Probleme bei der Integration von Talent-Management-Software vermeiden

Beachten Sie bei der Auswahl einer Talent-Management-Software die Erfahrungen von Referenzkunden und ob alle Module von einem Anbieter stammen.

Wenn Sie die Hürden bei der Integration einer Talent-Management-Suite meistern möchten, stellen Sie am besten während der Anbieterauswahl die richtigen Fragen. Allerdings sind diese Fragen nicht unbedingt offensichtlich. Auf diesen wunden Punkt weist eine Recruiting-Mitarbeiterin einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hin, als sie von den Problemen erzählt, die ihr Arbeitgeber mit dem Talent-Management-Software-Anbieter Kenexa hatte.

„Die Probleme kamen zum Teil daher, dass diejenigen, die die Investitionsentscheidung trafen, nicht die [richtigen] Fragen gestellt hatten“, erzählt die Mitarbeiterin, die lieber ungenannt bleiben möchte. Auf die Frage, wie Sie die Integration zwischen Kenexa und dem System ihres Arbeitgebers beschreiben würde, antwortete sie: „Bestimmt nicht reibungslos.“

Auch Anwender, die 2012 vom Marktforschungsunternehmen IDC befragt wurden, nannten im Zusammenhang mit Talent-Management-Software Probleme bei der Integration als größte Hürde, so Lisa Rowan, Programmdirektorin bei IDC für HR-, Talent- und Lernstrategien. Insbesondere beklagten die Anwender die mangelhafte Kompatibilität bei der Integration einzelner Module und bei der Integration der Talent-Management-Software mit HR-Kernsystemen. Nach Angaben von Rowan können diese bei der Integration auftretenden Hürden dazu führen, dass die softwaretechnische Sichtbarkeit des Personals gestört ist. Dadurch verursachen sie potenzielle Doppelarbeit, womit der Zweck einer integrierten Talent-Management-Suite in sein Gegenteil verkehrt wird.

Nach Auskunft von HR-Führungskräften, die mit unterschiedlichen Produkten Erfahrung haben, lässt sich so etwas vermeiden, wenn vor der Investitionsentscheidung recherchiert wird, welche Module der Anbieter selbst entwickelt und welche er eingekauft hat, ob das richtige Referenzmaterial konsultiert und die IT-Abteilung mit eingebunden wird. All dies ist sicherlich eine bessere Strategie als der Versuch, Probleme erst nach einer Implementierung zu beheben. Viele Anbieter bieten ihre Talent-Management-Software laut Rowan als Cloud-Lösungen an. Deshalb können HR-Führungskräfte nur noch wenig tun, um ernsthafte Integrationsprobleme zwischen Modulen einer Suite aufzufangen, wenn diese erst einmal implementiert ist.

„Spielen Sie das Problem immer wieder in das Feld des Anbieters zurück. Normalerweise handelt es sich dabei um Software as a Service (SaaS). Diese lässt sich eventuell nicht mit eigenem Code funktionsfähig machen“, betont sie. „Leider können Sie nach einer Entscheidung nicht mehr viel ändern.“

Module eingekauft oder selbst entwickelt?

Mangelhafte Kompatibilität zwischen den Modulen einer Talent-Management-Suite eines Anbieters rührt oft daher, dass einige der Module vom eigenen Entwicklerteam geschrieben, andere dagegen von außen eingekauft wurden. Stacie Mallen, Vice President HR beim Ulthera, einem Hersteller medizinischer Produkte, erläutert, dass viele HR-Führungskräfte sich dieses möglichen Problems gar nicht bewusst sind. „Meiner Ansicht nach wissen die meisten nicht, dass das passieren kann“, sagt Mallen, die selbst mit der Talent-Management-Software SilkRoad arbeitet. „Sie meinen, wenn alles unter derselben Benutzeroberfläche steckt, dann läuft es auch auf derselben Datenbank.“

Wenn man sich hierüber im Klaren ist, sollte man Lisa Rowan zufolge den Anbieter fragen, welche Module er selbst entwickelt und welche er eingekauft hat. „Wenn Sie feststellen, dass beispielsweise das Leistungsmodul eingekauft wurde, wissen Sie, dass Sie dort ganz genau hinschauen müssen“, so Rowan. „Alles, was der Anbieter nicht ursprünglich selbst entwickelt hat, sollten Sie sorgfältig unter die Lupe nehmen.“ Wie Stacie Mallen erzählt, hat die Tatsache, dass SilkRoad viele seiner Module intern entwickelt hat, ihre Entscheidung für diese Plattform beeinflusst.

Yvonne Ruiz, Senior HRIS Analyst am Berkeley College, empfiehlt außerdem, sich die Geschäftspartner des Anbieters anzusehen. Wenn Sie wissen, mit welchen Softwareanbietern der Lieferant der Talent-Management-Software kooperiert, hilft das bei der Kaufentscheidung und bietet eine gewisse Beruhigung gegenüber möglicher Integrationsprobleme. „Wenn hier bereits Partnerschaften bestehen, können Sie froh sein, denn es bedeutet, dass [die entsprechenden Systeme] gut zusammenarbeiten“, sagt Ruiz, die selbst UltiPro verwendet.

Stacie Mallen betont, dass die Kaufentscheidung für eine Talent-Management-Suite sich auf mehr stützen sollte als auf den äußeren Eindruck – hinter einer attraktiven Benutzeroberfläche kann sich auch eine schlechte Integrierbarkeit verbergen. „Eine hübsche Benutzeroberfläche [kann] verführerisch sein, aber wenn sich dann die Datenbankverwaltung im Backend als Albtraum entpuppt, werden Sie Ihre Entscheidung bereuen“, betont sie. „Manche Produkte gewinnen vielleicht keinen Schönheitspreis, aber sie funktionieren im Backend besser als andere.“

Referenzkunden kontaktieren

Mehrere Anwender betonen auch, wie wichtig es ist, von Referenzkunden Aussagen darüber zu erhalten, wie sie die Integration des Produkts beurteilen. Besonders wertvoll sind Einschätzungen von Kunden aus derselben Branche oder mit denselben HR-Kernsystemen.

„Dabei ergibt sich in der Medizinbranche ein ganz anderes Bild als in der Baubranche“, meint Tanie York, unabhängige HR-Beraterin, die kürzlich mit Taleo für Home Depot gearbeitet hat. „Versuchen Sie, jemanden aus Ihrer Branche zu finden. [Fragen] Sie nach aufgetretenen Schwierigkeiten und fragen Sie den Anbieter schon im Vorfeld: ‚Wie löse ich dieses Problem?‘“

Mallen weist darauf hin, dass Anbieter oftmals „Musterkunden“ als Referenzkunden präsentieren, deren Erfahrungen aber nicht zwangsläufig für den Anwendungsfall des Käufers relevant sind. „Mein bester Rat lautet: Bitten Sie um Angabe von Referenzkunden, die für Ihre Branche und Unternehmensgröße relevant sind, denn dort sind die kritischen Punkte ähnlich wie bei Ihnen.“

Lisa Rowan schlägt vor, sich zur Vermeidung von Problemen zwischen einer Talent-Management-Suite und einem HR-Kernsystem an einen Referenzkunden mit genau dem gleichen Kernsystem zu wenden. „Machen Sie ganz präzise Angaben zu Ihrer Kernplattform und befragen Sie dann den Talent-Management-Anbieter zu dieser Plattform“, so ihr Rat. „Achten Sie darauf, mit Referenzkunden zu sprechen, die dasselbe HR-Kernsystem wie Sie verwenden, und fragen Sie nach einschlägigen Erfahrungen.“

Rowan empfiehlt zudem, die verschiedenen Anwendungsfälle des eigenen Unternehmens durchzuspielen: „Achten Sie bei der Angebotsprüfung darauf, dass Sie Demoszenarien verwenden, die für Ihre Firma typisch sind und auch wirklich erkennen lassen, ob die Integration funktioniert oder nicht."

Ziehen Sie eine IT-Fachkraft hinzu

Cloudbasierte Anwendungen sind oftmals so aufgebaut, dass Geschäftsanwender sie einfach selbst implementieren können. Mehrere Anwender weisen jedoch darauf hin, dass für die notwendigen Integrationsschritte trotzdem eine Fachkraft erforderlich ist.

In Stacie Mallens Firma gab es keine eigene IT-Abteilung und sie implementierte die SilkRoad-Module selbst. Allerdings zog sie für den Abgleich der Daten einen Berater hinzu und schlägt anderen vor, es ebenso zu machen.

„Sie brauchen jemanden in Ihrem Team, der sich mit der Backend-Integration auskennt“, erklärt Mallen. „Und wenn es niemanden gibt, wenden Sie sich an einen IT-Berater, der mit Ihnen zusammen dafür sorgt, dass Sie das verstehen, was Sie sich anschauen.“

Eine integrierte Talent-Management-Suite braucht Zusammenarbeit

Rowan zufolge hängt der Erfolg einer Talent-Management-Suite auch davon ab, wie „integriert“ die einzelnen Teile der Personalabteilung des Käuferunternehmens sind. Die Chance, einen Anbieter zu finden, dessen Lösung in allen Funktionsbereichen „Best of Breed“-Qualität besitzt, seien ziemlich gering: Eher sind die Führungskräfte aus den verschiedenen Teilen der HR-Abteilung gezwungen, Abstriche zu machen und untereinander Kompromisse einzugehen.

„Überlegen Sie, wie bereit Sie für den Kauf sind – in dem Sinne, dass Sie sich als Gruppe auf eine einzige Plattform verständigen. Ein ziemlich sicheres Rezept für den Misserfolg ist es, wenn die Personalgewinnung oder das Lernangebot als separate Lösungen realisiert werden“, so Rowan. „Sie werden sich in die Augen sehen und sagen müssen: ‚Vielleicht ist diese Lösung nicht für jeden von uns ideal, aber mit der integrierten Plattform werden wir alle zusammen letztlich besser fahren.‘“

Artikel wurde zuletzt im Februar 2014 aktualisiert

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