Microsoft Flow bietet mehr Effizienz durch automatisierte Geschäftsprozesse

Wenn Firmen einen Wettbewerbsvorteil erreichen möchten, müssen sie Geschäftsprozesse automatisieren. Microsoft Flow ist hierfür das passende Werkzeug.

Da der Konkurrenzkampf in der Wirtschaft immer stärker wird, versuchen Unternehmen Schritt zu halten, indem sie die Effizienz erhöhen und Kosten reduzieren. Dies ermöglicht es Organisationen, angesichts der Innovationen anderer Unternehmen, einem verstärkten Wettbewerb und dem zunehmenden Tempo bei Marktveränderungen, agil zu bleiben.

Workflow-Automatisierung ist die Art von Effizienz, die Unternehmen benötigen, um an der Spitze zu bleiben. Automatisierungswerkzeuge wie Microsoft Flow ermöglichen eine höhere Agilität gegenüber Partnern, helfen dabei, Workflows zu zentralisieren und verringern Verzögerungen und menschliche Fehler.

Stellen wir uns zum Beispiel eine Firma vor, die in der Lage sein muss, Dokumente sicher mit ihrer Werbeagentur zu teilen, ohne dass die Agentur Zugriff auf die Firewall hat. Das Unternehmen benötigt einen automatisierten Weg, um zu erfahren, wann Inhalte gesendet wurden und wann diese überprüft werden können, ohne dass es dies ständig überprüfen muss.

Zusätzlich benötigt die Firma eine Möglichkeit, Backups zu SharePoint Online zu übertragen, sobald die Inhalte gesendet werden. Microsoft verweist darauf, dass die Workflow- und Automatisierungsfähigkeiten leistungsstarke Funktionen bieten, um solche gemeinsamen Herausforderungen in den Geschäftsprozessen zu meistern.

Organisationen, die SharePoint oder Microsoft Dynamics CRM verwenden, können benutzerdefinierte Workflows erstellen, die es ihnen ermöglichen, gemeinsame Geschäftsprozess zu digitalisieren und zu automatisieren. Beispiele für Prozesse, die per Workflow automatisiert werden können, sind Dokumentengenehmigungen oder Verkaufsaktivitäten, die durch Statusänderungen ausgelöst werden. Die Idee, Workflows zu nutzen, ist darin begründet, spezifische Aktionen auf Grundlage bestimmter Trigger oder Zeitintervalle auszuführen.

Zu den Anwendungsfällen, in denen Workflows eingesetzt werden, zählen unter anderem:

  • Ein Workflow, der eine Logik enthält, um bei der Übertragung einer Genehmigung bei einem Kauf, in einem Dokument oder bei Prozessen mit verschiedenen beteiligten Personen zu assistieren.
  • Erweiterte Workflows, um Elemente durch Business-Logiken in verschiedenen Geschäftszweigen auf Grundlage unterschiedlicher Umstände zu verarbeiten.
  • Ein Workflow, der mit verschiedenen Systemen interagieren kann, zum Beispiel Webservice, Websites und Anwendungen, um mehrere Geschäftsschritte gleichzeitig auszuführen.

Trotz der Popularität von Workflows in SharePoint gibt es Einschränkungen, darunter die fehlende Integration mit Online-Anwendungen wie OneDrive, Dropbox, Salesforce und Twitter. Eine zweite Einschränkung ist die erforderliche technische Expertise, um einige der fortgeschrittenen Workflows zu bauen. Entwickler und Administratoren sind häufig die einzigen mit dem nötigen Know-how, um Änderungen vorzunehmen.

Um diese Einschränkungen zu beheben, hat Microsoft das Tool Flow veröffentlicht. Diese neue, gehostete Workflow Engine bietet Integration und Konnektivität zu modernen SaaS-Apps und Services. Microsoft Flow zielt darauf ab, Geschäftsanwendern zu helfen, einige ihrer allgemeinen Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu vereinfachen.

Das Tool unterstützt bei der Aufgabenautomatisierung und –ausführung innerhalb zahlreicher Anwendungen und Online-Services, einschließlich Salesforce, Trello, Wunderlist, Power BI, Customer Relationship Management (CRM) und Dynamics. Flow kann außerdem einige der Cognitive Services APIs von Microsoft anzapfen – ein Schritt, der darauf hindeutet, dass Microsoft seine Kunden für möglichst viele seiner Serviceangebote begeistern möchte.

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Zum Beispiel kann ein Marketing-Mitarbeiter einen Workflow erstellen, der Tweets über das Unternehmen bei Twitter oder Posts auf anderen Social-Media-Seiten liest. Um die Gesamtstimmung zu erkennen, kann der Workflow die geäußerten Meinungen analysieren, indem er die Cognitive APIs von Microsoft verwendet und anschließend ein Feedback per E-Mail sendet oder das Feedback in Excel- oder SharePoint-Dokumente oder eine Datenbank einbezieht. So komplex wie dieser Workflow auch erscheint, ein Anwender kann ihn innerhalb von einer Stunde oder weniger erstellen.

Microsoft Flow wird aktuell in drei Modellen angeboten:

  • Ein kostenloses Abonnement mit bis zu 750 automatischen Ausführungen pro Monat.
  • Einen Flow-Tarif 1 für fünf Dollar pro Benutzer und Monat. Darin sind bis zu 4.500 Ausführungen pro Monat möglich. Dieser Plan bietet außerdem Premium Services, einschließlich der Konnektivität zu Salesforce, MailChimp, Mandrill, JIRA und organisationsbasierten Datenbanken.
  • Der Flow-Tarif 2 kostet 15 Dollar per Benutzer und Monat. Er erlaubt bis 15.000 Ausführungen pro Monat und beinhaltet Premium Services sowie zusätzliche Security- und Policy-Funktionen für Enterprise-Kunden.

Während Microsoft Flow klassische Genehmigungs-Workflows und andere SharePoint- oder CRM-bezogene Automatisierungsaufgaben in der alten Workflow Engine ausführen kann, zeigt das obige Beispiel die Fähigkeiten der Plattform. Microsoft plant, über SharePoint und CRM hinauszugehen. Davon zeugt auch die mögliche Integration mit anderen beliebten Diensten wie PowerApps, Power BI, SharePoint und Dynamics 365.

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Artikel wurde zuletzt im Januar 2017 aktualisiert

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