Migration von SharePoint: Wann der Wechsel in die Cloud Sinn macht

Ob Unternehmen auf lokale SharePoint-Server oder Office 365 setzen sollen, hängt vom Zugriff der Anwender ab. Wir erläutern verschiedene Optionen.

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Sharepoint-Management

Jedes neue Release von SharePoint löst eine Migrations-Welle aus. Entweder von einer früheren Version oder einer...

externen Legacy-Plattform. Office 365 und SharePoint Online bieten eine neue Option für die Migration in die Cloud. Wir durchleuchten die Möglichkeiten und Vorteile einer Migration zu Office 365.

Vergleich SharePoint Online und SharePoint 2013

Die Migration auf SharePoint Online (in Office 365) im Vergleich zu einer lokalen Version von SharePoint 2013 beinhaltet einige Kompromisse. SharePoint Online bietet einen einfachen Zugriff auf Inhalte über das Internet, also nicht nur im eigenen Unternehmens-Intranet. Außerdem müssen Unternehmen keine eigenen Server installieren, konfigurieren und verwalten. Dazu kommt, dass keine Firewall im Einsatz sein muss. Es reichen lediglich einige Firewall-Regeln, welche den externen Zugriff auf SharePoint ermöglichen.

Auf der anderen Seite opfern Unternehmen die Hoheit über ihre Server. Patches und Upgrades werden von Microsoft in Rechenzentren ausgeführt, ohne dass Abonnenten von Office 365 Mitspracherecht haben. Anpassungen oder benutzerdefinierte Erweiterungen sind fast gar nicht möglich.

Ein Bekannter, der für ein Beratungsunternehmen arbeitet, hat mir kürzlich gesagt, dass die Vorteile einer Cloud-Migration die Nachteile überwiegen. Die SharePoint-Bereitstellung in seiner Firma führte mit der Zeit zu einer wilden Struktur und kostete viel Zeit. Durch eine Migration in die Cloud konnte der Wildwuchs beseitigt werden, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen. SharePoint Online ist allerdings noch nicht soweit, kundenspezifische SharePoint-Websites zu bieten, ohne massgebliche Änderungen zu durchlaufen.

Ein Vorteil von SharePoint Online in Office 365 ist dessen weltweite Verfügbarkeit. Da Mitarbeiter im Unternehmen geographisch verteilt sein können, ist das ein wichtiger Aspekt. Außerdem wird das Unternehmen von der schwerfälligen Instandhaltung der Infrastruktur entlastet. Das kann erhebliche Kosteneinsparungen bedeuten.

Schwächen von SharePoint Online berücksichtigen

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Es gibt noch andere Gründe, um SharePoint in die Cloud zu verschieben, wenn Unternehmen die Migration zu SharePoint 2013 planen. Die Anforderungen von Kunden und Anwendern an die flexible Infrastruktur sind oft eine starke Rechtfertigung. Zudem sprechen die Speicherung von Office-Dokumenten in Office 365 und die Administration der SharePoint-Nutzung für die Cloud-Variante. Auch der mobile Zugriff und die Zusammenarbeit mit anderen Office 365-Diensten wie Exchange oder Lync spielen eine wichtige Rolle.

Aber spätestens, wenn ein Unternehmen beschließt, zu SharePoint Online zu migrieren, können Bedenken auftauchen. SharePoint 2013 und SharePoint Online haben viel von der Code-Basis gemeinsam. Allerdings unterscheiden sich die Multi-Tenant-Farmen in beiden Stukturen. Trotz Beteuerungen von Microsoft wurde SharePoint Online noch nicht so weit entwickelt, dass die Umgebung kundenspezifische SharePoint-Websites mit weitreichenden Änderungen ermöglicht. Eigenen Code in einer Website in SharePoint Online zu betreiben ist riskant. Ebenfalls problematisch sind die bereits erwähnten Routine-Upgrades. Diese können benutzerdefinierte Funktionen löschen, ohne die Möglichkeit zu bieten, diese vorher zu sichern und wieder einspielen zu können.

Weitere Probleme ergeben sich beim mobilen Zugriff auf SharePoint Online mit Tablets und Smartphones. Die mobile SharePoint-Benutzeroberfläche ist noch nicht ausgereift. Es ist generell ein Vorteil für SharePoint-Websites, diese generisch zu entwickeln.  Je weniger Änderung eine SharePoint-Webseite erfahren hat, umso besser ist sie mobil erreichbar. Das ist ein wichtiger Aspekt, da immer mehr SharePoint-Inhalte mobil genutzt werden und immer mehr Apps in diesem Bereich verfügbar sind.

Einsatz von Drittanbieter-Tools

SharePoint Online bietet auch Upgrade-Möglichkeiten von CMS-Plattformen, die nicht von Microsoft kommen. Die meisten Content Management Systeme (CMS) teilen sich die Nachteile der Vorversionen von SharePoint 2013: Segmentierung, schwieriger Zugriff auf das Repository von außerhalb des Intranets oder für Kunden und Dritte. Es kann daher sinnvoll sein, ein Dritthersteller-CMS einzusetzen. Ironischerweise kann dies einige der zuvor genannten Kompromisse relativieren. Anpassungen an SharePoint-Websites sind dann kein Thema und generische Inhalte für mobile Geräte werden zum Standard.

Unternehmen, die zu SharePoint Online migrieren, müssen auch die Metadaten von Dokumenten beachten. Viele ältere Content-Plattformen verwenden veraltete Hierarchie-Systeme. Verschachtelte Ordner sind das Erbe des Computer-Datei-Storage. Das resultiert häufig in einer bestimmten Art von Metadaten, die solchen Dateien angehängt werden: Der Speicherort einer bestimmten Datei in einer Hierarchie hat eine wichtige Bedeutung für solche Systeme.

Ein Beispiel: Ein Ordner mit der Bezeichnung „2014“ verfügt über weitere Unterordner in der Form "Januar", "Februar", "März" und so weiter.  Wenn in diesen Ordnern Dateien gespeichert sind, die keine weiteren Metadaten haben (zum Beispiel das Datum), müssen die Ordner migriert werden, wie sie sind. Das heißt, Sie müssen ganze Ordnerstrukturen übernehmen, obwohl das nicht sinnvoll für die entsprechende Datenablage ist. Verschachtelte Ordner machen SharePoint allerdings ineffizient.

Die Nachteile von SharePoint Online bei einer Migration sind nicht schlimm. Trotz diesen Einschränkungen ist das System effizient, leistungsstark und stabil. Anwender, die mit dem System arbeiten, profitieren schnell von der Umstellung. Langfristig profitieren Firmen auch von den wirtschaftlichen Vorteilen einer Umstellung zu SharePoint Online.

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Artikel wurde zuletzt im Juni 2014 aktualisiert

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