SAP S/4HANA als Basis für innovative Geschäftsmodelle

Swiss Property ist eine der ersten Firmen, welche die Business Suite 4 SAP HANA ausrollte, um eine digitale Business-Infrastruktur-Plattform zu entwickeln.

Der Erste zu sein, der auf neue Technologien wie eine Software-Plattform setzt, kann enorm lohnend sein. Allerdings sind die Risiken hoch, wenn die Plattform noch nicht ausgereift ist.

Genau dies ist bei SAP S/4HANA der Fall. Die Plattform ist aktuell so innovativ, dass viele Unternehmen noch keinen Business Case sehen, der die Risiken und Kosten der Umsetzung übertreffen würde. Deshalb braucht es manchmal eine Firma, die den Sprung wagt und als Pionierunternehmen ihre Vision umsetzt. Ein solches Unternehmen ist Swiss Property, das S/4HANA ausrollte, um seine digitale Business-Infrastruktur-Plattform zu entwickeln.

Die Schweizer Immobiliengesellschaft hätte S/4HANA nicht unbedingt gebraucht: Ohne Zweifel kann das Unternehmen sein Geschäftsmodell auch ohne S/4HANA umsetzen. Aber laut Jaan Saar, Head of Process and IT bei Swiss Property, war es die ideale Plattform, damit alle Vorhaben realisiert werden konnten.

Um vollständig zu begreifen, warum das so ist, sagt er, ist es wichtig zu verstehen, wie sich das Geschäftsmodell von Swiss Property von traditionellen Bau- und Immobilien-Geschäftsprozessen unterscheidet. Das in Zürich ansässige Unternehmen wurde im Jahr 2013 mit dem Ziel gegründet, Ineffizienzen in der Baubranche, von denen es jede Menge gibt, zu reduzieren.

„Die Produktivität [der Baubranche] in Europa ist in den vergangenen 15 Jahren rückläufig gewesen, während sie in jeder anderen Branche gestiegen ist“, erläutert Saar. „Wir haben das Internet, mit dem alles online geht, und wir haben bessere Technologien, aber trotzdem gibt es zu wenig Produktivität. Also: Warum ist das so?“

Swiss Property führte deshalb in einem neuen Business-Modell drei Grundprinzipien ein mit der Absicht, das traditionelle Geschäftsmodell der Bauindustrie zu sprengen. Das erste Prinzip sind schlanke Herstellungsprozesse. Sie sollen es Swiss Property ermöglichen, vorgefertigte Baukomponenten in der gleichen Art und Weise zu verwenden, wie Autos gebaut werden.

Das zweite Prinzip ist das Management des gesamten Lebenszyklus von Immobilien. Swiss Property will dabei den kompletten Entwicklungsprozess steuern – vom Finden der Immobilien über den Bau bis zu Verkauf, Vermietung und Verwaltung des Gebäudes nach Fertigstellung. Das dritte Prinzip – Standardisierung – bedeutet, dass Swiss Property die gleichen Bauteile für die grundlegende Konstruktion aller Gebäude verwendet, die etwa 70 Prozent der Projekte ausmachen, erklärt Saar.

Umfassende Funktionalität erforderlich

Um dieses ehrgeizige und innovative Geschäftsmodell zu managen, brauchte Swiss Property eine IT-Infrastruktur, die alle Funktionen des Entwicklungslebenszyklus verwalten kann. Dazu gehören Dinge wie Finanzen, Planungs- und Kostenkalkulationstools, Projekt-Management, Supply Chain und ein Datenspeicher für jedes Element, das im Lebenszyklus eines Projekts verwendet wird. Diese komplexen Anforderungen führten dazu, dass Swiss Property S/4HANA in Erwägung zog, sagt Saar.

„Weil wir alles Mögliche erledigen mussten, brauchten wir ein ERP-System mit einer Vielzahl von Funktionen“, erklärt er. Hinzu kommt: „Wir machen alles selbst und greifen nicht auf Subunternehmer zurück, sodass wir uns auf so wenige Akteure wie möglich beschränken. Das ist im Baugewerbe ungewöhnlich, weil man immer mit Problemen rechnen muss. Aber wir sind nicht so schlecht dran, weil bei uns alles integriert ist: Alle unsere Teams teilen Informationen, das Designteam mit dem Produktionsteam, das Produktionsteam mit der Herstellung und so weiter.“

SAP S/4HANA hat alle Funktionen, die von Swiss Property benötigt werden, aber die Implementierung war von vornherein keine todsichere Sache. „Wir hätten aufgrund unserer Größe [rund 100 Mitarbeiter] nie SAP in Betracht gezogen. Aber unser CEO war zu der Zeit gut über SAP informiert, und er wusste, dass S/4HANA auch für kleinere Unternehmen in Frage kommt“, erzählt der IT-Experte. „Wir hatten zudem ehrgeizige Pläne für unser Wachstum, deshalb brauchten wir etwas, das flexibel ist und schnell mit uns mitwachsen kann.“

Kleines Unternehmen, komplexe Struktur

Ein weiterer Faktor, der für die Einführung von S/4HANA sprach, sagt Saar, ist die Komplexität des Unternehmens: Obwohl Swiss Property hinsichtlich der Zahl seiner Mitarbeiter ein kleinerer Betrieb ist, ist seine Unternehmensstruktur ziemlich komplex. Das Unternehmen hat zwar seinen Sitz in der Schweiz, unterhält aber zwei Produktionsstätten in Estland und hat mehrere Rechtsformen.

„Für jedes Projekt gibt es einen eigenen Rechtsträger. Unser Finanzchef hat unsere rechtliche Struktur mit der Struktur der Volkswagen-Gruppe verglichen, die eine ähnliche rechtliche Struktur besitzt“, so Saar. „Aber der Schlüssel [für die Auswahl von S/4HANA] ist tatsächlich die Integration all dieser Teile des Immobilien-Lebenszyklus und die Zusammenführung von all diesem mit den Finanzen. Und um letztendlich natürlich in der Lage zu sein, diese 'Single Source of Truth' zu bauen – das ist es, was SAP auszeichnet.“

Da das Unternehmen relativ jung ist, sprach dies ebenfalls für S/4HANA, da es nicht von Legacy-Systemen belastet war. Im Jahr vor der Veröffentlichung der S/4HANA-Plattform evaluierte Swiss Property mehrere andere Systeme und erstellte für SAP ECC 6 einen Proof of Concept. Dieses System, sagt Saar, wäre vielleicht in gewisser Weise sicherer gewesen was die Implemetierung betrifft, da es sich um eine bewährte, erprobte Plattform handelt.

„Als es allerdings an die Umsetzung ging, fanden wir heraus, dass wir die Möglichkeit haben, S/4HANA einzusetzen, das kurz darauf veröffentlicht wurde – und wir sahen es als die Plattform der Zukunft“, so der Head of Process and IT.

Die Vor- und Nachteile der frühen Einführung

Der Erste im Ziel zu sein bringt Vorteile – allerdings auch etliche Herausforderungen. Zu den Nachteilen eines Early Adopters gehören zum Beispiel Software-Bugs, fehlende Dokumentation und die Tatsache, dass man sich in unbekanntes Gefilde begibt.

„Wir sollten von SAP wahrscheinlich Geld zurückfordern, weil wir kostenlos eine Menge Tests für sie gemacht haben“, scherzt er. „Aber der Vorteil, der Erste oder einer der ersten Anwender zu sein, ist die immense Menge an Unterstützung, die wir von SAP bekommen haben. SAP Customer Care und die SAP Regional Implementation Group waren für uns eine große Hilfe. Sie nahmen unsere Probleme ernst und reagierten extrem schnell auf sie.“

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Als ein kleines Unternehmen mangelte es Swiss Property an IT-Ressourcen, die erforderlich sind, um die Umsetzung des Projekts alleine durchzuziehen. Deshalb ging man eine Partnerschaft mit Intelsys ein, einem SAP-Partner mit Sitz in Estland.

Da das System für ein wichtiges, gerade anstehendes Projekt benötigt wurde, musste die Implementierung innerhalb einer recht ehrgeizig gesetzten Frist über die Bühne gehen und wurde schließlich innerhalb von zwei Monaten abgeschlossen. Dass die Frist eingehalten werden konnte, begründet Saar wieder damit, dass keine alte, belastende Infrastruktur vorhanden war. Das Ergebnis wird nun als Digital Building System bezeichnet und umfasst erste Funktionalitäten für die Bereiche Finanzen, Supply Chain Management, schlanke Produktion und Projekt-Management.

„Zwar konnten wir die Implementierung technisch in zwei Monaten umsetzen, aber für das Change Management brauchte es mehr Zeit – mehr Zeit für Tests und Training. Aber wir haben alles zum Laufen gekriegt und die Leute dazu gebracht, sich an die Software zu gewöhnen und mit ihr zu arbeiten. Schließlich hatten wir aber so etwas noch nie vorher“, sagt Saar. „Wir hatten ja kein ERP-System, deshalb war es früher ein wenig chaotisch. Aber jetzt bringen wir Ordnung ins Chaos, und wir bitten die Jungs, mehr Daten für jede einzelne Transaktion einzugeben. Dies nimmt zwar mehr Zeit in Anspruch, und es ist mühsam. Aber am Ende wird man mit einer Transparenz belohnt, die es vorher nicht gab."

Diese Transparenz brachte das Unternehmen dazu, Probleme in dem Prozess zu finden, die relativ schnell und leicht behoben werden konnten. Aber Saar behauptet, dass sie sich auch freuen, Funktionalitäten hinzufügen, die die Vorteile von HANA ausnutzen – wie etwa Analytics oder die Einbeziehung des Internet der Dinge in die Supply Chain, um Sendungen zu verfolgen. All dies soll den gesamten Prozess des Entwicklungszyklus effizienter und kostengünstiger machen.

„Die Idee ist es, dass der gesamte Lebenszyklus für Immobilien von einem einzigen System unterstützt wird“, sagt der Swiss-Property-Mitarbeiter. „Mit diesem System können wir Daten sammeln und speichern und diese dann nutzen. Und natürlich hoffen wir, mit dem Digital Building System weiterhin innovativ zu sein.“

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Artikel wurde zuletzt im November 2016 aktualisiert

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