Checkliste: Zehn Tipps für die erfolgreiche E-Mail-Migration in die Cloud

Wer auf Cloud-basierte E-Mail setzt, muss viele Dinge berücksichtigen. Durch genaue Planung kann man viele Fehler bei der E-Mail-Migration vermeiden.

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Collaboration-Software

Durch fehlende Unterstützung für und steigenden Bedarf an größerer Funktionalität in Microsoft Exchange sind heute...

viele Firmen zunehmend gezwungen, sich mit den Prozessen für die E-Mail-Migration auseinanderzusetzen. Die entscheidende Frage, mit der sie sich konfrontiert sehen, lautet: "Ist der Zeitpunkt gekommen, um auf Cloud-basierte E-Mail zu setzen?" Die Entscheidung wird erschwert durch die lautstarke Einflussnahme von Cloud-E-Mail-Providern - etwa Microsoft mit Office 365 und Google mit Google Apps for Business.

Setzen Sie nicht blind auf Cloud-E-Mail. Führen Sie Pilottests durch.

"Die auslaufende Unterstützung von älteren Programmversionen durch Microsoft in Kombination mit veralteten Messaging-Infrastrukturen ergibt ein enormes Potenzial für Upgrades und Migrationen in diesem Jahr", erklärt Peter Bauer, CEO von Mimecast. Das Unternehmen mit Hauptsitz in London ist spezialisiert auf Cloud-basiertes E-Mail-Management. Als Microsoft Systems Engineer und erfahrener Systemarchitekt für Messaging-Plattformen in Unternehmen wendet sich Bauer an Systemarchitekten und Vertreter des Top-Managements. Er bietet in diesem Artikel Ratschläge für die Bewertung von Cloud-E-Mail-Diensten und für die E-Mail-Migration in die Cloud.

Zehn Tipps für die E-Mail-Migration in die Cloud

  1. Überprüfen Sie Referenzen. Verlassen Sie sich nicht nur auf das Wort Ihres Anbieters oder Geschäftspartners, was die Qualität ihrer Dienste betrifft. Sprechen Sie mit anderen Kunden, deren Unternehmen ähnlich groß wie Ihres ist, um von ihren Erfahrungen mit der Cloud-E-Mail-Migration zu profitieren. Versuchen Sie darüber hinaus, eigene Referenzen durch Support-Foren und Internet-Communitys zu finden.
  2. Fangen Sie auf kleiner Basis an. Setzen Sie nicht blind auf Cloud-E-Mail. Führen Sie Pilottests durch. Machen Sie sich mit den verschiedenen Konfigurationstypen vertraut. Zudem sollten Sie sich nicht von Anbietern unter Druck setzen lassen, Ihre gesamte E-Mail-Plattform in die Cloud zu verlagern. Alle Anbieter haben bestimmte Zielvorgaben bei Kunden, die sie erreichen möchten. Daher wollen sie, dass Sie so schnell wie möglich einen Vertrag abschließen. Es ist vollkommen in Ordnung, zuerst lediglich einige wenige User auf einen Cloud-E-Mail-Server zu migrieren und den Rest nach und nach umzustellen.
  3. Machen Sie sich sachkundig. Achten Sie darauf, dass Sie die Unterschiede verstehen zwischen dem Betrieb eines eigenen dedizierten E-Mail-Servers und der Nutzung einer geteilten, von einem Service-Provider betriebenen Umgebung.
  4. Seien Sie preisbewusst. Vorsicht vor ungewöhnlich geringen Einstiegspreisen und Zusatzgebühren.
  5. Berücksichtigen Sie die Infrastruktur. Prüfen Sie eingehend die komplexe Infrastruktur, die für E-Mail-Dienste auf Unternehmensebene notwendig ist. Kann der Cloud-Dienst infrastrukturintensive E-Mail-Prozesse (wie Archivierung, Suche, Beweissicherungsverfahren, langfristige Aufbewahrungsdauer der Datenindizierung usw.) besser erledigen?
  6. Nehmen Sie die Cloud-Perspektive ein. Untersuchen Sie Ihre E-Mail-Probleme daraufhin, wie Cloud-Dienste sie lösen könnten. Zum Beispiel: Kann der Cloud-Dienst Sicherheitsfunktionen, wie den Schutz vor Spam, Viren und Datenlecks, oder Messaging-Gateway-Funktionen effizienter und kostengünstiger bieten als Ihr Unternehmen?
  7. Berücksichtigen Sie ausreichend Planungszeit. Stellen Sie sicher, dass Ihren Teams für die Cloud-E-Mail-Migration sehr viel Zeit zur Vorbereitung und Planung zur Verfügung steht. Ohne hinreichende Vorbereitung gibt es keine reibungslose Migration.
  8. Berücksichtigen Sie Testressourcen. Stellen Sie für Ihre Migrationsteams das Budget und die Möglichkeit bereit, den Plan zu testen, bevor der Einsatz in der Produktionsumgebung erfolgt. Das mag teuer erscheinen, aber auf diese Weise lässt sich während der tatsächlichen Cloud-E-Mail-Migration massiv Zeit sparen, da Planungsfehler vorab sichtbar werden.
  9. Kümmern Sie sich um Richtlinienänderungen und die Compliance. Die E-Mail-Richtlinien im Unternehmen können von einer internen Abteilung zur anderen oder von Land zu Land voneinander abweichen. E-Mail-Richtlinien müssen immer mit den gesetzlichen Bestimmungen übereinstimmen. Zur Datenarchivierung gehören mehrere Richtlinien zur Aufbewahrungsdauer für verschiedene Klassen von Regeln, die der Verschlüsselung von Nachrichten dienen. Unterm Strich bleibt festzuhalten: Bei einer E-Mail-Migration in die Cloud geht es um weit mehr, als nur darum, Postfächer zu verschieben.
  10. Vermeiden Sie beim Archivieren "Stubbing". Archiv-Anbieter propagieren für Unternehmen häufig das sogenannte Stubbing. Bei diesem Ansatz wird der Hauptteil der Nachricht in das Archiv verschoben, während der Stub (oder Rumpfteil) der Nachricht im Mail-System verbleibt. Durch die so geschaffene Verbindung des Inhalts mit dem alten Nachrichtensystem und dem alten Archiv entsteht aber Komplexität, was in einer Produktivumgebung riskant ist. Anbieter, die Stubbing empfehlen, haben Stubbing-Technologie in ihre Systeme integriert. Berücksichtigen Sie, dass Kunden nach Microsoft Exchange 2010 den Vorteil von preisgünstigen SATA-Speicherlaufwerken und -Arrays nutzen können, sodass Stubbing an Relevanz sogar noch weiter eingebüßt hat.
Artikel wurde zuletzt im September 2013 aktualisiert

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