Soziale Netzwerke und UC: Wenn Präsenzinformationen ein Datenschutz-Problem sind

Übermittelt Kommunikationssoftware den Verfügbarkeitsstatus, greift der Beschäftigtendatenschutz um Leistungs- und Verhaltenskontrollen zu verhindern.

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77 Prozent der Berufstätigen in Deutschland sind auch nach ihrer regulären Arbeitszeit für Vorgesetzte, Kollegen...

und Kunden erreichbar, 30 Prozent sogar zu jeder Zeit, so eine Umfrage des Hightech-Verbandes BITKOM. Bei der Vielzahl an Kommunikationsmöglichkeiten ist allerdings nicht immer klar, ob nun jemand über Skype, Facebook, Handy oder E-Mail am besten zu erreichen ist. Sendet man zum Beispiel eine E-Mail, obwohl man den Kollegen in Echtzeit über Skype erreichen könnte, kann wertvolle Zeit verloren gehen. Doch moderne Kommunikationslösungen bieten eine Abhilfe.

Ein Signal für die Verfügbarkeit

Viele der sozialen Netzwerke und Chat-Dienste zeigen im Standard an, ob ein bestimmter Nutzer gerade angemeldet und damit erreichbar ist. Facebook zum Beispiel meldet für Kontakte auch, wann diese das letzte Mal eingeloggt waren, aber auch ob und wann die Kontakte eine Nachricht des Absenders angesehen haben.

Die Information über die aktuelle Verfügbarkeit eines Kommunikationspartners ist an sich nützlich und hilft bei der Zusammenarbeit über das Internet. Allerdings kann daraus auch ein Problem für den Datenschutz entstehen. Das ist insbesondere für die nahezu überall präsenten sozialen Netzwerke, aber auch für moderne Lösungen im Bereich Unified Communication (UC) der Fall.

Präsenzinformationen machen transparenter

Durch die sogenannten Präsenzinformationen, also die Statusangaben zur Erreichbarkeit, können die Aktivitäten eines Nutzers sehr transparent werden: Zum einen begleiten viele Smartphones ihre Nutzer fast überall hin und sind nahezu ständig mit dem Internet verbunden, so eine Umfrage des BVDW (Bundesverband Digitale Wirtschaft). Zum anderen werden soziale Netzwerke wie Facebook vermehrt mobil genutzt. Da sich zahlreiche Nutzer bei sozialen Netzwerken gar nicht abmelden, könnten Dritte darüber verfolgen, wie lange ein bestimmter Nutzer das mobile Internet verwendet, dank der oftmals unbedacht freigegebenen Standortinformationen auch an welchem Ort.

Gleichzeitig wachsen viele der Kommunikationslösungen zusammen und werden unter dem Dach von Unified Communication gebündelt. Selbst wenn sich also jemand von seiner VoIP-Anwendung abmeldet, ist er weiterhin auf anderen Kommunikationskanälen erreichbar. Diese Erreichbarkeit wird von vielen Unified-Communication-Lösungen wie Microsoft Lync auch über Präsenzinformationen signalisiert, je nach Einstellung sobald sich ein Anwender an seinem Arbeitsplatz oder bei entsprechender Anbindung auch im Home-Office anmeldet. Dabei können die Nutzer häufig auswählen, warum sie aktuell nicht verfügbar sind, also dass sie zum Beispiel in einer Besprechung sind.

An Privatnutzung und mögliche Überwachung denken

Die eigentlich hilfreichen Präsenzinformationen werden dann zum möglichen Datenschutz-Problem, wenn sie eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle durch den Arbeitgeber oder eine heimliche Überwachung durch Dritte möglich machen. So könnten die Statusinformationen zur Erreichbarkeit technisch gesehen ausgewertet werden, um die Anmelde- und Abmeldezeiten, die Präsenzzeiten im Home-Office und die Unterwegs-Zeiten auszuwerten. Es kann ja auch festgestellt werden, mit welchen Geräten und damit an welchen Standorten der Kommunikationsdienst genutzt wird.

Werden durch den Nutzer zudem Details über den aktuellen Grund der Abwesenheit hinterlegt, wie die Teilnahme an einer Besprechung, ergibt sich unter Umständen sogar ein Tätigkeitsprofil. Deshalb haben Datenschützer bereits mehrfach vor der unüberlegten Nutzung von Präsenzinformationen gewarnt, wie zum Beispiel ein Tätigkeitsbericht der Datenschutz-Aufsicht aus Sachsen zeigt.

Ein Sonderfall für den Datenschutz stellt zudem die unter Umständen erlaubte Privatnutzung von Smartphone oder Notebook dar oder aber die betriebliche Nutzung privater Geräte (BYOD). Hier besteht die Gefahr, dass auch die Zeiten der privaten Nutzung unter die Kontrolle des Arbeitgebers oder eines anderen Dritten fallen könnten. Theoretisch könnte zum Beispiel der Arbeitgeber über die Präsenzinformationen sehen, wie lange der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin abends noch bei Facebook angemeldet war.

Datenschutz-Optionen müssen bekannt sein

In der Regel bieten die sozialen Netzwerke und andere Kommunikationsdienste die Möglichkeit, dass der Nutzer selbst die Anzeige seiner Präsenzinformationen verhindert. Doch viele Nutzer kennen die entsprechenden Einstellungen nicht oder wissen nicht um die möglichen Folgen für ihre Privatsphäre. Hier ist also Aufklärung erforderlich.

Bei Unified-Communication-Lösungen wie den Microsoft Lync Server 2013 ist der Anwesenheits- oder Präsenzstatus im Standard für alle anderen Nutzer sichtbar. Es gibt allerdings spezielle Datenschutz-Optionen, die bekannt sein und genutzt werden sollten.

Fazit: Auch hilfreiche Funktionen genau prüfen

Die Anzeige der Präsenzinformationen bei Kommunikationsdiensten ist ein gutes Beispiel dafür, dass auch scheinbar unkritische, praktische Funktionen, die den Ablauf im Unternehmen optimieren können, genauer betrachtet werden sollten.

Als Arbeitgeber sollte man jede Möglichkeit einer heimlichen Mitarbeiterüberwachung so weit wie möglich verhindern, denn Dritte könnten diese ausnutzen. Schließlich bieten viele Unified-Communication-Lösungen Schnittstellen an, um unter anderem die Präsenzinformationen an andere Anwendungen zu übertragen. Gelingt Unbefugten ein Abfragen dieser Informationen, könnten die Nutzer in ihren Online-Aktivitäten heimlich verfolgt werden.

Artikel wurde zuletzt im Juli 2013 aktualisiert

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