Dispositionssoftware: Ein Fall für den Datenschutz

Nutzt Software für Disposition und Ressourcenmanagement Ortungsfunktionen, dann muss unbedingt der Beschäftigtendatenschutz beachtet werden.

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SCM

Die Disposition eines Unternehmens kann nur funktionieren, wenn die Verfügbarkeit der Ressourcen bekannt ist. Dazu...

gehört neben der zeitlichen Verfügbarkeit auch die räumliche. Schließlich bringt es wenig, wenn der Servicemitarbeiter zwar Kapazitäten für einen neuen Auftrag frei hätte, sich aber so weit entfernt vom Standort des Kunden befindet, dass ein Einsatz entweder zeitlich unmöglich oder von der Anfahrt her wirtschaftlich unattraktiv ist. Deshalb bieten viele Softwarelösungen im Bereich Disposition und Ressourcenmanagement inzwischen Ortungsfunktionen. Damit wird die Disposition aber zu einem Datenschutz-Thema, oftmals auch dann, wenn nur Fahrzeuge oder andere Arbeitsmittel geortet werden.

Standortdaten können Personenbezug haben

Bevor ein Unternehmen Standortdaten für die Disposition sammelt und auswertet, sollte der mögliche Bezug zu Personen geklärt werden. Geht es um den aktuellen Aufenthaltsort eines Mitarbeiters, der disponiert werden soll, wie dies zum Beispiel bei der Disposition von Handwerkern und Servicekräften mit DispoFlexx oder 4mobile Service der Fall ist, ist die Lage klar: Hier werden Personen geortet, der Beschäftigtendatenschutz greift.

Wird aber zum Beispiel nur die aktuelle Position von einem abgestellten Container mit InFleet Container-Ortung ermittelt, wird in der Regel kein Mitarbeiter oder Kunde betroffen sein. Bei dem Transport eines Containers wiederrum kann dies anders sein, denn der Container bewegt sich ja nicht alleine. Hier könnte die Ortung auch den Fahrer des Containertransports oder bei Vermietung des Containers den Kunden betreffen.

Wann Ortungen mit dem Datenschutz zu tun haben

Unternehmen sollten sich deshalb merken: Immer wenn sich die georteten Objekte eindeutig zu Personen zuordnen lassen und sich die Personen und die Objekte am gleichen Ort befinden oder gemeinsam bewegen, muss auch bei der Ortung von Gegenständen, Fahrzeugen und anderen Arbeitsmitteln an den Datenschutz gedacht werden.

Was sich kompliziert anhört, ist in der Praxis recht einfach: Wird zum Beispiel das Handy des Außendienstmitarbeiters zum Beispiel mit Vodafone Locate oder Google Maps Coordinate geortet, dann betrifft dies den Beschäftigten. Zum einen will der Disponent in der Regel sowieso den Standort des Mitarbeiters und nicht den des Mobiltelefons wissen, zum anderen bewegt sich das Handy nur über den Nutzer und nicht selbstständig.

Vorsicht bei Ortung und Vermietung

Möchte zum Beispiel eine Fahrradvermietung wissen, wo sich die Fahrräder aktuell befinden, ist dies per Ortung problemlos möglich, wenn das Fahrrad aktuell keinem Kunden zugeordnet, also frei verfügbar ist. Wurde das Rad jedoch an einen Kunden vermietet, kann der Vermieter nicht einfach die Fahrten des Kunden über eine Ortung nachverfolgen. Dies würde einen Eingriff in die Privatsphäre bedeuten. Zulässig wäre die Ortung von vermieteten Fahrzeugen nur, wenn der betroffene Kunde dem ausdrücklich und nach ausführlicher Aufklärung zugestimmt hat (ausdrückliche und informierte Einwilligung, § 98 TKG) oder die Ortungsdaten anonymisiert werden. Im Fall einer Autovermietung ist eine Aufsichtsbehörde für den Datenschutz bereits aktiv geworden, weil Kunden von der Ortung der Mietwagen betroffen waren.

Ortung von Beschäftigten ist ein Sonderfall

Bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jedoch kann man rechtlich gesehen in der Regel von keiner freien Entscheidung und Einwilligung ausgehen, da ein Abhängigkeitsverhältnis zum Arbeitgeber besteht. Allerdings kann man hier die Ortung auch anders bewerten: So hat der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse daran zu wissen, wo sich zum Beispiel sein Servicemitarbeiter aktuell aufhält, innerhalb der Arbeitszeit versteht sich. Deshalb erfordert die Ortung von Beschäftigten in der Regel keine Einwilligung, wohl aber eine Information der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Heimliche Ortungen sind nicht erlaubt. Zudem darf die Ortung der Beschäftigten nicht zu einer ununterbrochenen Kontrolle führen und muss sich auf die Arbeitstätigkeit beschränken. Daran ist insbesondere zu denken, wenn zum Beispiel ein Smartphone, das geortet wird, nach Dienstschluss privat genutzt werden darf.

Standortdaten vor Zugriffen schützen

Mit dem Personenbezug der Standortdaten ist allerdings noch mehr verbunden als die Information der Beschäftigten oder die erforderliche Einwilligung der Kunden: Personenbezogene Daten müssen gegen unerlaubte Zugriffe geschützt werden. Dispositionslösungen, die Ortungsfunktionen bieten, benötigen deshalb einen Zugangsschutz zum Beispiel mit starken Passwörtern, ein Berechtigungsmanagement und eine Verschlüsselung der Standortdaten sowie anderer personenbezogener Daten. Lösungen wie TomTom Business Solutions oder Vodafone Locate verweisen auf spezielle Datenschutz-Funktionen.

Disposition und Ortung aus der Cloud

Wird die Dispositionssoftware und der Ortungsdienst aus der Cloud gezogen, wie zum Beispiel bei TomTom Webfleet, Vodafone Locate oder Google Maps Coordinate, sollte die sogenannte Auftragskontrolle nicht vergessen werden, denn Cloud-Dienste sind in aller Regel als Auftragsdatenverarbeitung zu werten. Der Cloud-Service-Anbieter muss also einer Prüfung aus Sicht des Datenschutzes unterzogen werden. Zudem müssen bestimmte Anforderungen an die Vertragsgestaltung beachtet werden. Scheinbar schnell umzusetzende Lösungen aus der Cloud sind also häufig dann doch komplizierter als gedacht.

Fazit: Disponieren und Daten schützen

Die Vorteile von Ortungsfunktionen für die Disposition von Mitarbeitern und Arbeitsmitteln ist offensichtlich, zum Beispiel zur Senkung der Treibstoffkosten. Weniger offensichtlich ist der notwendige Datenschutz. Hier sollten Unternehmen aktiv werden, bevor sich eine der Aufsichtsbehörden für den Datenschutz zu Kontrolle anmeldet.

Artikel wurde zuletzt im Juli 2013 aktualisiert

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