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Sicher zu Microsoft Office 365 migrieren: In drei Schritten in die Cloud

Eine Migration in die Cloud ist für KMUs eine Herausforderung. Mit sorgfältiger Planung lässt sich der Wechsel zu Office 365 aber organisieren.

Für kleine und mittlere Unternehmen bedeutet der Einstieg ins Cloud Computing vermutlich die größte Umstellung. Sie hatten bisher mehr oder weniger direkten Sichtkontakt zur IT und nun ist sie erst mal weg.

Weg sind damit auch – deshalb hat man sich ja zu diesem Schritt entschlossen – die Belastungen, die aus Installation, Administration, Absicherung und Betreuung bis hin zum Backup, bisher entstanden sind, und die sich mit wachsender Komplexität der Systeme oft genug von der Herausforderung zur Bedrohung entwickelt haben.

Wer sich von den Vorteilen der Cloud überzeugt hat, wer auf deren Flexibilität und Wirtschaftlichkeit setzt und sich für den Einsatz von Microsoft Office 365 entschieden hat, ist freilich noch nicht über den Berg. Die Migration von Anwendungen und Diensten – insbesondere von E-Mail-Systemen – kann nämlich zu einem langwierigen und teuren Projekt werden, wenn es keine richtige Migrationsstrategie gibt. Ein schlecht aufgesetzter Cloud-Migrationsprozess kann zu erheblichen Ausfallzeiten und Störungen führen, die Produktivität reduzieren und im schlimmsten Fall kritische Daten des Unternehmens gefährden.

Diese Risiken sollten niemanden davon abhalten, nach Office 365 zu migrieren. Denn mit einem sorgfältig geplanten Migrationsprozess lassen sich Störungen und Unterbrechungen im Betriebsablauf ausschalten. Werden dabei mit geeigneten Tools Schritte automatisiert, so bleibt auch der Aufwand begrenzt. Folgende Tipps helfen, möglichst risikofrei zu migrieren.

Vor der Migration

Eine vorbereitende Planung muss mit einer umfassenden und systematischen Bestandsaufnahme und Bewertung aller Assets beginnen. Dazu gehört zum Beispiel die Erfassung aller Benutzer, Postfächer und Apps. So können IT-Teams spezifische Migrationsanforderungen ermitteln und die geplanten Kosten abschätzen, bevor sie in den Prozess starten.

Die Migration zu Office 365 bietet Unternehmen die Möglichkeit, die Anzahl der benötigten Lizenzen basierend auf der Anzahl der Beschäftigten zu einem bestimmten Zeitpunkt zu skalieren. Sorgfältige Bewertungen können die Lizenzkosten minimieren und helfen, den Vorteil des flexiblen, Abo-basierten Modells optimal zu nutzen.

Die Migrationsplanung dient auch dazu, festzustellen, was innerhalb des Unternehmens nicht auf die neue Umgebung migriert werden muss oder kann. Während des Planungsprozesses sollte das IT-Team des Unternehmens außerdem alle vorhandenen Daten archivieren und sichern – nicht nur für seinen Seelenfrieden, sondern auch, um während der Migration jederzeit ein Recovery vornehmen zu können.

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Während der Migration

Während einer Migration zu Office 365 sollten gerade kleine und mittelständische Unternehmen die verfügbaren Softwarelösungen zur Automatisierung nutzen. Auf diese Weise können sie die Migration beschleunigen und vereinfachen, und damit die "kritische Phase" deutlich verkürzen, was auch die Kosten der Migration reduziert. Professionelle Migrationswerkzeuge ermöglichen es den IT-Teams außerdem, den Migrationsprozess durch regelmäßige Statusberichte zu überwachen. 

Nach der Migration

Unternehmen müssen auch in der neuen Umgebung in der Lage sein, die Kontrolle zu behalten. Hier können wieder Softwarelösungen und Automatisierungen hilfreich sein, beispielsweise um die Verwaltung von Benutzerlizenzen in Office 365 zu vereinfachen und ein Single-Sign On (SSO) einzurichten. Die Unternehmen sollten auch sicherstellen, dass die Mitarbeiter Zugang zu Office 365 innerhalb einer sicheren Umgebung erhalten und ihre Verantwortlichkeiten von Anfang an kennen und verstehen. Dies lässt sich am besten durch eine einheitliche Authentifizierungs- und Berechtigungsstrategie erreichen.

„Sorgfältige Bewertungen können die Lizenzkosten minimieren und helfen, den Vorteil des flexiblen, Abo-basierten Modells optimal zu nutzen.“

Bert Skorupski, Quest Software

Kleinere Unternehmen oder Unternehmen mit geringen IT-Ressourcen müssen sich wegen eines Wechsels zu Office 365 und der Übergabe von Messaging- und Collaboration-Funktionalitäten an die Cloud also keine Sorgen machen. Mit gut geplanten Vorbereitungen und dedizierten Softwarelösungen können auch kleine IT-Teams ohne Risiken erfolgreich migrieren.

Über den Autor:
Bert Skorupski ist Senior Manager Sales Engineering bei Quest Software (ehemals Dell Software Gruppe).

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Artikel wurde zuletzt im Dezember 2016 aktualisiert

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