Exchange Onlinearchive bieten mehr Archiv-Funktionen

Exchange Onlinearchive bieten Anwendern mehr Archiv-Funktionen und entlasten das Postfach, ohne dass sie eine eigene Infrastruktur dafür benötigen.

Dieser Artikel behandelt

Exchange-Management

Als Microsoft Exchange Server 2010 veröffentlichte, führte es auch persönliche Archive ein. Persönliche Archive...

sind eine Art persönlicher Speicher, der sich allerdings auf einem Exchange Server in Postfach-Datenbanken befindet. Um persönliche Archive verwenden zu können, muss der Anwender online mit dem Exchange Server verbunden sein.

Mit der Veröffentlichung von Exchange Server 2010 befinden sich persönlichen Archive in der gleichen Datenbank wie das primäre Postfach. Während dies für einige Kunden ausreicht war, wollten andere mehr Flexibilität bei der Speicherung des archivierten Postfachs, wie zum Beispiel in einer anderen Datenbank oder auf einem anderen Server. Exchange Server 2010 Service Pack 1 (SP1) hat die Anforderungen gelockert und erlaubt die Speicherung der Archive in jeder Datenbank und auf jeglichen Servern innerhalb der Exchange-Umgebung.

Aufgrund der Vorteile einer hybriden Exchange-Umgebung, lassen sich persönliche Archive auch in Office 365 speichern, während das primäre Postfach sich beispielsweise direkt im Unternehmen befindet. Diese Option wird als Exchange Onlinearchiv bezeichnet und ist als separate Einheit in Office 365 oder Exchange Online verfügbar.

Vorteile von Onlinearchiven

Exchange Onlinearchive ermöglichen es, dass Anwender die Funktionen eines Archivs erhalten, ohne eine eigene Infrastruktur betreiben zu müssen. Das versetzt den Nutzer in die Lage, bereits bestehende PST-Dateien mit wenig Aufwand in Exchange zu importieren. Man wird nicht nur von der Arbeit befreit, PST-Dateien in einer eigenen Umgebung zu speichern. Das Exchange Onlinearchiv schützt die gespeicherten Daten auch gleichzeitig.

Ein weiterer Vorteil – und einer der Hauptgründe für die Nutzung des Exchange Onlinearchivs – ist die Entlastung des Postfachs, da die Daten im Archiv gespeichert werden. Da Exchange ein Element, das aktuell nicht verwendet wird, verschiebt, verringert sich auch die Belastung des Postfachs. Dies führt zu kleineren OST-Dateien und einer flüssigeren Arbeit in Outlook.

Dies betrifft erst recht Umgebungen, die noch nicht Synchronisations- (Sync-) Slider in Outlook 2013 verwenden. Mit dieser Funktion kann der Anwender Daten, die in der lokalen OST-Datei synchronisiert werden sollen, eingrenzen. In früheren Versionen von Outlook wurde noch das komplette Postfach zwischengespeichert. Auch wenn diese Option auf den ersten Blick verführerisch wirkt, sollten sich Anwender einiger Punkte bewusst sein. Werden die Exchange Onlinearchive in erster Linie dafür verwendet, PST-Dateien zu ersetzen, stehen zusätzliche Aufgaben an.

Wie funktionieren Exchange Onlinearchive

Aus einer funktionellen Perspektive gibt es keinen Unterschied, wie persönliche Archive und Exchange Onlinearchive arbeiten. Nur der Speicherort unterscheidet sich. Damit kommen die gleichen Aufbewahrungsrichtlinien zum Einsatz, wenn bestimmt wird, was in das Archiv wandert. Anwender können zudem per Drag & Drop Elemente in das Archiv legen, allerdings wird davon abgeraten.

Der Hauptunterschied, ob sich das Archiv im hauseigenen Speichersystem oder in der Cloud befindet ist die Abhängigkeit von der Hybrid-Konfiguration. Aus technischer Perspektive muss die Hybrid-Konfiguration nicht komplett konfiguriert sein, da man keine Nachrichtenübermittlung zwischen der Exchange On-Premise-Umgebung und Exchange Online benötigt, wenn nur Archive eingesetzt werden. Sollten Sie allerdings versuchen die Hybrid- Konfiguration manuell einzustellen, überwacht dies automatisch die Hybrid-Konfiguration ab Exchange 2010 Service Pack 2.

Über den Autor: Michael van Horenbeeck ist IT-Berater, zertifizierte Microsoft Trainer und Exchange MVP. Seine Arbeit beschäftigt sich vor allem mit Exchange Server, Office 365, Active Directory und Lync. Van Horenbeeck ist seit zwölf Jahren in der Branche und ein aktiver Blogger. Zudem ist er Mitglied der Belgian Unified Communications User Group Pro-Exchange und wirkt regelmäßig am The UC Architects Podcast mit.

Artikel wurde zuletzt im Dezember 2013 aktualisiert

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