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E-Mail-Optionen: Microsoft Exchange aktualisieren oder einen anderen Weg gehen?

Microsoft Exchange ist eine robuste Wahl für E-Mails. Organisationen haben aber auch Alternativen, wenn sie ihre Wartungskosten senken möchten.

Als in den 1990er Jahren Internet-Übertragungsprotokolle noch ganz am Anfang standen, betrat Microsoft Exchange die IT-Szene. In den darauffolgenden Jahren wurden Exchange und Outlook zur Drehscheibe der Business-Kommunikation. Nun aber, in einer Zeit, da es viele E-Mail-Optionen gibt, ist es vernünftig zu fragen, ob die Dominanz von Exchange zu bröckeln beginnt.

Viele Organisationen haben Exchange Server eingeführt, um ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, Informationen einfach und ohne Zeitverluste weiterzureichen. Im Laufe der Jahrzehnte haben die Firmen ihre Mail-Server alle drei bis fünf Jahre aktualisiert. Als Cloud Computing und andere gehostete E-Mail-Optionen immer reizvoller wurden, begannen Unternehmen von diesen Möglichkeiten Gebrauch zu machen und haben in vielen Fällen ihre E-Mail Kommunikation ausgelagert.

„Die Branche hat heute einen Wendepunkt erreicht. Viele Unternehmen beginnen damit, ihre Exchange-Systeme in die Cloud auszulagern“, sagt Ramakant Pandrangi, Vice President und General Manager von Microsoft Clouds und Cloud Office bei Rackspace.

Bei allem Wirbel um Social Media und neue Kommunikationsmittel bleibt die E-Mail das primäre und immer noch wachsende Medium der Geschäftskommunikation. So betrugen die weltweiten Ausgaben für E-Mail-Kommunikation im Jahr 2015 13,6 Milliarden Dollar. Bis 2019 sollen sie auf über 38,9 Milliarden US-Dollar anwachsen. Das entspricht laut dem Marktforschungsunternehmen The Radicati Group einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 30 Prozent.

Eine schwere Last tragen

Die dauerhafte Abhängigkeit von diesem Kommunikationskanal hat dazu geführt, dass IT-Mitarbeiter mit der regelmäßigen Aktualisierung von Exchange beschäftigt sind. Das wäre nicht weiter schlimm, wenn sich der Zeitaufwand in Grenzen hielte.

Aus einer Vielzahl von Gründen sind Exchange-Upgrades und -Pflege aber mittlerweile aufwendig geworden. Mehr Nachrichten benötigen mehr Speicherplatz und das enorme E-Mail-Wachstum ist nicht nur für Admins zu einer großen Herausforderung geworden. IT-Teams stellen heute schon regelmäßig ein Ultimatum an Benutzer und verlangen, dass sie die Größe ihrer Postfächer reduzieren. Aber das Löschen von Nachrichten kann Compliance-Vorschriften verletzen, die verlangen, dass Organisationen mehr Informationen für längere Zeit speichern.

Darüber hinaus sind fast alle Unternehmensmitarbeiter in den letzten Jahren mobiler geworden. Anstatt eine Belegschaft lediglich mit Windows-Desktop-Systemen zu unterstützen, muss sich die IT um eine Vielzahl von Geräten kümmern und sie mit Exchange-Postfächern, Kalendern und Kontakten synchronisieren. Aufgrund all dieser Entwicklungen sind Upgrades des E-Mail-Servers komplexer geworden und erfordern heute wesentlich mehr Zeit, Mühe und Geld als früher.

Diese Bemühungen werden durch den Kampf der IT-Manager zur Sicherung der Finanzierung weiter kompliziert gemacht. Gartner erwartet, dass die IT-Ausgaben im Jahr 2017 lediglich um 2,7 Prozent wachsen werden. Eine banale Aufgabe wie eine E-Mail-Systemfunktion am Laufen zu halten wird dabei kaum vorrangig sein. Dies umso mehr, als Führungskräfte eher bereit sind, Geld in hochkarätige, kritische Business-Vorhaben zu stecken, wie Big-Data-Projekte und das Internet der Dinge. Die Aufrechterhaltung von E-Mail-Funktionen geht hier völlig unter.

Allerdings ist Exchange nicht der Nabel der Welt: Unternehmen haben durchaus Alternativen, wenn sie ihre Exchange-Wartungskosten senken möchten. Es zeugt von Weitsicht, wenn die E-Mail-Optionen regelmäßig auf den Prüfstand kommen.

Eine Alternative sind kostengünstigere, manchmal sogar kostenlose E-Mail-Dienste. Solche Low-Cost- und No-Cost-Systeme kommen von Anbietern wie Amazon Web Services (AWS), GoDaddy, Google, IBM, Intermedia und Rackspace. Diese Angebote basieren oft auf Web-Interfaces, so dass der E-Mail-Service einfach zu bedienen ist und sich in der Regel auch schnell einrichten lässt. Dennoch fehlt es diesen Diensten oft an Raffinesse. Features für die Integration in Collaboration-Anwendungen sind zum Beispiel besonders schwach ausgeprägt.

Einen guten Host finden

Es gibt weitere Alternativen: Eine Organisation, die Exchange treu bleiben will, kann die Wartung an Dritte auslagern. In einem gehosteten Service übergibt der Kunde die tägliche Wartung seiner Exchange Server – wie zum Beispiel Fehlerbehebung, Upgrades und Patching – an einen Dienstleister. Solche Hosted-Optionen gibt es von vielen Anbietern, darunter AppRiver, Apptix, Ceryx, FuseMail, GoDaddy, Intermedia, Microsoft, mindSHIFT, Navisite, Rackspace, SherWeb und SilverSky.

Hosted-Services gibt es in zwei Optionen. Ein dediziertes System nimmt das Vor-Ort-System und schiebt es komplett in das Rechenzentrum des Dienstleisters. Der Kunde kann den Service anpassen und zum Beispiel Schnittstellen zu anderen Anwendungen hinzufügen.

Bei der zweiten Möglichkeit, einem Shared System, läuft hingegen mehr als ein Client-E-Mail-System auf einem Server. Solche Systeme sind meist preiswerter, sind aber auch als weniger sicher und anpassbar als dedizierte Dienste.

Eine weitere Option ist die Cloud. Cloud Computing hat sich zu einem bedeutenden Pfeiler im E-Mail-Markt entwickelt. Während die lokalen On-Premises-Bereitstellungen von Microsoft Exchange Server immer noch die Mehrheit der weltweiten Exchange-Postfächer ausmachen, planen inzwischen viele Organisationen, ihre E-Mail Anwendungen komplett in die Cloud zu verschieben. Laut einer Gartner-Umfrage planen oder nutzen bereits 78 Prozent der Unternehmen Cloud-Versionen von Exchange.

Diese Verschiebung ist komplexer als die bloße Ortsänderung von E-Mail-Servern. „E-Mail-Systeme sind sehr komplex“, sagt Adam Preset, Forschungsdirektor bei Gartner. „Sie am Laufen zu halten ist oft schwieriger als es scheint.“

Microsoft bietet Cloud-basierte Exchange-Dienste als Teil der Business Productivity Tools von Office 365 an. Wenn Unternehmen die Plattform einsetzen, erhalten Benutzer Webversionen von Excel, PowerPoint und Word. Darüber hinaus haben viele Firmen ihre E-Mail-Systeme an Kalender-, Collaboration-, Conferencing- und Customer-Relationship-Management-Systeme angebunden. Das Verschieben solcher Business-Anwendungen in die Cloud kann eine große Herausforderung sein. Weil die Dienstleistungen generisch sind, verlangen Anbieter oft extra Gebühren für solche Anbindungen.

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Compliance und Sicherheit

Ein weiteres Kriterium ist die Sicherheit: Die meisten Cloud-Anbieter bieten verschiedene Backup-, Archivierungs- und Wiederherstellungsdienste an. Das Wichtigste für Kunden ist die Serverredundanz. Wird das System tatsächlich zu 99,999 Prozent der Zeit verfügbar sein, was bedeutet, dass es zu maximal fünf Minuten Ausfallzeit pro Jahr kommen darf?

Microsoft und andere Anbieter haben gigantische Rechenzentren aufgebaut, die auf eine verbesserte Systemverfügbarkeit ausgerichtet sind. Um eine fundierte Entscheidung über Backups zu treffen, sollten Unternehmen eine Reihe wichtiger Fragen stellen:

  • Wie oft sollen Backups erstellt werden?
  • Wo werden E-Mail-Informationen gespeichert?
  • Was sind die Prozesse, um sie abzurufen, und wie schnell können die Informationen bei Bedarf wiederhergestellt werden?

Bei stetig wechselnden Compliance-Vorschriften müssen Unternehmen mit ihren Compliance- und Rechtsexperten einen genaueren Blick auf diese Fragen werfen, um die beste Lösung für ihre Organisation zu finden.

In zunehmendem Maße ziehen Unternehmen Cloud-E-Mail-Optionen in Erwägung. Zwar sind die potenziellen Vorteile einer Exchange-Alternative – sei es Office 365 oder ein Nicht-Microsoft-Service – von zentraler Bedeutung. Dennoch sollte ein Umzug nicht voreilig erfolgen – schließlich bleibt die E-Mail ein wichtiges Produktivitäts-Tool.

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Artikel wurde zuletzt im Mai 2017 aktualisiert

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