Corporate Information Design: Konzepte, Gestaltung und Best Practice

Berichte und Dashboards sollen Daten benutzergerecht darstellen, lassen sich aber oft nicht überblicken. Corporate Information Design schafft Abhilfe.

Dieser Artikel behandelt

Datenvisualisierung

Berichte, Präsentationen oder Dashboards sollen Geschäftsinformationen benutzergerecht und nachvollziehbar darstellen. Doch oft können Endanwender Tabellen und Grafiken nicht überblicken, vermissen für sie relevante Daten oder interpretieren sie falsch. Corporate Information Design will Abhilfe schaffen.

Um Geschäftsdaten verständlich und einheitlich zu präsentieren, sind definierte Prozesse und einheitliche Regeln für ihre Aufbereitung nötig. Information Design hilft, indem Arten, Dimensionen, Typen und Ausprägungen von Kennzahlen ebenso festgelegt werden wie eine eindeutige Zuordnung von Farben und Formen in Tabellen und Diagrammen erfolgt. 

Mit allen Nutzern vereinbarte Regeln stellen zudem sicher, dass die Skalierung, Verdichtung und Nutzung von Objekten in den Berichten und Präsentationen korrekt und nachvollziehbar sind.

Berichte und Grafiken sollen selbsterklärend sein

Aus Sicht des BARC-Instituts ist Information Design mehr als eine ansprechende Aufbereitung von Daten und bloßes „Infotainment“. Vielmehr müssen Unternehmen im Sinne eines Corporate Information Design (CID) darauf hinarbeiten, eine effektive visuelle Kommunikation von Informationen auf Basis klarer Regeln abteilungsübergreifend zu etablieren, die für alle Nutzer verständlich und verbindlich ist. Grafiken und Berichte sollen sich selbst erklären, statt einer langen Erläuterung zu bedürfen.

Zwar gibt es bislang keine allgemein akzeptierte Definition für Information Design, doch haben Experten wie Rolf Hichert (Success-Regeln), Edward Tufte (Chartjunk) oder Stephen Few wichtige theoretische und praktische Anforderungen formuliert, mit denen sich ein CID in der Praxis umsetzen lässt. 

Zusätzlich treiben Agenturen, Hochschulen wie die HDM Stuttgart oder die FH Johanneum sowie vermehrt Softwarehersteller und Dienstleister die Diskussion und Implementierung von Information Design voran und geben so wichtige Anregungen und Impulse für Unternehmen.

Aufbau eines Notationskonzepts

Dabei sind Notationsregeln und Nutzungsvorgaben für die Darstellung von Geschäftsinformationen von großer Bedeutung. Sie finden Eingang in das Notationskonzept, das zu Beginn eines CID-Projekts die verschiedenen Ausprägungen von Daten definieren hilft und unterschiedliche Anwendungen benennt.

Ein Notationskonzept bestimmt im ersten Schritt die Objekte, die Daten visualisieren, also Diagramme und Tabellen. So lassen sich üblicherweise mit Balken-, Säulen- und Liniendiagrammen bereits viele Informationsbedürfnisse abgedecken. Es muss aber unbedingt auf die korrekte Skalierung geachtet werden. 

Als zweites ist im Notationskonzept die Ausrichtung von Objekten zu klären. Dabei hilft ein Raster, durch das sich die spätere Berichtserstellung deutlich vereinfacht. Im dritten Schritt sollte man die Informationsdichte erhöhen, indem möglichst viele Daten gemeinsam auf einer Seite visualisiert werden.

Mit diesen wenigen Schritten entsteht ein erstes, grobes Notationskonzept. Es erfüllt bereits einige Anforderungen im CID, jedoch bei weitem nicht alle. 

Weitere Maßnahmen müssen sicherstellen, dass sich das Notationskonzept künftig anhand der eigenen Bedürfnisse weiterentwickeln lässt. Insbesondere eine iterative Anwendung des Konzepts einschließlich einer Versionierung ist das Ziel. Ebenso müssen sich neue Anforderungen einbeziehen lassen.

Analysebedarf ermitteln

Doch wie kann eine Organisation feststellen, ob sie eine CID-Initiative braucht? Eine Bestandsaufnahme bzw. Zufriedenheitsumfrage kann einen ersten Eindruck von der internen Situation vermitteln. Sie ersetzen jedoch keine detaillierte organisatorische, fachliche und technische IST-Analyse. 

Letztere hilft, den konkreten Bedarf zu ermitteln (Wer benötigt welche Daten? Wie werden Daten analysiert und/oder präsentiert?), aus dem sich wiederum konkrete Anforderungen für das weitere Vorgehen ableiten lassen (Welche Vorgaben verbessern die Nutzung der Berichte, Dashboards und Analysen?).

Ist dies getan, folgt die bereits erwähnte Schaffung eines Notationskonzepts mit seinen Regeln und Vorgaben für die Erstellung und Nutzung der Diagramme und Tabellen. Getreu dem Motto „think big, start small“ sollten Unternehmen CID schrittweise umsetzen und beispielsweise zunächst nur eine Auswahl an Diagrammtypen und deren Anordnung in der Organisation vorgeben und dann nachfolgend weitere Standards sukzessiv etablieren.

Einige Tipps zum Projektstart:

  • Binden Sie Entscheidungsträger und die Berichtsersteller schnell in den Prozess ein.
  • Machen Sie Vorgaben für Prozesse, die für beide Seiten nützlich sind. Berichtsempfänger wollen Daten möglichst einfach nutzen können, um Entscheidungen zu treffen.
  • Berichtsersteller wollen Daten schnell bereitstellen können. Es darf daher keine technischen Hürden bei der Generierung von Berichten und Dashboards geben, welche dies behindern.
  • Vermeiden Sie IT-Diskussionen und erstellen Sie zunächst unabhängig von der Software ein Notationskonzept. Die Notationen sind Grundlage für eine erfolgreiche Kommunikation unternehmensintern, nicht für eine gute Software!
  • Setzen Sie die Notation als Projekt auf und planen Sie Zeit ein! Nutzen Sie für das Projekt entweder intern aufgebautes Wissen oder die Expertise eines Externen für eine gewisse Zeit. Nach dem Projekt muss definitiv internes Wissen aufgebaut werden.

Erste Unternehmen haben sich mittlerweile der Problematik angenommen und ein CID für ihre Organisation formuliert und implementiert. Ein Beispiel ist die Deutsche Telekom. Sie hat sich mit RISE (Reporting and Information Services Excellence) ein Notationskonzept erstellt und es weltweit für jeden Geschäftsbereich eingeführt. 

Weitere Initiativen finden sich bei den Berliner Verkehrsbetrieben, der DSV Gruppe ober beim Bundesministerium für Verteidigung, welches das papiergebundene Quartalsberichtswesen umgestellt hat.

Alle genannten Organisationen orientieren sich an den Success-Regeln von Hichert, der im deutschsprachigen Raum der wohl prominenteste Verfechter einer besseren Visualisierung geschäftsrelevanter Informationen ist. Sein umfassendes Regelwerk mit über 100 Regeln ist weltweit einzigartig. Andere Visualisierungsexperten geben bislang nur Empfehlungen zu einzelnen Aspekten des CID.

Über die Autoren:

Sascha Alexander ist Head of Content & Marketing bei BARC.

Tobias Riedner ist Analyst für Business Intelligence bei BARC.

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Artikel wurde zuletzt im Dezember 2014 aktualisiert

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