Business Intelligence (BI) im Mittelstand: der goldene Mittelweg

Ob Warenwirtschaft oder Finanzbuchhaltung – jede Firma braucht zuverlässige Zahlen. Auch KMUs setzen daher zunehmend auf Business Intelligence (BI).

Ob Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung oder Lagerkosten – jedes Unternehmen braucht zu jeder Zeit den Zugriff auf aktuelle und zuverlässige Zahlen, um solide planen zu können. 

In den letzten Jahren kommen deshalb auch bei größeren Mittelständlern zunehmend moderne Business-Intelligence (BI) -Systeme zum Einsatz. Durch die Reporting-Lösungen gehört das manuelle und fehleranfällige Zusammentragen von Daten aus den unterschiedlichsten Quellen der Vergangenheit an: Alle Kennzahlen werden automatisch in einem einzigen System zusammengeführt und in jeder gewünschten Kombination zueinander in Beziehung gesetzt.

Mittelständler schrecken vor BI-Einsatz zurück

Viele mittelständische Unternehmen schrecken aber bisher vor der Einführung eines BI-Systems zurück. Aus gutem Grund: Denn bis vor kurzem hatten Mittelständler nur die Wahl zwischen zwei Alternativen: Während die so genannten „Out-of-the-Box“-Produkte in aller Regel deutlich zu unflexibel sind, ist die Entwicklung einer individuellen Lösung meist zu kostspielig. Längst überfällig war deshalb eine Kombination aus beiden Systemen, die für Mittelständler nicht nur erschwinglich, sondern darüber hinaus speziell auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Business Intelligence hat sich zu einer unverzichtbaren Entscheidungsgrundlage in Unternehmen entwickelt. Kaum ein Großunternehmen arbeitet heute ohne ein BI-System. Aufgrund des Implementierungsaufwands und der entsprechenden Kosten der komplexen Lösungen, schienen diese bisher jedoch nur für Großunternehmen gemacht zu sein. Ein Trugschluss – denn gerade für Mittelständler bieten BI-Systeme einen enormen Wettbewerbsvorteil.

Für ein Unternehmen ohne BI-System ist die Entwicklung eines Reports mit ernormen Aufwand verbunden: Unmengen von Zahlen werden manuell aus Excel-Tabellen, Abrechnungssystemen und anderen Programmen extrahiert, um in einer neuen Datei abgespeichert zu werden. Diese geht durch die Hände verschiedener Mitarbeiter. Dieses Vorgehen kostet nicht nur wertvolle Arbeitszeit, es birgt zudem das Risiko folgenschwerer Übertragungsfehler.

Setzt man stattdessen eine systematische BI-Lösung ein, werden die ehemals manuell bearbeiteten Daten vollautomatisch extrahiert und aufbereitet. Dadurch werden sowohl das Fehlerrisiko erheblich reduziert als auch personelle Ressourcen eingespart. Insbesondere im Mittelstand, wo einzelne Mitarbeiter nicht selten mehrere Aufgabengebiete betreuen, bedeutet dies eine erhebliche Entlastung.

Reaktionszeiten lassen sich mit BI verkürzen

Die Reaktionszeiten des Unternehmens lassen sich so um ein Vielfaches verkürzen. Denn sobald eine ausführliche Recherche von Unternehmenszahlen nicht mehr nötig ist, kann die eingesparte Zeit direkt in die Analyse investiert werden. Wie hoch sind die laufenden Produktions- und Lagerkosten? Welches Produkt erzielt aktuell die stärksten Umsätze? 

Diese Fragen können mit Hilfe eines BI-Systems ad hoc beantwortet werden. Denn nur wer seine Zahlen kennt, kann kurzfristig und effektiv auf das Marktgeschehen reagieren. Diese schnelle Reaktionsfähigkeit ist besonders für mittelständische Unternehmen von zentraler Bedeutung, da der Planungshorizont hier in aller Regel deutlich kürzer ist als bei einem Großunternehmen.

Auch bei Verhandlungen mit Lieferanten und Kunden ist man mit BI immer einen Schritt voraus: Wie hoch darf der Mengenrabatt eines Großkunden ausfallen? Bei welchem Lieferanten lassen sich größere Einsparungen erzielen? Tagesaktuell aufbereitete Kennzahlen bieten die ideale Grundlage, um sich in Verhandlungen optimal zu positionieren.  

Ein weiterer zentraler Mehrwert: Eine BI-Lösung stellt ein effektives Frühwarnsystem dar. Ob steigende Lager- oder sinkende Produktionskosten: Hat man die Unternehmenszahlen immer im Blick, fallen Veränderungen sofort ins Auge. Die Analyse geht dabei weit über die konkreten Tageszahlen hinaus. Dank der umfassenden Datenbasis stehen auch aussagekräftige Simulationen zur Verfügung. Drohende Umsatz- oder Gewinneinbrüche werden so bereits in einer sehr frühen Phase erkannt und können zielgerichtet verhindert oder zumindest abgemildert werden.

Gut aufbereitete und valide Unternehmenszahlen sind zudem eine unverzichtbare Basis für Gespräche mit Banken. Die Kreditvergabe ist oft an ein regelmäßiges Reporting gebunden: Mit Hilfe der fundierten Datenbasis können die gewünschten Informationen nicht nur einfach und schnell zusammengestellt werden. Sie lassen sich auch ohne zusätzlichen Aufwand visualisieren. Substanzielle Forecasts schaffen zusätzliches Vertrauen.

Out-of-the-Box vs. Individuallösung

Eine BI-Lösung ist demnach ein klares Alleinstellungsmerkmal für den Mittelständler. Aktuell gibt es bei der Implementierung eines BI-Systems jedoch nur zwei Alternativen: die Entwicklung einer individuellen Lösung oder der Einsatz eines „Out-of-the-Box“-Produktes. Das Dilemma: Beide Herangehensweisen sind für die meisten mittelständischen Unternehmen ungeeignet.

Damit eine BI-Lösung ihren vollen Mehrwert entfalten kann, muss das System Top-down ausgerichtet sein. Bei dieser Vorgehensweise, auf der die individuelle Entwicklung basiert, wird das System vollständig an den jeweiligen fachlichen Anforderungen ausgerichtet. 

Hierzu wird auf Basis eines detaillierten Anforderungskataloges analysiert, welche Daten benötigt werden und aus welchen Quellsystemen diese extrahiert werden müssen. Der Nachteil: Das Top-Down-Vorgehen bedarf hoher Initialkosten und bringt nicht selten eine lange Projektdauer mit sich – zwei Dinge, die für ein mittelständisches Unternehmen zumeist nicht tragbar sind.  

In der Folge setzen die Hersteller in den vergangenen Jahren verstärkt auf so genannte „Out-of-the-Box“-Produkte. Bei den gängigen Standardprodukten handelt es sich dabei zumeist um reine Bottom-Up-Lösungen; das heißt, unabhängig von ihrem Nutzen werden sämtliche Daten aus den Basis-Systemen extrahiert. Individuelle Reports lassen sich ohne massive Anpassungen kaum realisieren. Insbesondere Mittelständler, die sich oft in sehr individuellen Strukturen bewegen, bleiben dabei auf der Strecke.

Kein „Entweder-oder“: der Mittelweg als Alternative

Weder ein individuelles System noch eine BI-Lösung von der Stange erfüllen damit die zentralen Kriterien für eine mittelstandsgerechte Lösung: eine kurze Implementierungszeit, individuell kombinierbare Reports und ein überschaubarer Preis. Um dies zu gewährleisten, müssen beide Ansätze kombiniert werden. Wie aber könnte ein solcher Mittelweg zwischen einem fest geschnürten Standard-Paket und einer individuellen Lösung aussehen?

Um diese Quadratur des Kreises zu lösen, muss man sich zunächst bewusst machen, dass – trotz  individueller Geschäftsmodelle – gewisse Modelle in nahezu allen Unternehmen austauschbar sind.  Diese müssen zunächst identifiziert und bestimmten Aufgabenbereichen (z.B. Finanzreporting, Finanzplanung etc.) zugeordnet werden. Im nächsten Schritt wird für den vorab definierten Bereich eine BI-Lösung entwickelt – zunächst als individuelle Lösung für einen Pilotkunden. Die Datenmodellierung wird hierbei strikt an den fachlichen Anforderungen ausgerichtet.

Auf Basis dieser Individuallösung wird im Weiteren ein vordefiniertes BI-Paket entwickelt, das mit sehr geringem Anpassungsaufwand in jedem Unternehmen eingesetzt werden kann. Hierbei steht der Gedanke im Fokus, dass jedes mittelständische Unternehmen genauso viel „BI“ bekommt, wie es benötigt. Die BI-Pakete stellen hierzu als feste Basis die zentralen Reporting- und Planungs-Funktionen zur direkten Nutzung bereit.

Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, das Basiskonzept den  individuellen Bedürfnissen entsprechend anzupassen und zu erweitern. Der Kunde sollte dabei nach Möglichkeit in die Lage versetzt werden, das BI-Tool selbst zu betreuen und weiterzuentwickeln. Wenn dieser Know-how-Transfer glückt, kann der Kunde idealerweise künftig selbst neue Reports zusammenstellen und anlegen – und so die Lösung Stück für Stück stärker den unternehmensspezifischen Anforderungen anpassen.

Über den Autor:
Mark Zimmermann ist Geschäftsführer der Firma Infomotion, einem Beratungsunternehmen für Business Intelligence Lösungen mit Hauptsitz in Frankfurt am Main. Rund 110 Berater und Entwickler planen, konzipieren und realisieren Lösungen im Bereich Business Intelligence, Corporate Performance Management, Data Warehouse und Reporting.

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Artikel wurde zuletzt im Dezember 2014 aktualisiert

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