SAP Business One und die Brauerei: Eine Unternehmer-Geschichte

Business Case über die Nutzung von SAP Business One und OrchestratedBeer und die damit verbesserte Prozesssteuerung im Nutzerumfeld einer Brauerei.

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SAP ERP

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Ryan Hilliard, Hilliard's Beer

Ryan Hilliard möchte möglichst wenig Zeit mit IT-Systemen verbringen – obwohl er eine Zeitlang als Tech-Entrepreneur, de-facto-Systemintegrator und Helpdesk-Administrator für seine Familie gearbeitet hat. Als Mitgründer und CEO leitet Hilliard das Unternehmen Hilliard's Beer mit seiner 650 Quadratmeter großen Brauerei, angesiedelt in einem Arbeiterbezirk von Seattle. Um mehr Zeit für das zu haben, für das er sich wirklich interessiert, setzt er jetzt SAP Business One ein: „Ich will nicht dasitzen und Abfragen schreiben“, sagt Hilliard, „ich will einfach Bier brauen.“

Heute, etwa ein Jahr nach dem Start, kommt Hilliard's Beer auf etwa 1 Million US-Dollar Jahresumsatz. Hilliard selbst ist darüber nur widerwillig zu einer Art Experte für On-Demand-Software von SAP für den ERP-Bereich wie SAP Business One geworden. Vorher sammelte er Erfahrungen in einer breiten Palette an Branchen wie Finanzen, Bau und Flugausbildung, die viel Einfluss auf seine heutige Philosophie hatten.

IT-Experte wider Willen

Als junger Mensch war Hilliard nach eigenem Bekunden fasziniert von Computern. Auf der High School schrieb er schon eigene Programme. 1990 gründete er einen frühen Internet-Serviceprovider namens TwoAlpha, den er später mit etwa 1000 Abonnenten verkaufte.

Hier lernte er über Software und System-Integration – mehr, als er wollte: „Ich habe einen Teil dieser Arbeit erledigt“, sagt der Unternehmer, „ich weiß, wie schwierig sie ist.“ Unter seiner Leitung erfolgte bei der Buchhaltungssoftware der Umstieg von QuickBooks von Intuit auf ein kleines Software-Paket speziell für ISPs. „Es dauerte sechs Monate, bis alles lief. Ich habe mir dabei unzählige Haare ausgerissen“, so Hilliard.

Ebenso widerwillig musste Hilliard bereitstehen, wenn Mitglieder seiner Familie ihn wegen Computer-Problemen anriefen, erzählt er. „Ich will das gar nicht“, sagt er nur halb im Scherz, „hört auf, mich mit euren Fragen anzurufen.“

Die Geburt von Hilliard's Beer

Schon länger war Brauen zuhause ein Hobby von Hilliard gewesen. Er nahm an einigen Wettbewerben teil und schnitt dort gut ab. Meisten aber arbeitete er als Fluglehrer für eine private Schule am Boeing Airfield, etwa 25 Kilometer von Seattle entfernt. Letztlich entschied er, die lange erträumte Karriere als Berufspilot aufzugeben. „Piloten werden nicht gut bezahlt, sie arbeiten sehr, sehr hart, und sie sind kaum zuhause“, erklärt er.

Als ihm dann ein Freund dazu riet, ein eigenes Unternehmen zu gründen, dachte er hart darüber nach. „Warum startest Du nicht einfach Deine eigene Brauerei“, habe der Freund gefragt. „Ich habe es dann einfach getan“, erzählt Hilliard, „ich glaube nicht, dass er damit gerechnet hat.“

Technologie im Clinch mit Produktion

Ein eigenes Unternehmen bedeutete, wieder mit QuickBooks zu arbeiten – doch dieses Mal passte es noch schlechter als bei TwoAlpha, vor allem, als Hilliard's Beer zu wachsen begann. „Wir haben das Unternehmen nur mit QuickBooks und Excel-Tabellen gesteuert“, sagt Hilliard über die ersten sechs bis acht Monate im neuen Geschäft. Das sei „sehr, sehr schlecht gelaufen“.

Ein Hauptgrund dafür: QuickBooks war nicht auf den Umgang mit Lagerbeständen ausgelegt. „QuickBooks ist nicht besonders gut für die Produktion“, sagt Hilliard, „wir haben einen bestimmten Lagerbestand, dessen Kosten sich ständig verändern. Wenn wir das Bier produzieren, ist das Rezept jedes Mal anders, weil unsere Rohmaterialien variieren. QuickBooks kann das nicht berücksichtigen.“

Letztlich habe man die Versuche aufgegeben, den Lagerbestand ständig zu erfassen, so Hilliard: „Es war sinnlos. Es war ohnehin nie genau. Wenn ich wissen wollte, was im Lager war, musste ich hingehen und nachsehen.“

SAP Business One mit Orchestrated Beer

In dieser Zeit ging Hilliard auf eine Kleinbrauer-Konferenz und traf dort einen Vertreter von Orchestra Software, einem Anbieter aus dem US-Bundesstaat Oregon, der auf branchenspezifische Zusatzsoftware für kleine und mittlere Unternehmen spezialisiert ist. Zu seinem Angebot zählt auch OrchestratedBeer, eine Spezial-Anwendung auf der Grundlage von SAP Business One OnDemand, die sich laut Orchestra durch ihr Enterprise-Leistungsniveau auszeichnet.

Hilliard war sofort interessiert und ließ sich überzeugen, SAP und die Orchestra-Software anzuschaffen. Die Tatsache, dass sie in der Cloud läuft, kam ihm dabei entgegen – er wollte sein System schnell am Laufen haben, mit weniger Komplikationen als bei Vor-Ort-Software und ohne eigene IT-Abteilung.

Hätte er nicht von SAP gehört, würde er trotz der Probleme vielleicht noch heute QuickBooks nutzen, sagt Hilliard. „Ich weiß nicht, ob ich mir SAP je angesehen hätte. Das ist doch für große Unternehmen, solche in der Fortune-100-Liste. Aber ich wollte natürlich auch irgendwann zu den Fortune 100 gehören, also ging ich in diese Richtung.“

Wie Hilliard sagt, kann SAP Business One schwierig sein und vielleicht nicht so intuitiv, wie er es gerne hätte. Trotzdem konnte er damit die Vorbereitungszeit für Berichte an Bundesbehörden, wie sie für Brauereien vorgeschrieben sind, auf die Hälfte verringern.

„Früher brauchte ich eineinhalb Tage, um die Daten für diese Berichte aus unseren Aufzeichnungen über Produktion und Verkauf zusammenzustellen“, berichtet Hilliard, „jetzt mit SAP gibt es eine Abfrage, die alles von selbst erledigt. Ich drücke auf „go“ und gebe eine Zeitspanne ein, und schon bekomme ich den Bericht. Das ist alles.“

Am wichtigsten, so Hilliard: SAP Business One und OrchestratedBeer geben ihm die Möglichkeiten, mit Kosten und Produktionszeitplänen zu experimentieren. So lässt sich die Menge des produzierten Bieres bei gegebener Ausrüstung maximieren. Das ist keine leichte Aufgabe, denn unterschiedliche Biersorten erfordern unterschiedliche Rezepte, Brauverfahren und Zeiträume.

Diese Daten werden in SAP erfasst, erklärt Hilliard – bis hinunter zu kleinen Details wie der Frage, ob Malz günstiger in Säcken oder als lose Ware gekauft werden sollte. „Diese Art von Transparenz haben viele andere kleine Brauereien einfach nicht“, sagt Hilliard, „in einem QuickBook-Maßstab ist so etwas einfach nicht möglich“.

Artikel wurde zuletzt im Januar 2013 aktualisiert

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