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Kosten für Microsoft Office 365: Pläne richtig anpassen

Nicht jeder Nutzer benötigt in Office 365 alle Services. Das Abonnement sollte so angepasst werden, dass ein Unternehmen nur für das zahlt, was es benötigt.

Administratoren, die zu Office 365 wechseln, müssen sich an die Nuancen der Kostenstruktur der Cloud-Plattform von Microsoft gewöhnen – oder diese auf Kosten ihres Budgets ignorieren.

Microsoft Office 365 ist eine attraktive Option für Unternehmen mit einer älteren Exchange-Server-Plattform, die dem Ende ihres Lebenszyklus entgegenstrebt. Microsoft bietet mehrere verschiedene Abonnements an, die jeweils einen pauschalen Preis berechnen. Doch es gibt auch einige spezielle Services, die extra kosten. Mit diesem Wissen im Hinterkopf, müssen Administratoren auch die zusätzlichen Office-365-Kosten überwachen, um sicherzustellen, dass sie nicht außer Kontrolle geraten.

Administratoren können die Gesamtbetriebskosten über mehrere Jahre nicht vorhersagen, ohne vorher mehrere Bereiche zu evaluieren. Office 365 stellt mehrere Dienste gebündelt in verschiedenen Tarifen zur Verfügung. Microsoft betrachtet diese als Add-ons, die zusätzlich berechnet werden. Dies macht die Office-365-Lizenzierung komplexer.

IT-Entscheider müssen aus Office 365 heraus bewerten, was sie benötigen, und dazu gehört auch eine sorgfältige Kostenanalyse und Vorausberechnung – dies umfasst die Bereitstellung von Cloud-Services, Migrationsarbeiten und Drittanbieterservices für Office-365-Backups.

Bei den meisten IT-Projekten genehmigt das Unternehmen einen Technologiekauf oder eine Investition nur dann, wenn die Projektkosten durch konkrete Erträge gerechtfertigt sind. Daher sollten Administratoren alle Aspekte der Office-365-Kosten, einschließlich der unten aufgeführten Bereiche, überprüfen.

Die richtigen Lizenzen definieren

Man sollte die Office-365-Lizenzen identifizieren, die jeder Benutzer auf der Grundlage seiner Rollen und Anforderungen benötigt. Dazu gehört auch, herauszufinden, welche Pläne zu welchen Benutzern gehören, um die Office-365-Kosten zu begrenzen. Nicht jeder Benutzer benötigt alle spezifischen Dienste, zum Beispiel das Analytics-Produkt Power BI Pro. Benutzer sollten in Kategorien zusammengefasst und für jede Gruppe sollten die entsprechenden Lizenzen festgelegt werden.

Der Office 365 Enterprise E3 Plan kostet 19,70 Euro pro Benutzer und Monat. Der Plan beinhaltet unter anderem die lokale Office-Suite, Skype for Business und die Präsentations-App Sway – was für einige Mitarbeiter übertrieben ist. Für diese Mitarbeiter bietet Microsoft einen Enterprise E1 Plan an, der pro Benutzer und Monat 6,70 Euro kostet.

Regelmäßige Audits

Wenn ein Unternehmen zu Office 365 wechselt, muss das IT-Team lernen, wie sich die Services verwalten und überwachen lassen. Administratoren sollten Office-365-Dashboard Berichte verwenden, um vierteljährlich oder sogar monatlich die Lizenznutzung zu überprüfen.

Das Inhaltspaket zur Einführung von Office 365 enthält benutzerdefinierte Dashboards, die Einblicke in Aktivierungen von Anwendungen bieten und Aufschluss darüber geben, wie Abteilungen und Standorte Office 365 verwenden. Administratoren sollten diese Daten dazu verwenden, um zu wenig genutzte Dienste zu finden und festzustellen, ob Mitarbeiter ohne bestimmte Dienste arbeiten können, um Kosten zu senken.

Dienste mit variablen Kosten überwachen

Jedes Office-365-Abonnement wird pauschal berechnet, aber zusätzliche Workloads führen zu zusätzlichen Kosten. Erweiterte Funktionen, zum Beispiel Advanced Threat Protection, Advanced Security Management, Cloud PBX und Power BI, führen häufig dazu, dass sich die Kosten für Office 365 addieren.

Beispielsweise bringt die Funktion für das Telefonsystem in Office 365 Enterprise E5 häufig zusätzliche Kosten mit sich. Die Mitarbeiter erhalten eine festgelegte Anzahl von Minuten für Inlands- und Auslandsgespräche, aber wenn die Benutzer diese Grenze überschreiten, fügt Microsoft zusätzliche Gebühren auf der monatlichen Rechnung hinzu. Administratoren müssen den Verbrauch überwachen, damit diese variablen Office-365-Kosten nicht außer Kontrolle geraten.

Die Vorteile von Lizenz-Tools nutzen

Die Office-365-Lizenzübersicht im Admin-Portal ermöglicht es Administratoren, Lizenzen zuzuordnen und den aktuellen Lizenzverbrauch zu sehen, was den Zuordnungsprozess weniger verwirrend macht. Administratoren, die sich mit PowerShell auskennen, haben auch die Möglichkeit, Lizenzen über dieses Verwaltungs-Tool zuzuweisen. Microsoft bietet zusätzlich eine Gruppenoption an, die auf den von der IT-Abteilung erstellten Kategorien basiert.

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Nächste Schritte

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Nachteile von Microsoft Office 365 im Vergleich zu On-Premises-Versionen.

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Artikel wurde zuletzt im Dezember 2017 aktualisiert

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