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Microsoft SharePoint: Warum die Nutzerbasis wächst

Microsoft SharePoint entwickelt sich nur langsam, trotz der Konkurrenz von Box, Dropbox und Co. SharePoint Online vergrößert aber die Nutzerbasis.

Dieser Artikel behandelt

Sharepoint-Management

Die SharePoint-Benutzerbasis beginnt zunehmend, das Collaboration-Angebot zu mögen. Da sich die SharePoint-Nutzung und der Markt insgesamt immer stärker zu Hybrid- und Cloud-Implementierungen verlagert, und Microsoft SharePoint für eine einfachere Einrichtung optimiert, macht die Plattform erhebliche Fortschritte.

Laut den Zahlen von Microsoft hat SharePoint seine aktive Benutzerbasis im vergangenen Jahr um 90 Prozent vergrößert. Gleichzeitig wuchs die Menge der gespeicherten Inhalte auf der Plattform um 300 Prozent. Im Mai 2017 überschritt die Zahl der neu erstellten SharePoint-Websites die Zehn-Millionen-Marke.

Ein Großteil dieses Wachstums ist auf die Online-Migration von SharePoint zurückzuführen. Die von Marriott School of Management veröffentlichten Studie (PDF) zeigt, dass 46 Prozent der Anwender SharePoint On-Premises einsetzen, 22 Prozent der Nutzer sind vollständig online und 32 Prozent setzen auf eine hybride Umgebung.

Diese Verteilung wird sich im kommenden Jahr weiter verschieben. Während einer Microsoft-Telefonkonferenz berichtete Microsoft CEO Satya Nadella, dass sich die SharePoint-Online-Nutzung im letzten Quartal des Geschäftsjahres gegenüber dem Vorjahr verdoppelt habe.

Weniger Schwächen

Die Umstellung auf die SharePoint-Online-Nutzung beseitigt viele Hindernisse für eine schnelle Einführung der Plattform, insbesondere in kleineren Unternehmen ohne ausgiebige IT-Ressourcen und IT-Experten, die für das Setup der entsprechenden Umgebung und die Einrichtung erforderlich sind.

Historisch betrachtet ist SharePoint ein Mix von Anwendungen. Es ist kompliziert, diese einzurichten, zu optimieren und zu warten. „SharePoint wird außerdem häufig wegen seiner Ästhetik kritisiert. Endanwender sind mit der Tatsache unzufrieden, dass die SharePoint-Oberfläche nicht wie eine Website aussieht“, sagt Tim Platt, Vice President of IT Business Services für Virtual Operations, einem Anbieter von Robotic-Process-Automation-Lösungen.

„In den jüngsten Entwicklungen hat SharePoint Online die Notwendigkeit für kleine und mittelständische Unternehmen eliminiert, technisches Know-how für die SharePoint-Administration und die benötigte Hardware zu pflegen. Man muss keine Multi-Node-Server-Farmen mehr vor Ort verwalten“, erläutert Platt.

Bruce Dhara, SharePoint-Architekt beim IT-Lösungsanbieter PCM, stimmt dieser Aussage zu: „Es hat sich von einem Produkt mit einer komplexen Installation, Einrichtung von Servern und ähnlichem zu einem Produkt entwickelt, das nur eine Minute für das Setup in Anspruch nimmt, wenn man bereits Zugriff auf ein Office-365-Konto hat.“

Mehr Stärken

Während viele der Hindernisse beseitigt sind, versucht Microsoft die Stärken von SharePoint weiter auszubauen, die geholfen haben, eine Fangemeinde unter Power Usern aufzubauen. Die größte Stärke ist dabei die Fähigkeit der Plattform, einer Organisation eine Single Source of Truth für jedes beliebige Dokument zur Verfügung zu stellen.

„Egal, ob es auf dem Server im Unternehmen oder der Cloud ist, wenn man Dokumente speichert, egal ob es um Prozesse, Verfahren, Benutzerhandbücher oder Marketing-Pläne geht, man muss sich keine Sorgen um widersprüchliche Kopien des gleichen Dokuments machen. Es gibt nicht zehn, zwölf oder 15 Kopien, es gibt nur ein Dokument, und die Leute wissen das“, sagt Samantha Gregory, SharePoint-Trainerin bei einem US-Automobilhersteller.

Diese Versionskontrolle nennt Geri Johnson, Vice President of Operations bei der PR-Firma SSPR, „eine lebensrettende Funktion“ für den intensiven Workflow ihrer Firma. Aber was sie wirklich überzeugt, sind die Metadaten und Suchfunktionen von SharePoint.

„Mit SharePoint können wir Dokumente speichern, die sich an den Branchen, Zielen und so weiter unserer Kunden orientieren. Dies ermöglicht das Filtern, Sortieren, Suchen und verschiedene Ansichten“, sagt Johnson. „Habe ich die Suche erwähnt? Es ist die beste Suchmaschine, Punkt. Wir sind schnelllebig, wir müssen Dinge finden, die SharePoint liefert.“

In der Vergangenheit war die Lernkurve für SharePoint-Nutzer und Power User gleichermaßen steil. Das sei für technisch weniger versierte Anwender noch bis zu einem gewissen Grad nach wie vor ein Problem, so Gregory.

„Microsoft hat jedoch viel Mühe in die Straffung der Schnittstellen und die Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit, vor allem mit SharePoint Online, investiert“, sagt Dhara. "Sie brauchen keinen technischen Hintergrund, um Inhalte freizugeben, und Sie können die Benutzeroberfläche nach Ihren Wünschen anpassen. Frühere Versionen hatten diese Fähigkeit nicht. Sie mussten dem IT-Team eine Notiz mit dem, was Sie wollten, schicken und mit den Entwicklern zusammenarbeiten, um Ihre Anforderungen zu erfüllen. Jetzt sind es die Benutzer, die definieren, was sie wollen, und sie können es so weit wie möglich personalisieren.“

Neue Features erfordern Investitionen

Dennoch bleibt ein Bereich, mit dem Microsoft Schwierigkeiten hat, erhalten. Das ist der Abgleich von Funktionen mit Anwendungen von konkurrierenden Start-ups. Häufig ist der Grund, warum sich ein Unternehmen von SharePoint verabschiedet, in den spezifischen Anforderungen der Benutzer zu finden.

„Es geht immer um den Vergleich von Features. Die Zeiten sind vorbei, in denen dieses Produkt als einziges zur Verfügung stand und die Menschen es einsetzen mussten“, sagt Dhara und erklärt weiter, dass kleinere Wettbewerber Upgrades in der Regel schneller als Microsoft starten können.

„Der Grund dafür ist, dass es sich um ein Content-Management-System auf Unternehmensebene handelt, bei dem, wenn Sie Änderungen vornehmen, Millionen von Nutzern betroffen sind“, sagt er. „Allerdings sehe ich einen großen Zuwachs beim RFP-Bedarf [Request for Proposal] großer Kunden, die uns die Arbeit machen lassen, um mit bestimmten Optionen aufzuwarten, und wir ein Proof of Concept machen, wie es genau aussehen und sich anfühlen wird, noch bevor es offiziell integriert wird.“

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Artikel wurde zuletzt im Dezember 2017 aktualisiert

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