Microsoft Office 365 und Exchange 2013 im Funktions- und Preisvergleich

Exchange 2013 kaufen oder Office 365 mieten? Bei der Modernisierung ihrer E-Mail-Lösungen haben Anwender die Qual der Wahl. Eine Entscheidungshilfe.

Dieser Artikel ist die zweite Folge in einer dreiteiligen Serie mit Entscheidungshilfen für die E-Mail-Migration in Unternehmen. Im ersten Teil haben wir die Features von Exchange 2013 vorgestellt. Dabei ging es vor allem um die Frage, inwiefern sie Einfluss auf die Entscheidung von Firmen für ein Upgrade auf Exchange 2013 oder für Microsoft Office 365 aus der Cloud haben können. In diesem Artikel vergleichen wir nun Funktionalität und Preis der Angebote.

Exchange-Anwender haben heute im Wesentlichen drei Optionen, wenn sie über die Einführung von Exchange 2013 nachdenken:

  1. Kauf und Betrieb von Exchange 2013 nach dem On-Premise-Modell. Dabei übernimmt die IT des Anwenderunternehmens den Betrieb aller Exchange-Server und stellt den benötigten technischen Support entweder in-house bereit oder beauftragt einen Dienstleister mit dieser Aufgabe. Für Themen wie Disaster Recovery und Backups bleibt die jeweilige Organisation selbst verantwortlich.
  2. Einsatz einer Cloud-Lösung (Exchange Online oder Office 365). Mit dieser Option können Organisationen den Aufwand für die Verwaltung ihrer Exchange-Umgebungen minimieren. Microsoft kümmert sich um Disaster Recovery, Backups, Hardware, Virenschutz und andere Aufgaben.
  3. Ein Hybrid-Ansatz. Mit dem Mix aus On-Premise-Modell und Cloud-Service können Firmen einerseits ein Mindestmaß an Kontrolle in bestimmten Bereichen ihrer E-Mail-Infrastruktur sicherstellen und andererseits lästige Wartungsaufgaben auslagern. So lassen sich Kosten und Risiken aufteilen und die Performance der E-Mail-Infrastruktur insgesamt verbessern. Dabei bestimmen die Entscheider beim Anwender selbst, welche Mailboxen sie in die Cloud schieben und welche in der eigenen Infrastruktur verbleiben.

Da die verschiedenen Angebote von E-Mail-Lösungen aus dem Hause Microsoft sich auch in ihrer Funktionalität unterscheiden, lohnt ein vergleichender Blick auf die Angebote, bevor Anwender sich für die On-Premise- oder die Online-Variante von Exchange 2013 entscheiden.

Einen vergleichenden Überblick über die Leistungsmerkmale von Exchange 2013 zum Kauf und Exchange Online zeigt Tabelle 1.

  Exchange 2013 Exchange Online
Service Features
Limitierung der Nachrichtengröße (Begrenzung der Anhanggröße) Konfigurierbar 25 MB
Empfängerbegrenzung Konfigurierbar 1500 Empfänger/Tag
Nachrichtenratengrenze Konfigurierbar 30 Nachrichten/Minute
Client Zugang
Outlook Online Modus Ja Ja (nicht empfohlen)
Outlook Web App: Session-Time-out Konfigurierbar Vorgabe: sechs Stunden
Mobility
Zertifikat-basierte Authentifizierung für Exchange ActiveSync Ja Nein
E-Mail/Postfach
Sammelpostfach Ja Nein
Kontakte/Verzeichnis
Benutzerdefinierte Adresslisten Ja Nein
Hierarchische Adresslisten Ja Nein
Globale Adressliste segmentierbar Ja Nein
Sicherheit
Antispam (AS) Kunde wählt Antivirus/Antispam-Lösung, einige Funktionen sind im Angebot enthalten Exchange Online Protection
Antivirus (AV) Kunde wählt Antivirus/Antispam-Lösung Exchange Online Protection
Administration
Öffentliche Ordner Ja Nein

Tabelle 1: Vergleich der Merkmale von Exchange 2013 On Premise und Exchange Online.

Wie sich die Ausgaben für Office 365 und Exchange On-Premise unterscheiden

Bei der Evaluierung eines Wechsels zu Office 365 kommt es darauf an, Faktoren wie Leistungsmerkmale und Funktionen im Blick zu haben, doch in den meisten Fällen entscheiden letztlich die Kosten. Um herauszufinden, ob und wieviel eine Organisation durch das Outsourcing ihrer E-Mail-Plattform sparen kann, ist es zunächst erforderlich, die bestehenden Ausgaben transparent zu machen. Das fällt vielen Unternehmen schwer.

Eine einheitliche Berechnungsformel für alle gibt es nicht. Dennoch haben sich die Kosten pro Benutzer allgemein als brauchbarer Maßstab erwiesen. Um diesen Wert zu ermitteln, sind folgende Posten zu berücksichtigen:

  1. Hardwarekosten: Dazu gehört auch die Hardware für Hilfsdienste, wie etwa Load Balancing und E-Mail-Filtering. Dabei sind auch die Wartungskosten zu berücksichtigen.
  2. Lizenzkosten: Unter diesen Punkt fallen neben den Exchange-Lizenzen auch die Ausgaben für die Tools von Drittanbietern inklusive Wartungskosten.
  3. Speicherkosten pro Benutzer.
  4. Personalkosten für die Betreuung der E-Mail-Lösung.

Diese Betrachtung lässt sich ausweiten auf Betriebskosten wie etwa die Netzwerkverbindungen zwischen Firmenstandorten im Unterschied zum Zugriff via Internet. Auch die unterschiedlichen Ausgaben für Disaster Recovery lassen sich einbeziehen, je nachdem ob das Mail-System in-house läuft oder Microsoft die Vorsorge im Rahmen von Office 365 übernimmt.

Vergleichende Fallstudie

Die Unterschiede zwischen On-Premise-Lösung und Cloud-Service lassen sich anhand eines konstruierten Beispiels darstellen. Darin geht es um eine fiktive Organisation mit 6000 Benutzern, die Exchange 2007 als On-Premise-Lösung einsetzt. Der Datenbestand wird permanent zwischen zwei Rechenzentren repliziert. Die Lösung beinhaltet keine Archiv-Funktionalität. Die „Message Hygiene“ erfolgt sowohl intern als auch extern (siehe Abbildung 1).

Abbildung 1: Beipiel einer On-Premise-Installation von Exchange 2007

Der IT-Leiter der Organisation denkt über einen Wechsel zu Office 365 nach und untersucht mit seinem Team die laufenden Kosten für die bestehende Lösung pro Jahr, um sie mit unterschiedlichen Abo-Plänen für Office 365 zu vergleichen. Tabelle 2 zeigt den Kostenvergleich in der Beispielorganisation.

Exchange On Premise Office 365 nur für E-Mail (Exchange Online) Office 365 Enterprise E3 (inklusive Lync, Sharpoint, Office und Archiv)
€ 63.000 (Basis: ca. € 10,50 pro Anwender) € 17.550 € 87.800

Tabelle 2: Beispielhafte Kostenanalyse zum Vergleich von Exchange On-Premise und Office 365

Die vorgestellten Daten legen nahe, dass das fiktive Unternehmen seine E-Mail-Lösung in Office 365 überträgt, um jährliche Einsparungen von 45.000 Euro zu realisieren. Würden hingegen auch Lync, SharePoint, Microsoft Office und Archivfunktionalität integriert, steigen die Kosten um knapp 25.000 Euro. Unter Berücksichtigung der zusätzlichen Funktionalität und des damit verbundenen Mehrwerts wiederum könnten sich diese Mehrausgaben als vergleichsweise moderat und gerechtfertigt erweisen.

Weitere Überlegungen zu Office 365

Ein Vergleich der unterschiedlichen Optionen sollte immer berücksichtigen, dass Office 365 mehr ist als eine E-Mail-Plattform. Das Angebot beinhaltet den Zugang zu SharePoint, Lync und zu den Office-Anwendungen inklusive Word und Excel. 

Wenn die Benutzer auch diese Anwendungen benötigen, können Organisation durch den Bezug entsprechend paketierter Lösungen aus der Cloud Mehrwert gewinnen. Insbesondere Lync und SharePoint können im On-Premise-Modell einigen Aufwand bei der Einrichtung und Integration mit Exchange verursachen. Die Cloud-Pakete bieten den Zugang zu den Lösungen, die dann sukzessive zugeschaltet werden können.

Andererseits betreffen viele Hindernisse für den Einsatz von Lync und SharePoint in der Cloud auch Exchange Online. Dazu gehören die Sicherheit und die Verfügungsgewalt über die Daten. Und wenn der Dienst einmal nicht verfügbar ist, wird die Einschränkung der Produktivität für das Unternehmen verstärkt, wenn alle Werkzeuge nur über das Netz nutzbar sind.

Exchange 2013 vereinfacht die E-Mail-Integration mit Produkten wie Lync und SharePoint, doch Anwender sollten bedenken, dass sie von dieser Verbesserung nur voll profitieren, wenn sie die aktuellen Versionen dieser Produkte einsetzen.

Anmerkung: Die kompletten aktuellen Office 365 Angebote mit den zugehörigen Preismodellen finden Sie auf der Website von Microsoft.

Über den Autor:
Andy Grogan hat von 2009 bis 2013 mehrmals die Auszeichnung Microsoft Exchange MVP erhalten. Er arbeitet seit 16 Jahren in der IT-Industrie. Seine Spezialgebiete sind Technologien von Microsoft, HP und IBM. Seine Spezialgebiete sind Exchange Server, Active Directory, SQL Server, Storage-Lösungen, Technologie-Strategie und technische Führung in großen Unternehmen. Derzeit arbeitet Grogan für eine große Kreisverwaltung in Surrey als technischer Leiter und unterstützt rund 15.000 Kunden, die über 240 Standorte verteilt sind. Andys Webseite erreichen Sie unter telnetpot25.com.

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Artikel wurde zuletzt im Dezember 2014 aktualisiert

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