Der Business Case für Archivierungslösungen für SAP-Daten

Durch optimales Data Management kann Datenarchivierung kosteneffizient ohne Performance-Einbußen und nach gesetzlichen Vorgaben erfolgen.

Im Laufe der Jahre haben SAP-Produkte in kleinen wie großen Unternehmen weite Verbreitung gefunden. Unternehmen verlassen sich auf Software für Customer Relationship Management (CRM), Enterprise Resource Planning (ERP), Product Lifecycle Management (PLM) von SAP und viele andere Produkte, um den Nutzen ihrer Daten über Geschäftseinheiten hinweg zu maximieren und Business-Services bereitzustellen.

Die erfolgreiche Implementierung von SAP-Produkten hat jedoch ein neues Problem mit sich gebracht: die Verwaltung der riesigen dabei anfallenden Datenmengen. Bis heute haben die meisten System-Administratoren dieses Problem mit mehr Storage-Kapazität zu lösen versucht oder historische Datenbestände aus Live-Systemen auf Offline-Speicher migriert, was den Bedarf an aktiver Kapazität verringert. Aber simples Verschieben alter Daten ist alles andere als ideal, besonders wenn man die Anforderungen hinsichtlich Compliance und möglicher Gerichtsverfahren (E-Discovery) berücksichtigt.

Gesetzliche (Compliance) und juristische Anforderungen (E-Discovery) haben Verwaltung, Speicherung und Backup von Daten drastisch verändert. Daher überdenken Unternehmen ihre Strategien. SAP-Administratoren stellen fest, dass solche Anforderungen sie zwingen, Archivierungslösungen zu entwickeln. Diese sollten die Daten sowohl schützen als auch für späteren Zugriff bereithalten – keine leichte Aufgabe angesichts einer sich dauernd entwickelnden und verändernden Technologie. Nichtsdestotrotz werden Archivierungslösungen immer wichtiger für Administratoren und ihre Vorgesetzten.

Viele Unternehmen nutzen SAP-Produkte für Bereiche wie die Integration von Geschäftsprozessen, Kunden-Management und Ressourcen-Planung. Der kontinuierliche Einsatz solcher Systeme resultiert in riesigen Mengen von Unternehmensdaten, online gespeichert in einem aktiven SAP-Ökosystem. Im Laufe der Zeit kommen neue und aktualisierte Informationen hinzu, während gleichzeitig die alten im SAP-Enterprise-System gespeichert bleiben. Storage-Anforderungen wachsen exponentiell, die Festplatten-Auslastung erhöht sich und erzwingt schließlich die Beschaffung neuer Kapazitäten oder das Löschen alter Daten. Allerdings ist ein Teil der alten Daten unternehmenskritisch und kann nicht gelöscht werden.

Die große Herausforderung für SAP-Administratoren besteht darin, festzulegen, welche Daten es zu behalten gilt und von welchen man sich trennen kann – und zwar bevor es zu Problemen wie Datenüberlauf, längeren Transaktionszeiten und Leistungsabfall kommt. Die Antwort auf dieses Dilemma lautet Datenarchivierung.

Datenarchivierung wird zu einem wichtigen Business-Prozess, der dauerhaft Höchstleistung der Enterprise-Systeme sicherstellen und gleichzeitig Storage-Kosten reduzieren kann, indem er veraltete Dateien von teuren High-Speed-SANs in den Offline- oder Near-Online-Bereich verschiebt. Doch primäres Ziel der Datenarchivierung ist, wertvolle Daten für den späteren Abruf bereitzuhalten, und dieses Ziel bestimmt, wie effektiv eine Archivierungslösung ist.

Ein Archivierungsprojekt im SAP-Umfeld ist keine leichte Aufgabe. Um erfolgreich Daten in einem Format zu archivieren, das sie aus den aktiven Systemen herausnimmt und gleichzeitig für späteren Zugriff bewahrt, gilt es mehrere Voraussetzungen zu schaffen. Für das „SAP-getriebene“ Unternehmen erweist sich diese Aufgabe wegen der schieren Komplexität eines SAP-Enterprise-Systems als besonders schwierig. Die für eine Datenarchivierung entscheidenden Faktoren sind jedoch dieselben wie überall. Eine richtig implementierte Archivierungslösung muss Folgendes leisten:

  • Sie reduziert Storage-Kosten, indem sie alte Daten auf kostengünstigere Offline-Datenspeicher migriert.
  • Sie steigert durch Reduzierung des aktiven Daten-Footprints die Effizienz.
  • Sie verbessert Backup-Szenarien – kleinere Datenmengen lassen sich schneller sichern.
  • Sie verkürzt Recovery-Zeiten – kleinere Datenmengen sind portabler und schneller wiederherzustellen.
  • Sie verbessert die Performance – kleinere Datenmengen lassen sich schneller indexieren und abrufen.
  • Sie unterstützt Compliance-Anforderungen – Daten bleiben für einen späteren Zugriff erhalten und gesichert.
  • Sie unterstützt E-Discovery – archivierte Daten bleiben für rechtliche Auseinandersetzungen abrufbar.

Einfach ausgedrückt: Die Archivierung der auf einem SAP-System gespeicherten Transaktionsdaten bietet signifikante Vorteile, die sich sowohl in Kosten als auch in Effizienz messen lassen. Dennoch entscheiden sich viele Organisationen, lieber ihre Online-Datenspeicher weiter wachsen zu lassen. Warum? Oft stecken dahinter offene Fragen zur Wirtschaftlichkeit oder die simple Angst, benötigte Daten könnten nicht sofort zur Verfügung stehen.

Hinter diesen Befürchtungen steckt eine irrationale Einschätzung der Nutzung bezüglich Transaktionsdaten. Die verbreitete Ansicht ist, jede Minute ohne Zugriff auf Transaktionsdaten entspreche Verlusten bei Umsatz und Produktivität. Diese Annahme erweist sich jedoch in den meisten Fällen als falsch – aus zwei Gründen: Richtig archivierte Daten werden für den normalen Geschäftsbetrieb nicht benötigt, und große Datenmengen verlangsamen jede Transaktion, was sich zu einem deutlichen Rückgang der Produktivität summieren kann, wenn man es mit Tausenden von Benutzern multipliziert.

Das Argument ist einfach: Archivierung spart Zeit, Geld und Ressourcen und sorgt gleichzeitig dafür, dass die Daten für spezielle Zugriffe weiter zur Verfügung stehen.

Über den Autor:

Frank J. Ohlhorst ist CNE, MCP, L+, N+, A+, preisgekrönter IT-Journalist, professioneller Redner und IT Business Consultant mit mehr als 25 Jahren Erfahrung im Technologie-Bereich.

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