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Warum der Lizenz-Dschungel weiter kompliziert bleibt

SAP-Lizenz-Management ist für viele CIOs eine undankbare Aufgabe. Georg Brauckmann-Berger von Snow Software erläutert im Interview, worauf zu achten ist.

Jedes Jahr aufs Neue versuchen CFOs CIOs davon zu überzeugen, sich konzentriert mit der Verringerung der Lizenzkosten zu beschäftigen. Häufig bleiben die Kosten dennoch gleich oder steigen sogar. Ein Grund sind die komplexen Lizenzsysteme der Softwareanbieter – SAP bildet hier keine Ausnahme.

Georg Brauckmann-Berger, seit März 2015 Direktor Sales Development und Allianzen für die Regionen DACH, Osteuropa und Italien bei Snow Software, erläutert in diesem Interview, wie CIOs mit dem richtigen Ansatz die Lizenzkosten verringern können.

Außerdem diskutiert Brauckmann-Berger, warum die Lizenzsysteme der Softwareanbieter in den nächsten Jahren eher komplizierter als einfacher werden und welche Rolle die EU-Datenschutz-Grundverordnung hierbei spielt.

Snow Software und Oetker (OEDIV) kooperieren künftig und bieten eine SAP-Lizenzverwaltung als Managed Service an. Was beinhaltet dieser Lizenzservice im Detail?

Georg Brauckmann-Berger: Mit dem Snow Optimizer for SAP können Kunden des Managed Service in Zukunft automatisch typische Anzeichen für eine indirekte Nutzung, doppelte oder inaktive User erkennen und davon ausgehend die Lizenzen der Kunden so verwalten, dass der Gesamtbestand an SAP-Lizenzen optimal genutzt wird. Das erhöht einerseits die Kosteneffizienz, weil überschüssige Lizenzen abgebaut werden können. Andererseits können sich Unternehmen mit unserer Technologie vor den Risiken schützen, die im Zusammenhang mit einer indirekten Nutzung von SAP-Daten entstehen.

Wie erkennt der Snow Optimizer überflüssige oder fehlende Lizenzen beziehungsweise mögliche Probleme für ein Audit?

Brauckmann-Berger: Der Snow Optimizer for SAP ist eine in SAP integrierte Lösung, die für die Bedarfserkennung verschiedene Quellen, wie zum Beispiel Transaktionsdaten, Änderungsbelege, Personaldaten, Login-Daten, Rollen und so weiter analysiert. Auf Basis dieser Daten und auf Basis der Verträge zwischen den Unternehmen und SAP werden kundenspezifische Regelwerke aufgesetzt, die entsprechende Vorschläge darüber liefern, welche Lizenzen benötigt werden und welche nicht mehr.

Eine wichtige Info hierbei ist, dass der Snow Optimizer for SAP einen Schritt weitergeht und effektiver funktioniert als die Standard-SAP-Software, wie beispielsweise USMM und LAW. Diese konzentrieren sich eher auf das Compliance-Thema, nicht auf die Optimierung der vorhandenen Softwarelizenzen.

Was sollten Unternehmen generell bei der Lizenzverwaltung beachten, um unnötige Kosten zu vermeiden?

Brauckmann-Berger: Es gibt drei essentielle Punkte, die Unternehmen bei der Lizenzverwaltung berücksichtigen sollten, um unnötige Kosten zu vermeiden: Lizenzoptimierung, Compliance und Automatisierung. Snow Software unterstützt bei allen dreien.

Bezogen auf Lizenzoptimierung bedeutet das: Um unnötige Mehrausgaben zu vermeiden, müssen Unternehmen sicherstellen, dass die vorhandenen Engines und SAP-Systeme auch tatsächlich genutzt werden und dass alle Nutzer die richtigen Lizenzen im Einsatz haben. Gerade die Vergabe von Nutzerrollen erfolgt häufig pauschal und nicht auf der Basis des tatsächlichen Nutzungsverhaltens. Snow Software hilft herauszufinden, ob ein Nutzer seine Rollen und berechtigten Transaktionen tatsächlich nutzt. Falls nicht, kann ihm eine preiswertere Lizenz zugeordnet werden.

Compliance ist ein wichtiges Thema, denn SAP hat in den letzten Jahren die Anzahl der Audits sowie die Art und Weise, wie diese vor Ort durchgeführt werden, intensiviert. Die Aufdeckung von Verstößen im Rahmen des Audits kann schnell sehr teuer werden – gerade bei nicht vorhandenen oder falschen Benutzerlizenzen sowie bei der indirekten Nutzung. Wir empfehlen eine regelmäßige Compliance-Prüfung aller sich im Einsatz befindlichen Geräte, aller Benutzer sowie über die indirekte Nutzung – im Idealfall monatlich, mindestens jedoch vier Mal jährlich.

Schließlich ist Automatisierung ein wichtiges Thema. Viele Unternehmen überwachen ihre Lizenzen bereits, jedoch meist manuell mit Hilfe des SAP-Standards. Dies ist oft sehr zeitintensiv und größere Unternehmen benötigen dafür mehrere Wochen oder Monate. Ein weiterer Nachteil ist, dass die Resultate nicht uneingeschränkt verlässlich und nur für ein bestimmtes Zeitfenster gültig sind. Eine automatisierte Lösung hilft, den Aufwand für die SAP-Lizenzoptimierung massiv zu reduzieren (oft auf nur wenige Stunden oder Tage pro Jahr) und stellt die Compliance sicher.

Anbieter wie SAP, Oracle oder Microsoft haben über die Jahre komplexe Lizenz- und Abonnementmodelle aufgebaut. Wie können sich Kunden durch diesen Lizenz-Dschungel kämpfen?

Brauckmann-Berger: Der Lizenz-Dschungel wird in den nächsten Jahren nicht weniger kompliziert aussehen. Durch neue Technologien und die weitere Integration von Software und Plattformen, Business Transformation, das Internet der Dinge und Cloud-Lösungen wird das Thema Software Asset Management (SAM) in den kommenden Jahren nur noch wichtiger. Dazu kommen auch noch neue Compliance-Regelungen wie beispielsweise die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO/GDPR).

Die Notwendigkeit für eine erhöhte Transparenz in der Lizenzverwaltung beziehungsweise des Compliance-Status wird sich also auch erhöhen. Kunden werden diese zukünftig nur noch mit Hilfe von spezialisierten Tools und Dienstleistungen verwalten können. Hierfür bieten wir unter anderem spezialisierte Lösungen an: Für Cloud-Produkte haben wir verschiedene Lösungen im Einsatz, wie zum Beispiel Snow Cloud Discovery und Snow Software für Office 365.

Die Lösung Snow for Office 365 lässt sich beispielsweise vollständig in Office 365 integrieren und übernimmt die Verwaltung, Bereitstellung und Lizensierung der Office-365-Nutzer unabhängig von der Plattform. Jeder Nutzer erhält so die optimale Subscription für die weltweit meistgenutzte SaaS-Lösung – und Unternehmen können ihren tatsächlichen Bedarf transparent kontrollieren und steuern.

Mit Snow Cloud Discovery haben Unternehmen es leichter, ihre Ausgaben für Software as a Service (SaaS) und Infrastructure as as Service (IaaS) vollständig zu überblicken und zu optimieren. Die Software liefert eine integrierte Übersicht über SaaS-Anwendungen sowie IaaS-Umgebungen und gewährt auf Unternehmens- und Benutzerebene Einsichten in Nutzungsdaten. IT-Verantwortliche gewinnen verlässliche Erkenntnisse, auf deren Basis sich sämtliche Assets verwalten lassen. Die Lösung ermöglicht ihnen, immer mehr Services in die Cloud zu verlagern, Innovationsprojekte gezielt zu fördern und die digitale Transformation in ihrem Unternehmen voranzubringen, ohne das Risiko unnötiger Mehrausgaben eingehen zu müssen.

Georg Brauckmann-Berger, Snow Software

„Durch neue Technologien und die weitere Integration von Software und Plattformen wird das Thema Software Asset Management in den kommenden Jahren nur noch wichtiger.“

Georg Brauckmann-Berger, Snow Software

Für die EU-DSGVO, die im Mai 2018 rechtskräftig wird, bieten wir GDPR Risk Assessment: Die neue Lösung GDPR Risk Assessment von Snow Software hilft Unternehmen, Risiken im Umgang mit persönlichen Daten aufzudecken und sicherzustellen, dass die Vorgaben der europäischen Datenschutz-Grundverordnung stets erfüllt sind. Sie ergänzt die bestehenden Angebote des Unternehmens rund um Network Discovery, Softwareerkennung und Asset-Management. Gleichzeitig basiert die Funktionalität der neuen Lösung wesentlich auf der Expertise von Snow Software in diesen Bereichen. Unternehmen erhalten durch sie eine vollständige Übersicht über alle Geräte, Nutzer und Applikationen, wodurch sie potenzielle Datenrisiken exakt lokalisieren können – egal ob auf On-Premises-Systemen, in der Cloud oder auf Mobilgeräten.

Wie wird dies heute von Kunden von OEDIV umgesetzt? OEDIV bietet Kunden als Trusted Advisor mit dem Einsatz der Snow Lizenz-Tools einen umfangreichen Service und damit einhergehend einen Mehrwert durch die transparente Darstellung der Lizenznutzung an. Die unterschiedlichen Services werden dabei aus den OEDIV-Rechenzentren, welche sich ausschließlich in Deutschland befinden, erbracht.

Ein britisches Gericht entschied in einem Rechtsstreit zwischen SAP und Diageo im Februar 2017 zugunsten des Softwareunternehmens. Dabei ging es um die indirekte Nutzung von mySAP ERP auf einer Salesforce-Plattform. SAP hat seitdem Änderungen bei der indirekten Lizenzierung angekündigt. Wie bewerten Sie das Urteil und die Ankündigung von SAP?

Brauckmann-Berger: Das Urteil möchten wir nicht kommentieren.

Worauf sollten Unternehmen bei der indirekten Softwarenutzung achten?

Brauckmann-Berger: Wer bei der indirekten Nutzung den Überblick verliert, auf den können schnell Zusatzkosten in Millionenhöhe zukommen. Dabei geht es einerseits um die Frage, ob es bereits vertragliche Absprachen hinsichtlich einer indirekten Nutzung gibt. Andererseits geht es darum, Transparenz über indirekte Nutzungsformen zu erlangen. Welche Systeme wurden angebunden? Wie sieht die technische Anbindung an SAP jeweils aus? Wie werden die System von den Nutzern eingesetzt? Diese Informationen sind wichtig, um die Art der indirekten Nutzung festzustellen und den Business Case für das jeweilige Szenario zu berechnen. Nur dann kann ein Unternehmen die richtige Entscheidung bezüglich der indirekten Nutzung treffen.

Die Lösungen von OEDIV in Verbindung mit Snow Software helfen dabei, diese Fragen zu klären, die Kosten im Rahmen zu halten und unnötige Mehrausgaben wegen falscher Konfigurationen oder unpassender SAP-Lizenztypen zu vermeiden. OEDIV kann über die technische Anbindung der Infrastrukturen in den Rechenzentren die aktuellen Lizenzsituationen der Kundensysteme umgehend auswerten.

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Nächste Schritte

SAP Sapphire Now 2017: McDermott kündigt Änderung bei indirekter Nutzung an.

SAP-Lizenzen: Mit diesen drei Schritten verringern CIOs die SAP-Lizenzkosten.

SAP-Lizenz-Management: Fünf Tipps für geringere SAP-Lizenzkosten.

Artikel wurde zuletzt im November 2017 aktualisiert

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