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Technology Business Management (TBM) mit Apptio

CIOs und CDOs müssen die IT ihrer Organisation managen. Im Interview erläutert Sven Schrade von Apptio, wie das Angebot des Unternehmens hierbei hilft.

CIOs nehmen die zentrale Rolle im IT-Management eines Unternehmens ein. Sie müssen die IT-Lieferkette bedienen und verwalten, wofür sie das nötige Werkzeug benötigen, um alle Anforderungen dieser Supply Chain abzudecken.

Im Interview erläutert Sven Schrade, Regional Vice President EMEA bei Apptio, wie das SaaS-Angebot des Unternehmens bei der Planung und Umsetzung des Business Managements hilft. Schrade erklärt außerdem, was unter dem Begriff Technology Business Management zu verstehen ist und hinter dem TBM Council steckt.

Herr Schrade, seit 2007 entwickelt Apptio Anwendungen für das Business Management. Können Sie uns erklären, was Apptio für Anwendungen entwickelt und für welche Einsatzszenarien diese gedacht sind?

Sven Schrade: Der IT-Bereich, geführt vom CIO beziehungsweise CDO und seinem Führungsteam, ist die komplexeste Organisationseinheit und zugleich ein kritischer Erfolgsfaktor eines Unternehmens. Während Produktionsverantwortliche ein Produktionssteuerungssystem, der CFO ein ERP-System und Vertriebsverantwortliche ihr CRM-System zur Steuerung ihres Geschäftsbereichs haben, sieht die Situation für den CIO und sein Führungsteam zumeist anders aus. Sie müssen sich in der Regel mit Datenexporten aus unterschiedlichen Finanz- und Betriebssystemen ihre Welt zeitaufwendig, manuell und fehlerbehaftet in Excel aufbauen, um Entscheidungen zu treffen.

Der CIO ist verantwortlich für die IT-Supply-Chain und führt somit ein Unternehmen im Unternehmen. Jedes Jahr aufs Neue müssen Anforderungen von Kundenseite verstanden werden, eine entsprechende Ressourcenplanung mit Assets, Personal und Anbietern durchgeführt, Optimierungspotentiale identifiziert und umgesetzt sowie ein monatlicher Fortschritt berichtet werden. Eine Endlosschleife, die ganze Steuerungs- und Planungsteams beschäftigt. Nicht nur mit der formalen Ausführung des Prozesses, sondern insbesondere mit der Erklärung von Planabweichungen auf monatlicher Basis und Ad-hoc-Anfragen. Diese Endlosschleife kann mit Apptio als IT-Business-Management-System effizient automatisiert, auf Standards basierend und bei gleichzeitiger Berücksichtigung individueller Anforderungen umgesetzt werden.

Mithilfe der verfügbaren SaaS-Applikationen von Apptio haben Kunden verschiedene Einstiegspunkte: Bei der Planung von Kundenanforderungen, Projekten und Ressourcen. Mit transparenten Kostenanalysen und Kostentrends sowie What-If-Szenarien. Über Optimierung, also automatisiertes Benchmarking, optimale Ressourcenplanung ausgerichtet auf den Kundenbedarf. Und durch Collaboration mit Business Reviews und Kunden-Reviews.

Alle vier Einstiegsszenarien erfordern unterschiedliche Informationen. Apptio nutzt die vorhandenen Daten und bringt sie in eine nachvollziehbare und standardisierte Struktur. Da kein Unternehmen vollständige, durchweg konsistente und bereinigte Daten hat, setzt Apptio auf eine eigens entwickelte Data Engine. Sie ist in der Lage, alle Rohdaten der verfügbaren Systeme zu importieren, zu analysieren und zu bereinigen. Im nächsten Schritt werden die Daten mit einem Master-Datensatz verbunden und so die Standardmodelle, KPIs, Analysen und Prozesse gefüllt.

Wer ist Ihre Zielgruppe?

Schrade: Die Lösungen von Apptio richten sich im Wesentlichen an drei Gruppen: CIOs sowie CDOs und deren Führungskräfte im Bereich IT-Strategie, IT-Governance, IT-Portfolio-Management; IT-Finance und IT-Controlling; und den Bereich Infrastructure und Operations. Apptio adressiert die Herausforderungen dieser drei Gruppen mit Software as a Service, die Unternehmen innerhalb von zwei bis acht Wochen produktiv im Unternehmen einsetzen kann und die beliebig skalierbar ist.

Mehr als 400 IT-Organisationen jeder Größe und Branche nutzen Apptio bereits als IT-Business-Management-System. Dazu gehören unter anderem Air Liquide, Boehringer Ingelheim, EDF Energy, Amadeus, Pon Holdings, Rabobank und Ubisoft.

Konzentrieren Sie sich auf bestimmte Projekte oder Nutzungsszenarien in Deutschland?

Schrade: Die Nutzungsszenarien sind in allen Industrien gleich, nur je nach Bedeutung und Entwicklungsstufe der IT unterschiedlich priorisiert. Sehen wir uns die Nutzungsszenarien der bereits genannten drei Gruppen an. Für CIOs/CDOs und deren Führungskräfte geht es zumeist um Anforderungen wie die Vermeidung von überraschenden Mehrausgaben in laufenden Jahr, die ein Investitionsstopp zum Ende des Jahres auslösen. Die Verhinderung von ineffizienter Allokation von Ressourcen zu geschäftskritischen Projekten. Eine Realisierung einer verlässlichen Sicht auf zukünftige Betriebskosten, die durch aktuelle IT-Investitionen (Projekte) entstehen. Eine Zusammenstellung aussagekräftiger Gesamtkosten (TCO) und Trends über zum Beispiel die Top 10 Applikationen und Services im Hause. Und es geht um mehr Transparenz. Denn fehlt diese, erachten Geschäftseinheiten zusätzliche IT-Services als umsonst und sehen sich belastet durch eine Gesamtpauschale, die von allen Bereichen getragen wird.

Die Funktionsbereiche IT-Controlling und IT-Finance wiederum sind in einem dauerhaften Jugend-forscht-Modus, in dem sie während des Jahres mehrfach die Ursache für die Abweichung zwischen Plan und Ist versuchen zu erklären. Sie entwickeln Hypothesen und versuchen, diese in aufbereiteten Daten zu bestätigen. Ist dies nicht erfolgreich, wird eine neue Vermutung aufgestellt und dieser nachgegangen.

Im Bereich Infrastructure und Operations (I&O) ist das Thema Cloud ein Beispiel, da es eines der Hauptthemen eines jeden I&O-Verantwortlichen ist. Die Cloud-Ausgaben der Unternehmen haben sich im Durchschnitt in den letzten zwei Jahren verdoppelt und der Trend hält an. Das Spektrum im Umgang mit Cloud reicht von der zaghaften Auflösung genereller Cloud-Verbote aufgrund von Sorgen zur Datensicherheit bis hin zu Cloud-First-Strategien.

Ihnen stellen sich daher Fragen wie: Wie können ein unkontrolliert steigender Konsum von Cloud-Services und somit steigende Kosten transparent gemacht werden? Sind abgerufene Cloud-Leistungen tatsächlich im Einsatz oder liegen die gebuchten Ressourcen ungenutzt in der Cloud? Welche Services oder Applikationen sollten als erstes in die Cloud migriert werden? Wird ein Premiumpreis für Cloud bezahlt, um mehr Flexibilität und schnellere Lieferzeiten zu erhalten? Wie hoch sind die realen Gesamtkosten, wenn Leistungen in die Cloud gegeben werden? Welche Kosten verringern sich in einer realen TCO-Betrachtung, wenn On-Premises-Services in die Cloud migriert werden?

In den letzten zwei, drei Jahren wurde der Begriff digitale Transformation häufig verwendet. Gibt es Beispiele, die zeigen, dass Projekte zur digitalen Transformation einen Mehrwert geschaffen haben?

Schrade: Apptio unterstützt digitale Transformationen durch IT-Governance und die Möglichkeit, Kostenoptimierungspotentiale im Betrieb zu identifizieren und diese für Transformationsprojekte einzusetzen, sowie jede IT-Investition mit einem Geschäftsziel zu verknüpfen. Ein Beispiel ist die Migration in die Cloud aus den Nutzungsszenarien für I&O. Damit hilft Apptio, IT-Investitionen bestmöglich zu nutzen und damit die digitale Transformation sicher und wirtschaftlich voranzutreiben.

Worauf sollten CIOs und IT-Führungskräfte achten, wenn Sie ein Projekt für die digitale Transformation ihres Unternehmens angehen?

Schrade: Im besten Fall erhalten CIOs und CDOs ein gesondertes und einmaliges Budget für die digitale Transformation. Die Frage ist aber auch: Was sind die Folgekosten im Betrieb aufgrund der Investitionen in neue IT-gestützte Geschäftsmodelle und Optimierungen? Um dies zu ermitteln sind zwei Dinge notwendig. Zum ersten muss die aktuelle Verteilung zwischen Run-the-Business (RTB) und Change-the-Business (CTB) verstanden werden.

„Technology Business Management als Disziplin ermöglicht eine effiziente und transparente IT-Supply-Chain und das Führen des IT-Betriebes wie ein Unternehmen.“

Sven Schrade, Apptio

Dies ist entgegen vieler Annahmen nach wie vor eine große Herausforderung in den meisten Unternehmen. Zum zweiten muss neben den Umsatzerwartungen verstanden werden, welche zukünftigen Betriebskosten (Run-the-Business) aufgrund heutiger Investitionsentscheidungen verursacht werden. Nur in Kombination dieser beiden scheinbar simplen Datenerhebungen ist eine profitable und somit nachhaltige digitale Transformation umsetzbar.

Sie verwenden den Begriff Technology Business Management (TBM) und Apptio ist Gründer des TBM Councils. Können Sie erklären, was die Aufgabe des TBM Councils ist?

Schrade: Technology Business Management als Disziplin ermöglicht eine effiziente und transparente IT-Supply-Chain und das Führen des IT-Betriebes wie ein Unternehmen. Dafür gibt es zwei wesentliche Gründe: Best Practice Sharing und Standards. CIOs, CDOs und auch CFOs weltweit haben in der IT-Organisation die gleichen komplexen Herausforderungen. Im unabhängigen Non-Profit TBM Council und seiner Community haben die Mitglieder vergleichbare Problemstellungen aufgegriffen. Im Ergebnis wurden Standards für Key-Performance-Indikatoren (KPIs), Kostenallokationen, Service-Katalog-Definitionen und automatisierte Prozesse entwickelt, von denen alle IT-Führungskräfte profitieren. Apptio hat diese Konzepte und Standards aufgegriffen und in Applikationen umgesetzt, die es erlauben, Technology Business Management in den Unternehmen zu operationalisieren. Mittlerweile hat das TBM Council mehr als 3500 Mitglieder – darunter CXOs und IT-Leiter aus einigen der weltgrößten Unternehmen wie zum Beispiel AIG, AOL, Cisco, DuPont und Exxon Mobile.

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Artikel wurde zuletzt im September 2017 aktualisiert

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