Wie Cloud-Storage und Collaboration die E-Mail-Kommunikation verändern

E-Mail-Kommunikation wird sich durch soziale Netzwerke wie Facebook und Twitter, Cloud-Storage und Collaboration-Tools nachhaltig verändern.

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Collaboration-Software

Kommunikation via E-Mail wird in absehbarer Zeit nicht verschwinden. Allerdings ist es künftig womöglich nicht...

mehr das Medium der ersten Wahl. Es tauchen mehr und mehr alternative Technologien für Kommunikation auf.

Die Kerntechnologie von E-Mail hat sich seit den frühen Neunzigern nicht sehr verändert. Damals wurde die Möglichkeit für das Austauschen digitaler Nachrichten ins Leben gerufen. Im Anschluss folgten viele Technologien, um E-Mail zu erweitern und zu verbessern. Dazu gehören Verschlüsselung von E-Mails, sowie komplette und ausgereifte E-Mail-Clients. In der jüngeren Vergangenheit gab es dann Erweiterungen, mit denen sich E-Mail-Anhänge direkt in der Cloud und Collaboration-Diensten wie Dropbox oder Google Drive speichern lassen.

Im Grunde genommen hat sich E-Mail selbst allerdings nicht verändert. Wir erstellen eine Nachricht und klicken auf "Senden". Eben wegen dieser Einfachheit ist E-Mail seit Jahrzehnten ein relevantes Kommunikations-Medium. Allerdings ist es an der Zeit, die Anwendungsfälle neu zu prüfen.

Der Trend geht eindeutig zur unmittelbaren und kurz gefassten Kommunikation. Soziale Netzwerke wie Facebook, Twitter, LinkedIn und andere haben in den vergangenen Jahren schnell Fuß gefasst. Viele Menschen nutzen diese Dienste als primäre Mittel für die digitale Kommunikation. Text- und Bild-Nachrichten zwischen Smartphones, SMS, MMS (Multimedia Messaging Service) und proprietäre Dienste wie Apple iMessage und BlackBerry Messenger sind ebenfalls sehr universell. Mitarbeiter von Unternehmen lesen schlichtweg keine E-Mails von eintausend Wörtern Länge, wenn sie im Durchschnitt 105 E-Mails pro Tag bekommen. Das lässt sich schlichtweg auch nicht rechtfertigen.

Änderungen hinsichtlich des E-Mail-Konsums sind ebenfalls in Betracht zu ziehen. Mitarbeiter lesen Ihre E-Mails oftmals auf mobilen Geräten mit kleineren Bildschirmen. Das bedeutet wiederum, dass E-Mails mit weniger Wirksamkeit konsumiert werden. Aus Vergleichsgründen nehmen wir einen Tweet. Dieser hat 140 Zeichen und ist klein genug, um ihn auf die relevanten Teile zu sondieren.

Soziale Netzwerke haben gegenüber E-Mail auch noch den Vorteil, dass sie eine passivere Kommunikation erlauben. Sie können eine Idee einfach mal in die Runde werfen und die Leser fühlen sich nicht wie bei E-Mail verpflichtet, darauf zu antworten. E-Mail stapelt sich konsequent in den Posteingängen der Anwender. Somit sind Angestellte in einem niemals endenden Kommunikations-Kreis von Lesen und Antworten gefangen. Ein Studie der University of California (PDF) aus dem Jahre 2012 hat Folgendes ergeben: Mitarbeiter, die Ihre E-Mails nicht in regelmäßigen Abständen prüfen, sind weniger gestresst und produktiver als Angestellte, die das tun.

Weiterhin fehlen E-Mail die Features der heutigen Zeit. Dazu gehört unter anderem die Kenntnis über den Status des gewünschten Kommunikations-Partners. Wissen andere, was die Gegenstelle gerade tut, führt das zu einer effizienteren Kommunikation. Beispiele sind Meetings, gerade im Gespräch oder im Urlaub.

E-Mail kann weiterhin eine nützliche Methode sein, um Dateien mit anderen zu teilen. Allerdings liegt das nun in direkter Konkurrenz mit Cloud-Storage und Collaboration-Diensten. Zum Beispiel erlauben Google Drive und Evernote das gemeinsame Nutzen von Dokumenten, ohne dass die Datei direkt als Anhang einer E-Mail verschickt werden muss. Es bedarf nur eines einfachen Links und Sie können die Zusammenarbeit einer Gruppe am selben Dokument initiieren. Theoretisch ist E-Mail etwas intimer, weil Sie die Daten nicht wie bei sozialen Netzwerken in die Welt posaunen und andere das dann auch sehen können. Aber soziale Netzwerke haben die Notwendigkeit an Privatsphäre erkannt. Facebook Messenger und Twitter bieten die direkte Kommunikation ebenfalls. Auch viele andere soziale Netzwerke stellen private Nachrichten-Optionen zur Verfügung. Diese sind oft ein Hybrid aus E-Mail und Instant Messaging.

Man könnte Microsofts Akquise von Skype und Yammer als wegweisend deuten, in welche Richtung es für E-Mail geht oder welche Zukunft der Riese aus Redmond für E-Mail-Kommunikation sieht. Skype hat den populären MSN Messenger absorbiert. Anwender von Lync und Lync Online können nun die Anwesenheit, IM und Sprachkommunikation mit Skype teilen. Yammer, das soziale Netzwerk speziell für Unternehmen, integriert sich in Microsofts Dynamics CRM-Tool (Customer Relationship Management) und Salesforce.com. In der nahen Zukunft wird sich Yammer noch stärker in Office 365 und SharePoint integrieren. Outlook 2013 kann zu Konten von sozialen Medien linken und Exchange spendierte man seit Exchange 2007 Unified Messaging Features. Anwesenheits-Informationen wurden in Office-Produkte aufgenommen. Öffnen Sie einen Kontakt, sehen Sie sofort dessen Verfügbarkeit.

Google arbeitet ebenfalls an einer engeren Verknüpfung seines sozialen Netzwerks Google+ mit Google Drive, GMails Chat-Funktionen, Google Voice und Google+ Hangouts. Damit können Sie definierte oder Ad-hoc-Treffen mittels Video und IM realisieren. Weiterhin ist das Teilen von Fotos möglich.

Artikel wurde zuletzt im November 2013 aktualisiert

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