Benutzerfreundlichkeit und Cloud-Anwendungen stehen 2015 auf der ECM-Agenda

Der ECM-Markt wird 2015 von verschiedenen wichtigen Faktoren geprägt sein: Information Governance, Cloud, Usability und Konsolidierung. Eine Analyse.

2014 war für den Enterprise Content Management (ECM)-Markt ein interessantes Jahr. Anbieter von ECM-Software aus...

der Cloud bestückten ihre Produktpakete verstärkt mit Business-Funktionen, traditionelle Anbieter wiederum begannen mit der Vermarktung von Cloud-Technologien. Die größte Veränderung im Jahr 2014 war aber folgende: Information Governance rückte ins Zentrum der Diskussionen.

Doch das sind alles nur Kleinigkeiten im Vergleich zu dem, was im Laufe dieses Jahres passieren wird. Im Jahr 2015 wird für viele Unternehmen und neue Technologien die Entscheidung über Erfolg oder Misserfolg fallen. Die bisherigen Entwicklungen waren nur ein Vorspiel für das, was 2015 folgt. Noch ist unklar, ob die Richtung nach oben oder unten geht.

Information Governance bleibt bedeutend

Die ECM-Anbieter haben sich Jahrzehnte auf Effizienz und potenzielle Risiken ihrer Software konzentriert. Information Governance erinnert die Branche daran, dass Informationen und Daten bereits an sich einen Wert besitzen und als Anlagevermögen (Asset) behandelt werden sollten. Wie jedes Asset müssen auch Informationen verwaltet und gesteuert werden, um ihren kompletten Mehrwert zu realisieren.

Im Jahr 2015 wird sich diese Einsicht weiter verbreiten. Dabei geht es nicht um Marketing. Vielmehr werden Fallstudien die Vorteile von Information Governance aufzeigen. Unternehmen sollten insbesondere die Prozesse beim Erfassen und der Klassifizierung von Inhalten straffen. Daraus folgen automatisch die Vorteile in den Punkten Effizienz und Risikominderung.

Die Cloud setzt sich durch

Absolute Sicherheit ist kaum zu erreichen. Das Beispiel Sony zeigt, dass ein lokal installiertes System keine Sicherheit garantiert. Da Hacker bei Sony jedes System kompromittierten, konnten sie auf nahezu alle gespeicherten Daten des Unternehmens zugreifen, nicht nur auf die E-Mails der Mitarbeiter. 

Mittlerweile wollen die besten Sicherheitsexperten für Cloud-Unternehmen arbeiten, da dort die Herausforderungen am größten sind und ein hohes Gehalt sowie hohe Reputation locken. Es gibt wohl nur wenige Unternehmen, die ein kompetenteres IT-Security-Team beschäftigen und über bessere Sicherheitssysteme verfügen als ein Cloud-Anbieter. Da Cloud-Anbieter täglich zum Ziel von Angriffen werden, sind sie gezwungen, kontinuierlich zu lernen und sich zu verbessern.

Im Jahr 2015 werden immer mehr Firmen solide, sichere und vertrauenswürdige ECM-Software für Enterprise-Kunden als Service über die Cloud anbieten. Die Anbieter-Landschaft wird dabei vielfältig sein: Neue Firmen versuchen sich auf dem ECM-Markt, Cloud-Anbieter werden ihre Software und Services verbessern sowie erweitern, und die traditionellen Platzhirsche werden den Sprung in die Cloud wagen. 

Zudem wird es zu einer Konsolidierung des Marktes kommen. Gespräche über mögliche Akquisitionen finden auf allen Ebenen statt und es wird wohl nur wenige Cloud-Anbieter geben, die nicht zum Gegenstand von Übernahme-Spekulationen werden.

Natürlich wird Cloud-Software im Jahr 2015 nicht den ECM-Markt übernehmen. Cloud-Anbieter werden aber gleichberechtigt neben den traditionellen On Premise-Angeboten stehen. Diese Veränderung ist analog zum Siegeszug von Open Source-Software zu sehen. Open Source galt anfangs als ein spezielles Feature, mittlerweile sehen viele Käufer es als Geschäftsmodell.

Höchste Priorität: Usability und Produktivität

Die beiden bisherigen Prognosen haben etwas gemeinsam: Der Schlüssel zu ihrem aktuellen Erfolg ist, dass sie die Menschen bei ihrer Arbeit unterstützen und sie produktiver machen. Daher wage ich folgende These: Software, die nicht die Priorität darauf legt, die Arbeit von Menschen zu vereinfachen und zu verbessern, war nicht erfolgreich und wird nicht erfolgreich sein.

Warum stagniert der ECM-Markt seit 1990? Ganz einfach: Die ECM-Anbieter haben sich nicht darauf konzentriert, die Arbeit der Menschen zu vereinfachen. Es geht aber auch anders: Datenbank-Software ist mittlerweile so leicht zu bedienen, dass sie die Menschen bei ihrer Arbeit unterstützt. Gleiches gilt auch für die E-Mail, auch wenn sie manchmal Kopfschmerzen bereitet.

Sie glauben mir nicht? Stellen Sie sich vor, Unternehmen würden ihr ECM-System abschalten und stattdessen ihre Inhalte in einen gemeinsamen Ordner stellen und teilen. Ich bin mir sicher, die Mitarbeiter wären weiter produktiv. Wer würde sich darüber nicht freuen? So ist es möglich, mit Hilfe von Scan-Technologien Rechnungen zu verarbeiten, über gemeinsame Teamräume die Zusammenarbeit in  Projekten zu organisieren oder mit anderen Systemen Inhalte in einem gemeinsamen Repository abzulegen.

Im Jahr 2015 werden wir hier einen Wandel sehen. Immer mehr Unternehmen werden auf Technologien setzen, die ihre geschäftlichen Anforderungen unterstützen, und nicht ihre Probleme mit Inhalten. Content-Management nur um des Content-Managements willen funktioniert nicht – diese Erkenntnis wird sich endlich durchsetzen.

Anbieter können auch scheitern

Es ist also viel zu erwarten. Doch Anbieter können auch scheitern, wenn sie in ihren Marketing-Botschaften weiterhin Information Governance mit Records Management oder E-Discovery gleichsetzen, sprich der ordnungsgemäße Verwaltung und Auflistung aller Dokumente, die für die Nachvollziehbarkeit hoheitlicher, rechtlicher und geschäftlicher Aktionen notwendig sind. CIOs werden dann so desillusioniert sein, dass sie jeden ignorieren werden, der den Begriff Information Governance in den Mund nimmt.

Und in der ECM-Branche wird es weiterhin Personen geben, die im Status quo verharren, nicht auf die Wünsche von Unternehmen reagieren und die notwendigen Veränderungen verweigern. Diese Verweigerungshaltung könnte sich rächen. Stattdessen sollte Usability bei ECM-Software höchste Priorität genießen. Anbieter, die ihre ECM-Software nicht benutzerfreundlich gestalten, könnten 2015 ihr blaues Wunder erleben.

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Artikel wurde zuletzt im Januar 2015 aktualisiert

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