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Experten-Tipps für schnellere SAP-Finanzberichte

Das SAP-Berichtswesen für den Finanzbereich ist trotz neuer Lösungen aus der Business Intelligence weiterhin von großer Bedeutung für Unternehmen.

Unternehmen, die mehr Kontrolle über ihr SAP-Finanzberichtswesen wollen, sollten sich die Funktion 'Buchungsperiode schließen' im Hauptbuchhaltungsmodul (FI-GL) von SAP ansehen. Das empfiehlt Lynn Arnn, Controller und früherer Leiter des SAP-Support-Centers in seinem Unternehmen.

Mit der Funktion kann das IT-Personal verhindern, dass jemand noch Buchungen in bereits abgeschlossenen Monaten vornimmt, erklärt Arnn. Dies hilft Komplikationen zu vermeiden, die das Vertrauen in die Datengenauigkeit unterminieren und den Abschlussprozess verlangsamen könnten. Die Verwendung dieser Funktionalität bestärkt Arnn darin, dass die Abschlussdaten korrekt sind. Und weil sie im Kalender der SAP-Hauptbuchhaltung angesiedelt ist, dient sie zugleich als Bezugspunkt für andere Module und Funktionen, inklusive der für Auftragsverwaltung und Finanzberichtswesen.

„Ich sitze gerade hier – es ist der 3. Oktober – und ich versuche gerade, die Berichte für den 30. September aufzubereiten. Ich will jegliche Buchungen in den September einfrieren, weil der September nun einmal vorüber ist“, sagt Arnn, der in der Nähe von Dallas arbeitet.

BI ist kein Allheilmittel

Aller Popularität von Tools für Business Intelligence zum Trotz sollten sich SAP-Kunden darauf besinnen, dass sie kein Allheilmittel für das Berichtswesen ist, gibt Nathan Genez zu bedenken. Er arbeitet als Berater für SAP ERP Rechnungswesen und BI bei Serio Consulting LLC in Atlanta.

Mehrere Gründe sprechen dafür, Berichte im ERP-System auch weiterhin zu nutzen – inklusive benutzerdefinierter ABAP-Reports, sagt Genez. „Manchmal können die dabei helfen, den Prozess über nächtliche oder gar stündliche Auszüge effizienter zu machen. Und das alles unter Umgehung des Frontends von BEx (Business Explorer), oder was ein Unternehmen sonst noch verwendet“, erläutert er.

„Wenn Sie ohnehin gerade an einer Bestellung oder einem Buchungseintrag sitzen, dann wollen Sie das Berichtswesen auch an dieser Stelle zur Verfügung haben; weil Sie eben gerade in diesem System arbeiten. Sie haben gerade die SAP-Benutzeroberfläche aufgerufen und bearbeiten den Beleg. Es macht keinen Sinn, sich dann in ein völlig anderes System zu begeben.“

BI für sämtliche Berichte zu verwenden ist der häufigste Fehler, den Unternehmen machen, stellt Genez fest: „Man muss auch weiterhin in das grundlegende ERP-Berichtswesen investieren.“

Nutzen Sie Standardauswertungen – wenn Sie sie brauchen

Unternehmen sollten nur dann mit selbst erstellten Finanzberichten arbeiten, wenn dies unvermeidbar ist, sagt Arnn. „ECC enthält Tonnen von Reports. Aber einige sind für Ihr externes Berichtswesen vielleicht gar nicht geeignet“, erklärt er. Manchmal würden speziellere Reports gebraucht, die besser zu Unternehmens- oder Branchenanforderungen passen.  „Aber sie sollten zum Zeitpunkt des Produktivstarts mit möglichst wenigen davon beginnen.“

Dem stimmt auch John Jordan zu, ein Controlling-Experte der ERP Coporation in San Diego. Zum einen wird es an der bitter nötigen Unterstützung fehlen, wenn etwas schief geht, sagt er: „Wenn Sie die Standard-Reports verwenden, dann haben Sie im Problemfall oder wenn Sie etwas herausfinden wollen, Anspruch auf Support von SAP. Zu den Standard-Reports gibt es auch eine umfangreiche Standard-Dokumentation. Sobald Sie einen eigenen Report verwenden, sind Sie auf sich selbst gestellt. Die Pflege ist dann Ihre Angelegenheit.“

Arnn schlägt ebenfalls vor, so wenige Reports wie nur möglich zu verwenden, sowie Überlappungen im Berichtswesen aufzudecken. Anschließend stehe dann die Pflichtübung einer sorgfältigen Prüfung auf dem Programm, um sicherzustellen, dass die Berichtsdaten korrekt sind.

„Stellen Sie sich eine rationelle Liste von Berichten zusammen, die Sie aus dem BW holen wollen und testen Sie diese“, empfiehlt Arnn. „Sie laden zum Beispiel historische Daten in das SAP-System und lassen parallel die Gewinn- und Verlustrechnung laufen. Alles was Sie dann noch tun müssen ist testen, testen, testen.“

Anwendungsübergreifende Berichte

SAP-Anwender, die sich für anwendungsübergreifende Reports interessieren, sollten sich bewusst machen, wie viel Zeit und Arbeit diese erfordern, sagt Genez. „Die Idee des anwendungsübergreifenden Berichtswesens ist seit jeher eine äußerst schwierige Angelegenheit“, erklärt er. „SAP ERP ist ganz bestimmt hoch integriert, aber die Daten liegen immer noch in separaten Modulen. Sie sind dort gespeichert, und sie zusammenzuführen und nach oben hin zu verdichten, war schon immer schwierig. Beschaffungsdaten unterscheiden sich von Daten aus dem Rechnungswesen.“.

Wenn Nutzer einen anwendungsübergreifenden Report erstellen wollen, wie zum Beispiel ein vollständiges Procurement-to-Pay-Szenario, dann sind darin sowohl Beschaffungs- als auch Rechnungsdaten oder auch das Datum des Zahlungseingangs enthalten. Folglich sollte man sicherstellen, dass man den Zugriff auf das nötige Know-how hat, das für diese Art Prozess vonnöten ist. Egal, ob ein ABAP-Report oder ein BW-Report erstellt wird – er muss auf jeden Fall korrekt entworfen werden.

„Manchmal gibt ein komplexes Beschaffungsszenario und Geschäftsvorgänge, die zu unterschiedlichen Zeiten auftreten. Es muss einfach sichergestellt sein, dass diese korrekt modelliert bzw. erkannt werden. Und das war noch nie einfach“, sagt Genez.

Post-Mortem

Unternehmen sollten außerdem dazu übergehen, post mortem – also zum Beispiel  nach einem Abschluss im Rechnungswesen – eine Bewertung vorzunehmen. Dies hilft dabei, Probleme oder Fragen, die während des Prozesses aufgetreten sind, noch einmal genauer zu untersuchen, erklärt Tim Cooper, Principal von DataXstream LLC, einem Systemintegrations- und Beratungshaus, das sich auf SAP-Technologie spezialisiert hat.

„Wenn irgendwelche Schwierigkeiten oder Probleme aufgetreten sind, dann können Sie genau identifizieren, was passiert ist, und die Gründe dafür ermitteln. Daraus lässt sich ableiten, was beim nächsten Mal anders laufen muss, damit eine Verbesserung oder Änderung eintritt. Dies hilft, Zweifel oder Missverständnisse in Bezug auf die Informationen auszuräumen, die generiert oder in den Reports dargestellt werden“, sagt Cooper.

„Ich denke, die größte Schwierigkeit bei jeglichem Reporting lautet ‚Glaube ich das, was da steht?‘‚Vertraue ich den zugrunde liegenden Daten?‘“ sagt Cooper. „Sobald Menschen dahin gehend Zweifel haben, wird auch alles andere in Frage gestellt.“

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