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Collaboration-Tools im Vergleich: OneDrive for Business versus SharePoint Online

Da Microsoft mehrere Collaboration-Tools bietet, kann die Wahl der richtigen Anwendung verwirrend sein: OneDrive for Business oder SharePoint Online?

Die Frage, ob man Microsoft OneDrive for Business oder SharePoint Online einsetzen soll, sorgt sowohl bei IT-Mitarbeitern wie auch Endanwender für Verwirrung.

Dabei basiert OneDrive for Business auf SharePoint Online und kann daher erst bestimmte Funktionen ausführen. Diese Beziehung verursacht allerdings Funktionsüberschneidungen zwischen beiden Office-365-Tools, was einige Verwirrung stiftet, wenn es um die Auswahl der richtigen Anwendung geht.

Es ist wichtig, die Unterschiede bei den Eigenschaften und Anwendungsfälle zu kennen. Die Wahl entscheidet sich anhand des ordnungsgemäßen Einsatzes von OneDrive for Business und SharePoint Online beim Teilen der Dokumente und Dateien.

OneDrive for Business versus SharePoint Online

Microsoft möchte mit OneDrive for Business Schatten-IT-Lösungen, wie zum Beispiel Dropbox oder Google Drive, die von Anwendern in den Unternehmen zum Teilen von Dokumenten und Dateien eingesetzt werden, ersetzen. Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten mit OneDrive for Business ermöglicht eine dauerhafte Kontrolle über das hinaus, was sich Mitarbeiter per E-Mail schicken.

Mit OneDrive for Business erhält man ein zweites Repository – oder ein erstes, wenn dies zum Geschäftsmodell passt – für die Bearbeitung von Dokumenten in der Cloud. Nutzer können darauf mit einer Vielzahl von Geräten zugreifen. Unter der Haube des Cloud-Service arbeitet eine SharePoint Website. Nutzer können Dateien mit anderen teilen, in der Regel für die einmalige gemeinsame Nutzung per URL-Sharing. Somit lässt sich der Zugang zu Dokumenten einfach kontrollieren und Dateien lassen sich entfernen.

Im Gegensatz dazu ist SharePoint Online mit einer Vielzahl von Funktionen ausgestattet, die über OneDrive for Business hinausgehen. Dazu gehört das gemeinsame Bearbeiten und Teilen von Dokumenten. Typischerweise kann ein Anwender alle Dokumentenarten in einer Dokumentenbibliothek speichern. Mitarbeiter in einem Unternehmen können auf die Dokumente zugreifen, um diese zum Beispiel zu lesen, bearbeiten und drucken.

Verwendet man SharePoint Online statt OneDrive for Business für die Datenspeicherung und Zusammenarbeit, ist das Publikum für die Dateien typischerweise größer und der Zeitrahmen für deren Verwendung länger. Ein Anwendungsfall ist zum Beispiel, dass die Personalabteilung Policy-Dokumente des Unternehmens auf SharePoint Online speichert.

OneDrive for Business ermöglicht es Endanwendern Dokumente zu teilen und für die Zusammenarbeit freizugeben, wobei der Benutzer für deren Verwaltung verantwortlich ist. Hochgeladene Dateien in SharePoint Online gehören dagegen einem Team oder dem Unternehmen. SharePoint Online bietet somit eine bessere langfristige Dateiverwaltung für Multi-User-Dokumente.

Der Unterschied findet sich bereit im Namen wieder: OneDrive for Business ist ein persönlicher Service, um Dateien abzuspeichern und Funktionalitäten für eine einzelne Person freizugeben. Im Prinzip kann man es als Dokumentenordner ansehen, wie er aus Windows oder Mac OS X bekannt ist, der um Collaboration-Funktionen erweitert wurde.

SharePoint Online – das Schlüsselwort ist „share“ also teilen – bietet dagegen eine Vielzahl von Services über Teamwebsites. Dazu gehören unter anderem die Fähigkeiten eines modernen Dateiservers, der Versions- und Berechtigungsverwaltung sowie Workflow-Funktionen kombiniert. Das gesamte Team beziehungsweise Unternehmen kann bei Bedarf auf die Daten zugreifen.

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OneDrive for Business und SharePoint Online verwalten

Die Administration von OneDrive for Business und SharePoint Online funktioniert unterschiedlich. Microsoft hat OneDrive for Business so entwickelt, dass jeder Endanwender sein Konto selbst administriert und steuert. Über die OneDrive-Oberfläche können Nutzer zum Beispiel Office-Dokumente hochladen und öffnen. Sie können Ordner erstellen und diese als Basis für die Organisation der Dokumente verwenden. OneDrive for Business erlaubt es Anwendern außerdem, eigene Freigabeberechtigungen für jedes einzelne Dokument zu setzen und E-Mail-Einladungen mit dedizierten Links zu versenden, so dass andere Nutzer auf geteilte Dateien zugreifen können.

Auf der anderen Seite ist OneDrive for Business ein Service mit Dokumentensynchronisation. Verwendet man die OneDrive-for-Business-App, können Anwender Inhalte auf ein bestimmtes Gerät synchronisieren. Jede Änderung an einem Dokument in der Cloud wird auf dem entsprechenden Gerät synchronisiert – und umgekehrt.

Obwohl SharePoint Online in vielen Fällen die gleichen Funktionen wie OneDrive for Business bietet, die Anwendung basiert schließlich auf SharePoint, sind die Dokumentenbibliotheken doch nur ein kleiner Teil des Feature-Sets von SharePoint Online. Wie bei OneDrive for Business beinhalten die Dokumentenbibliotheken in SharePoint Online Upload-, Such-, Sharing- und Synchronisation-Funktionen.

Der primäre Unterschied ist, dass die Dokumentbibliothek in SharePoint Online eine gemeinsame Umgebung ist, die in der Regel zu einer Abteilung, Arbeitsgruppe oder einem Team gehört, wogegen die Dokumentbibliothek in OneDrive for Business dem einzelnen Anwender gehört, über die dieser die volle Kontrolle hat.

Bisher ging es um die Unterschieden, doch lassen Sie uns abschließend noch einen Blick auf Gemeinsamkeiten werfen. Beide Angebote sind in der Cloud innerhalb von Office 365 verortet. Beide Anwendungen bieten Speicher- sowie Collaboration-Funktionen und sind über eine Vielzahl von Geräten verfügbar, unabhängig vom Standort. Sowohl per OneDrive for Business als auch SharePoint Online können Mitarbeiter über Office-Tools zusammenarbeiten und diese simultan bearbeiten - darunter Word, Excel, PowerPoint und OneNote.

Über den Autor:

J. Peter Bruzzese (Microsoft Office 365 MVP) hat bereits fünf Auszeichnungen erhalten und ist Experte im Bereich Exchange. Zu seinen Qualifikationen gehören eine dreifache MCSE-Auszeichnung, MCT und MCITP: Enterprise Messaging. Er ist Mitbegründer von ClipTraining.com, einer Schulungslösung für Endanwender. Zusätzlich arbeitet er als strategischer technischer Berater für Mimecast. Bruzzese ist ein internationaler Autor, der mehr als zwölf Buchtitel veröffentlicht hat. Er schreibt für technische Online- und Printmedien, unter anderem für Redmond Magazine, WindowsITPro und SearchExchange.com.

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Artikel wurde zuletzt im Juni 2016 aktualisiert

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