im Außendienst, die ein Unternehmen ansonsten mit 52 Mitarbeitern abdecken müsste.

Das Kundenservice-Beispiel verweist zudem auf einen wichtigen Zusammenhang. Die höhere Effizienz skaliert mit der Mitarbeiteranzahl. Das bedeutet: Je mehr Anwender gleiche Anwendungsfälle bearbeiten, umso schneller amortisiert sich die Investition. In der Praxis hat sich gezeigt, dass sich der ROI kurzfristig – in zwei oder drei Jahren – einstellen kann, wenn mindestens 30 bis 40 Anwender die App nutzen.

Neben den Investitionen beeinflussen einmalige und laufende Betriebsausgaben für Hardware-, Software- oder Cloud-Nutzung, ab wann der ROI erreicht wird. Hinzu kommt der interne Aufwand, um die mobile Lösung und den Benutzer-Support zu realisieren. Ein großer Teil der Kosten fällt bereits vor der Inbetriebnahme an. Geschäftsmodelle wie Cloud-Services, die auf dem tatsächlich abgerufenen Service basieren, dämpfen diesen Effekt zwar. Der volle Nutzen stellt sich jedoch erst nach einem kompletten Rollout ein. Schließlich müssen sich die Anwender an die neue Lösung gewöhnen.

„Nur wenn sich ein tatsächlicher und quantifizierbarer Nutzen abzeichnet, ist es sinnvoll, richtig ins Mobility-Projekt einzusteigen.“

Jens Beier, Axians IT Solutions

Daneben gilt es, noch einen anderen Aspekt zu bedenken: Die verbesserten Prozessschritte führen nicht immer sofort zu den gewünschten Ergebnissen. Zum Beispiel setzt mobiles Erfassen von Belegen und automatisches Verbuchen in SAP eine hohe Qualität der Stammdaten voraus. Damit sich die Automatisierung einstellt, kann es daher nötig sein, zunächst manuell zu ergänzen.

Technische Updates einkalkulieren

Normalerweise werden mobile Anwendungen fünf bis acht Jahre eingesetzt. Eine ROI-Analyse legt nahe, dass der Nutzen alle Ausgaben von der Investition bis zu den Betriebskosten in der Regel nach zwei bis drei Jahren kompensiert. Unternehmen können also meist fünf bis sechs Jahre mit der neuen Lösung Geld verdienen – erst recht, wenn ihre ROI-Berechnung eine technische Neuentwicklung der mobilen Anwendung nach drei oder vier Jahren berücksichtigt. Das sichert gegen schnell auslaufende Hardware und Betriebssysteme ab.

Wem das nicht ausreicht, der kann eine Multiplattformstrategie fahren. Ein späterer Umstieg auf eine andere Endgeräte-Plattform wäre dann nicht teuer. Außerdem verheißen standardisierte Kommunikationsprotokolle viel Potenzial. Zum Beispiel kann OData zwischen Backend und Smartphone vermitteln – und so auch SAP mobil in die Zukunft verlängern.

Über den Autor:
Jens Beier verantwortet den SAP-Geschäftsbereich bei Axians IT Solutions und hat 2001 die Firma Neo Business Partners mitbegründet, die inzwischen in Axians IT Solutions aufgegangen ist. Mit seiner fast 20-jährigen SAP-Expertise hat er in den vergangenen zehn Jahren mehr als 100 SAP-CRM- und SAP-Mobility-Projekte auf Management-Ebene begleitet.

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Artikel wurde zuletzt im März 2017 aktualisiert

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