Daten mit Power BI verwalten und für andere Anwender zur Verfügung stellen

Mit dem Cloud-Dienst Power BI können Anwender Berichte erstellen und in der Cloud freigeben. Als Datenquellen sind verschiedene Bereiche möglich.

Dieser Artikel behandelt

BI-Technologie

Microsoft hat den Funktionenumfang mit der Veröffentlichung von Power BI für Office 365, einem Cloud-basierten Dienst im Business-Intelligence (BI) –Bereich deutlich erweitert. Mit der neuen Funktion von Office 365 können Nutzer visuell ansprechende Berichte und Abfragen erstellen. Die Daten und Berichte lassen sich zudem in Teams gemeinsam nutzen, verwalten und anpassen. Die neue Technik ist in Microsoft Excel integriert. Power BI macht es möglich, Informationen aus einer Vielzahl von Quellen zu konsolidieren und Inhalte zu kombinieren. Die Daten lassen sich gemeinsam in einem zentralen Portal in der Cloud zur Verfügung stellen.

Im Zentrum von Power BI befinden sich die Daten, die den Inhalt der Berichte und Abfragen bestimmen. Da sich einige dieser Daten in SQL-Server-Datenbanken befinden, können sich Benutzer an Administratoren oder Entwickler wenden, um sicherzustellen, dass die Daten zur Bearbeitung verfügbar sind. Wenn Sie einer der Anwender sind, die diese Daten für Power BI zur Verfügung stellen, benötigen Sie ein grundlegendes Verständnis wo Sie in das System anpassen müssen und wie Power BI funktioniert. Selbst wenn Sie nie die Power-BI-Schnittstelle verwenden, werden Sie zumindest wissen wollen, was Ihre Mitarbeiter machen, wenn sie über Gateways und Datenquellen Informationen aus der Cloud beziehen und in Power BI bearbeiten.

Ein Blick auf Power BI

Power BI ist ein Webportal, auf dem Benutzer Excel-basierte Reports erstellen können. Parallel lassen sich Daten für die Berichte sammeln und Abfragen schreiben. Andere Benutzer können ebenfalls auf diese Informationen zugreifen und diese wiederum verwenden, um ihre eigenen Berichte zu erstellen. Auch die gemeinsame Bearbeitung und Verwendung von bestehenden Berichten ist mit Power BI möglich.

Seltsamerweise ist die Verbindung, welche das Power BI-Ökosystem mit Excel verbindet, ein Produkt das mit Power BI eigentlich nichts zu tun hat. Microsoft stellt vier Plug-Ins zur Verfügung, die Excel-User dazu nutzen können, heterogene Daten auszulesen, Berichte zu erstellen und diese Funktionen mit Power BI zu integrieren:

  1. Power Query - Erstellt Abfragen, die verschiedene Datenquellen nutzen und Daten aus diesen Quellen zusammenführen. Das Add-In unterstützt auch komplexe Analysen in Excel.
  2. PowerPivot - Erzeugt komplexe, tabellenbasierte Datenmodelle, die Beziehungen, Hierarchien und individuelle Measures unterstützen.
  3. Power View - Erstellt analytische Berichte, die interaktive Diagramme und Grafiken enthalten.
  4. Power Map - Bisher als GeoFlow bekannt, präsentiert Power Map geografische Daten als 3D-Karten. Diese lassen sich in die Berichte integrieren.

Sobald Benutzer ihre Berichte erstellen, können sie diese auf die Power-BI-Seite als Beiträge schreiben, zusammen mit den damit verbundenen Abfragen. Danach kann der Anwender diese Ansicht der Postings und Analysen und ihre Nutzung verwalten.

Power BI Administration

In Zeiten, in denen Anwender auch lokale Datenquellen verwenden, um ihre Abfragen zu erstellen und ihre Berichte zu verfassen, ist Power BI ebenfalls ein wertvoller Dienst.

Administratoren, die Power-BI-Sites einer Organisation verwalten, verwenden das Admin Center um Einstellungen zu konfigurieren. Hierüber lassen sich auch Rollen verwalten und Datenquellen integrieren, auf deren Basis Anwender Abfragen erstellen und Berichte verfassen können. Es ist also gut möglich, dass Sie als Administrator die datenbezogenen Konfigurationen anpassen müssen, die in Power BI hinzugefügt wurde. Wenn Sie sich im Admin Center anmelden, erhalten Sie verschiedene Registerkarten, auf denen Sie Einstellungen vornehmen können:

  • System Health: Ansichten, Ereignisdaten über verschiedene Operationen, einschließlich Details zu Data Management Gateways.
  • Data Sources: Fügt lokale Datenquellen hinzu und bietet auch die Verwaltung. Hier hinterlegen Sie OData-Feeds und richten den Cloud-Zugang für Ihr Arbeitsblatt ein. An dieser Stelle werden alle Datenquellen aktiviert und gesteuert.
  • Gateways: Fügt Gateways hinzu und verwaltet die verwendeten Client-Agenten, um auf lokale Datenquellen zugreifen zu können. Sie müssen mindestens ein Gateway installieren, bevor Sie eine Datenquelle registrieren.
  • Rollenmanagement: Fügt Benutzer hinzu und verwaltet Benutzer in der Admin- oder Data-Steward-Gruppe. Data Stewards können Power-Abfragen verwenden, um zu bestätigen, dass eine Abfrage authentisch ist.
  • Einstellungen: Konfiguriert Einstellungen wie das Aktivieren von Power BI. Hier legen Sie fest, ob eine Benachrichtigung per E-Mail versendet werden soll, wenn ein Indexierungsvorgang für ein OData-Feed fehlschlägt.
  • Start: Zeigt Informationen und Verknüpfungen für allgemeine Verwaltungsaufgaben wie die Registrierung einer lokalen Datenquelle an und ermöglicht, dass die Daten einer Arbeitsmappe aktualisiert werden.

Dies ist ein kurzer Überblick, was Administratoren im Admin Center tun können.  Nehmen Sie sich Zeit, die Registerkarten durchzuarbeiten, wenn Sie Power BI konfigurieren müssen. Sie enthalten alle Einstellungen, die notwendig sind, um Power BI zu verwalten und Datenquellen anzubinden.

Lassen Sie uns jetzt einen Blick auf die beiden Bereiche werfen, mit denen Sie am häufigsten arbeiten: Gateways und Datenquellen. Die Einstellungen, die Sie hier vornehmen, sind besonders wichtig für die Arbeit mit Power BI und hier liegen die meisten Fehlerquellen. Ohne eine optimal angebundene Datenquelle lassen sich keine Berichte erstellen.

Power-BI-Gateways und -Datenquellen

Bevor Sie eine Datenquelle an Power BI anbinden können, müssen Sie mindestens ein Gateway auf einem lokalen Computer installieren. Das Gateway ist ein Client-Agent, der den Data Management Gateway Cloud-Service anbindet und den Zugang zwischen Power BI-Clients und den lokalen Datenquellen erleichtert.

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Um ein Gateway zu erstellen, müssen Sie zunächst in das Admin Center und Einstellungen vornehmen. Dann können Sie das Installationspaket auf den Computer herunterladen, das Gateway installieren und konfigurieren. Während der Installation wird das Tool Data Management Gateway Configuration Manager ebenfalls auf dem Computer installiert. In diesem Tool können Sie Aufgaben wie die Registrierung des Gateway mit dem Data Management Gateway-Dienst durchführen oder ob OData-Feeds über HTTP oder HTTPS zugreifbar sind. In Power BI können Sie bis zu 200 Gateways pro Abonnement anbinden.

Sobald Sie ein Gateway installiert und konfiguriert haben, können Sie das Admin Center verwenden und lokale Datenquellen anbinden. Power BI unterstützt SQL-Server-Datenbanken ab Version 2005 und Oracle-Datenbanken ab Version 10g. In Power BI können Sie SQL Server Integration Services als Datenquelle registrieren.

Um eine Datenquelle für den ersten Gebrauch im Admin Center zu registrieren, erstellen Sie einen OData-Feed für die Quelle, wählen die Tabellen und Views aus und gewähren den Zugang für die Anwender.

Sie können auch die Datenquellen in Excel-Arbeitsmappen oder Sharepoint Online veröffentlichen und für Power BI nutzen. Wenn die Arbeitsmappe Daten aus einem lokalen SQL-Server- oder Oracle-Datenbank verwendet wird, können Sie die Verbindungszeichenfolge aus der Arbeitsmappe extrahieren und dazu verwenden, um die Datenquelle im Admin Center zu registrieren. Sie können auch einen Cloud-Zugriff auf die Datenquelle ermöglichen und Benutzern gezielt Zugang gewähren. Anwender können anschließend selbst die Daten der Arbeitsmappe aktualisieren. Dazu verwenden Sie die Verbindungsdaten, die Sie in Power BI hinterlegt haben. Mit einer einzelnen Konfiguration können Sie auf diesem Weg also mehreren Benutzern Zugriff auf verschiedene Daten gewähren und Rechte für die Verwendung delegieren.

Die wandelnde Rolle von SQL-Entwicklern und DBAs

Sind Sie für die Daten Ihres Unternehmens verantwortlich, müssen Sie ständig damit rechnen, dass Sie aufgefordert werden, den Datenzugriff zu beschleunigen. Wenn Sie aufgefordert werden, Power BI an die Infrastruktur des Unternehmens anzubinden, wird Ihre Hauptaufgabe  sein, sich um die Einrichtung von Gateways und Datenquellen zu kümmern. Hinzu kommen Aufgaben wie Optimierung, Absicherung und die Veröffentlichung von Berichten.

Aber auch wenn Sie die Power-BI-Komponenten nicht konfigurieren wollen, sollten Sie die Funktionen des Dienstes kennen und verstehen, was die Nutzer erreichen wollen. Diese Informationen sind wichtig, damit Sie verstehen, welche Art von Daten Sie den Anwendern zur Verfügung stellen müssen, damit diese effizient mit Power BI arbeiten können. Je besser Sie die Self-Service-BI-Prozesse erleichtern, desto glücklicher werden Sie und alle anderen sein.

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Artikel wurde zuletzt im Juni 2014 aktualisiert

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