Alfresco, HP TeamSite, Wordpress und Co.: Alternativen zu Microsoft SharePoint

Gleich mehrere Produkte bieten ähnliche Funktionen wie Microsofts SharePoint. Erfahren Sie mehr über die wichtigsten SharePoint-Alternativen.

Dieser Artikel behandelt

Collaboration-Software

In den letzten Jahren wurde Microsoft SharePoint unbestreitbar zum Goldstandard für die Zusammenarbeit in Teams...

und das Content Management. Trotzdem sollte die Tatsache nicht ignoriert werden, dass SharePoint-Lizenzen ziemlich teuer sein können und die Software nicht ganz einfach im Support ist. Darüber hinaus finden viele Benutzer SharePoint nicht sehr intuitiv – auch nicht mit viel Training.

Glücklicherweise ist SharePoint nicht die einzige Option für Unternehmen, die Collaboration-Funktionen benötigen.

Gleich mehrere Produkte bieten ähnliche Features wie die Microsoft-Software. Die von uns präsentierte Liste ist nicht vollständig – es gibt viele Content Management Systeme (CMS) auf dem Markt –, wir konzentrieren uns aber in diesem Beitrag auf Technologien, die einerseits Gemeinsamkeiten mit SharePoint haben und andererseits besser für Organisationen in Bezug auf die Kosten oder das Management passen können.

Alfresco

Alfresco Software ist wahrscheinlich die bekannteste SharePoint-Alternative, da sie ähnliche Funktionalitäten wie SharePoint bietet. Die SharePoint-Funktionalität ermöglicht es Anwendern, in Office-Produkten die gleichen Möglichkeiten zur Zusammenarbeit zu nutzen wie mit SharePoint.

Wie SharePoint ist Alfresco ein webbasiertes Tool für das Enterprise Content Management (einschließlich Dokumenten-Management), Web Content Management, Records Management, Social Content Management und Collaboration. Daneben unterstützt Alfresco das Bearbeiten von Office-Dokumenten direkt aus dem Browser heraus.

Alfresco beinhaltet einige fortschrittliche Features und Möglichkeiten. Zum Beispiel ist es möglich, Inhalte zu liken und seinem Autor zu folgen. In Alfresco ist auch eine Workflow- und Content-Analyse-Engine integriert. Außerdem unterstützt das Werkzeug die automatische Tag-Kennzeichnung von Dokumenten sowie die Integration von verschiedenen File-Sharing-Anwendungen.

Alfresco hat seine Preise so strukturiert, dass die Kosten für das Produkt der Größe der Organisation entsprechen und der Art und Weise, wie das Produkt verwendet wird. Das Community-unterstützte Starter-Abonnement kostet 7.150 Dollar pro Jahr, während ein Quad-CPU Enterprise-Abonnement für 75.399 Dollar pro Jahr verkauft wird. Das Unternehmen bietet zudem Cloud-basierte Abos, die bei 129 Dollar pro Monat starten. Für eine detaillierte Preisauskunft über die verschiedenen Lösungen sollte man direkt Alfresco kontaktieren.

Huddle

Eine weitere populäre SharePoint-Alternative ist Huddle. Der Name (deutsch: Haufen) ist eine Anspielung auf American Football, bei dem aus einem Haufen von Spielern ein planvolles Vorgehen von Spielzügen entstehen soll.

Die Software ermöglicht die Datei-Synchronisierung und -Freigabe, die Collaboration in sicheren Arbeitsbereichen, Projekt-Management, Workflows und vieles mehr. Mit Funktionen für Whiteboards, Diskussionen und Meetings unterstützt Huddle die Zusammenarbeit in Echtzeit ebenso wie die Verwaltung unterschiedlicher Ressourcen. Die Software arbeitet mit Microsoft Office und sozialen Netzwerken zusammen. Da Huddle als SharePoint-Alternative vermarktet wird, kann es Daten aus SharePoint übernehmen.

Huddle verwendet ein abonnementbasiertes Preismodell. Das Workgroup-Abonnement beginnt bei 25 Benutzern und kostet 18 Euro pro Benutzer und Monat. Das Enterprise-Abo startet bei 100 Usern und ist mit 36 Euro pro Benutzer und Monat bepreist.

Erwähnt werden sollte noch, dass die Kosten für Huddle auf einer Stufe mit denen von SharePoint liegen. Ein Office 365 Enterprise E3-Abonnement kostet 19,70 Euro pro Benutzer und Monat und beinhaltet unter anderem SharePoint, Exchange Lync, Yammer und Microsoft Office.

HP TeamSite

Einige Organisationen möchten SharePoint-Alternativen vor allem deshalb verwenden, weil sie nicht alle Funktionen des Originals benötigen. Zum Beispiel brauchen viele Unternehmen Web-Content-Management-Funktionen, nicht aber unbedingt die anderen SharePoint-Features. HP TeamSite als ein Teil der Autonomy Suite kann für solche Organisationen eine gute Wahl sein.

TeamSite ist als ein umfassendes System für das Web Content Management (WCM) ausgelegt. Es hilft bei allen Themen rund um WCM – von Website-Design und Layout über Content Authoring bis zu Multichannel-Lieferung. Die Software ist auch in der Lage, Inhalte gezielt über Content Delivery auszuliefern, so dass beispielsweise Websites für die Besucher abhängig von ihrem geografischen Aufenthaltsort oder ihrem Verhalten angezeigt werden können.

TeamSite kann auch beim Metadaten-Management unterstützen – und etwa Inhalten Tags für die Kategorisierung und das Wiederauffinden von Informationen zuweisen. Dies erspart eine zeit- und arbeitsintensive manuelle Verschlagwortung. Zudem kann die Software Website Taxonomien und SEO-Richtlinien umsetzen und unterstützt die dynamische Generierung von Content Tags.

WordPress

Als SharePoint-Alternative für Organisationen, die ein kostenloses Content-Management-System suchen, kommt WordPress in Betracht. Das Werkzeug wird als Open-Source-Webanwendung für die Erstellung von Blogs vermarktet. Tatsächlich ist dies nur ein kleiner Teil der WordPress-Möglichkeiten, vielmehr können auch umfangreiche Business-Websites problemlos mit WordPress gebaut werden.

Im Kern ist WordPress ein grafisches Design-Tool. Admins können einen WYSIWIG (What you see is what you get) Design-Editor nutzen und damit Seiten innerhalb einer Website erstellen oder nach Bedarf neue Inhalte hinzuladen. Laut Aussage der Entwickler legt das System besonderen Wert auf Webstandards, Eleganz, Benutzerfreundlichkeit und leichte Anpassbarkeit.

Während WordPress ein eigenständiges, minimalistisches Web-Content-Management-System ist, stellen die Plugins den eigentlichen Wert des Systems dar. So wie SharePoint durch Web-Parts erweiterbar ist, lässt sich WordPress durch Plugins erweitern. Es gibt aktuell über 44.000 Open Source Plugins, die für WordPress frei verfügbar sind.

Beispielsweise gibt es Plugins, die die Verwendung von Anmeldeverfahren wie LDAP oder OpenID ermöglichen, den eigenen Blog mit Twitter verbinden oder WordPress um eine Statistik-Funktion erweitern. Unabhängig davon kann sich ein Unternehmen natürlich immer entschließen, mit eigenen Anpassungen zu arbeiten, statt sich auf Open-Source-Code zu verlassen.

Google Drive

Eines der besten Features von SharePoint ist die Dokumentbibliothek. Organisationen, die eine ähnliche Funktion benötigen, aber die große Investition in SharePoint scheuen, sollten sich mit Google Drive beschäftigen. Das Cloud-Storage-Angebot funktioniert wie die anderen Cloud-Speicherdienste Microsoft Onedrive, Box oder Dropbox.

Der Cloud-Speicher ist vor allem für Teams interessant, die Dokumente direkt über eine Weboberfläche kollaborativ bearbeiten wollen. Texte, Präsentation, Tabellen, Formulare und Bilder lassen sich direkt im Browser erstellen, bearbeiten und mit anderen Nutzern teilen.

Wie die SharePoint-Dokumentbibliotheken arbeitet Google Drive mit einer Vielzahl von Dateitypen. Dateien, die hochgeladen wurden, können mit anderen geteilt werden. Google bietet außerdem die Möglichkeit festzulegen, wer Dateien anzeigen, bearbeiten oder Kommentare absetzen kann.

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Oracle WebCenter

Oracle WebCenter Sites ermöglicht es wie SharePoint, Portale für den Austausch von Enterprise-Content zu bauen. Das Werkzeug unterstützt die effiziente Zusammenarbeit über kontextbezogene Collaboration-Tools, die Verbindungen zwischen Benutzern, Informationen und Anwendungen optimieren. Gleichzeitig hilft Oracle WebCenter sicherzustellen, dass Benutzer den Zugriff auf die richtigen Informationen im Zusammenhang mit dem Geschäftsprozess erhalten, an dem sie arbeiten.

WebCenter Sites legt besonders viel Wert auf die Interaktion mit mobilen Geräten, aber die beste Eigenschaft des Produkts dürften seine Dokumentenscannerfähigkeiten sein. WebCenter Sites kann Dokumentenbilder erfassen und dann eine automatisierte Erkennung, eine Klassifikation und ein Routing von diesen Bildern für Dateien wie Business-Formulare, Faxe und unformatierte Dokumente machen.

Open Text Enterprise Content Management

Wie der Name schon sagt, ist OpenText Enterprise Content Management ein Content Management System. Es dient insbesondere als Werkzeug, um Governance-Richtlinien in Dokumenten so umzusetzen, dass Compliance und Sicherheit gewährleistet sind und gleichzeitig auch die Informationen Lifecycles verwaltet werden können. Wie SharePoint bietet Open Text auch eine E-Discovery-Engine, die Rechtsabteilungen für das Sammeln von Inhalten einsetzen können.

Ein weiteres wesentliches Merkmal von OpenText ist die Archivierungsfunktion. Archivierungsrichtlinien funktionieren auch in Multi-Tenant-Umgebungen, und die Software unterstützt die Archivierung von externen Inhalten wie Google Mail und Office 365 Mail. OpenText bietet auch andere SharePoint-ähnliche Funktionen, wie die Möglichkeit, externe Dokumente zu teilen, Workflows zu bauen und inhaltsspezifische Dashboards zu erstellen.

Weil viele User SharePoint für wenig nutzerfreundlich erachten, lohnt es sich, sich mit ECM-Software zu beschäftigen, die SharePoint ähnlich ist, aber weniger Probleme oder Kosten verursacht. In einigen Fällen können Sie von der Software eine Freeware-Version zum Testen nutzen, bevor Sie diese im Produktivbetrieb einsetzen.

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Artikel wurde zuletzt im April 2016 aktualisiert

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