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Offene APIs sind der Schlüssel für eine erfolgreiche Collaboration-Plattform

Offene APIs sind die Zukunft von Collaboration-Plattformen. Mit ihnen sind Enterprise-Content-Management-Daten zentral für alle Mitarbeiter verfügbar.

Dieser Artikel behandelt

Collaboration-Software

Viele Collaboration-Plattformen basieren auf ECM-Technologien (Enterprise Content Management). Die meisten Systeme sind dabei für eine bestimmte Aufgabe gebaut, zum Beispiel das Vertrags- oder Dokumenten-Management. Dieser spezialisierte Ansatz kann helfen, erfolgreich ein einzelnes Geschäftsproblem zu lösen. Die Herausforderung beginnt aber, wenn jedes spezifisch entwickelte neue System ein Silo erzeugt. Der traditionelle Ansatz, um dieses Problem zu lösen, ist, eine einzige ECM-Plattform mit verschiedenen Content-zentrierten Lösungen einzusetzen. Nachdem dieser Ansatz über ein Jahrzehnt ausprobiert wurde, ist klar, dass er gescheitert ist. Modernere Ansätze basieren auf offenen APIs.

Das Problem mit Enterprise Content Management ist, dass die meisten inhaltszentrierten Geschäftsanforderungen über benutzerdefinierte Anwendungen oberhalb einer ECM-Plattform gelöst werden. Aufbau und Wartung dieser Anwendungen können viele Ressourcen binden. Da sie maßgeschneidert sind, bieten die Anwendungen nur eingeschränkte Funktionalitäten und erfüllen nicht immer die Bedürfnisse der Mitarbeiter. Die Wartung ist ein echtes Problem, da die deutliche Anpassung der zugrunde liegenden ECM-Plattformen Upgrades und Bufixes behindern können.

Die Lösung für dieses Problem ist die Rückkehr zu spezialisierten Lösungen – aber mit einer wichtigen neuen Anforderung: Offenheit. Ziel ist es nicht, alles auf einer einzigen Plattform zu erzwingen. Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle Systeme ohne weiteres miteinander kommunizieren können, ohne dass sie spezielle Informationen benötigen, damit es funktioniert.

Offene APIs machen es Content-Technologien einfacher, Daten abzurufen, die aus verschiedenen Anwendungen kommen. Zudem lassen sich Plattformen ohne umfangreiche Programmierung bauen. Nutzer können so einfacher auf externe Daten zugreifen. Offene APIs ermöglichen der IT, Nutzerdaten unabhängig vom Standort und in einer gewohnten Benutzeroberfläche zur Verfügung zu stellen. Mit Daten, die an ihrem ursprünglichen Standort verbleiben, sind Upgrades einfacher, wodurch die Notwendigkeit einer Migration reduziert und die tägliche Nutzung weit verstreuter Daten vereinfacht wird.

Was bedeutet Offenheit?

Offenheit beginnt mit offenen APIs. Das bedeutet, dass das API-Set dokumentiert und offen für alles ist. Es gibt kein spezielles Feature, welches nur für die Entwickler eines Anbieters oder deren Partner verfügbar ist. Es unterstützt die komplette Funktionsweise des Systems. Wenn das System etwas kann, gibt es eine API, mit der es sich umsetzen lässt.

Doch es gibt noch mehr Offenheit als offene APIs. Ein Standard für Content Management Interoperability Services (CMIS) ist eine definierte Menge von APIs, welche die Funktionen abbilden, die jedes ECM-System unterstützen muss. Noch wichtiger aber ist, dass es ein gut definiertes Domain-Modell beinhaltet, welches jedem Content-System ein gemeinsames Vokabular gibt.

Ein kritischer Bestandteil eines offenen Systems ist, dass seine offenen Komponenten über einen langen Zeitraum unterstützt werden. Das Support Level zeigt, wie stark Komponenten weiterentwickelt werden. Sind die APIs lediglich für Show-Zwecke gedacht, oder sind ein zentraler Bestandteil der Strategie des Anbieters? Ist der Support für die letzte Version eines Standards für einen Anbieter wichtig? Wenn APIs oder Standards lediglich Show sind, sind sie mit der Zeit weniger nützlich.

Offene APIs und ECM-Plattformen

Jeder Anbieter kann behaupten, eine offene API zu haben. Doch so lange diese APIs nicht langfristig unterstützt werden oder nicht zum Kern des Geschäftsmodells des Anbieter gehören, werden diese APIs auf kurz oder lang verschwinden. Während jeder ECM-Anbieter offene APIs und Standards haben sollte, aber nicht haben muss, sind es Open-Source-Software- und SaaS-Anbieter, deren Geschäftsmodell von der Offenheit abhängig ist.

Open-Source-Software (OSS) ist ein natürliches Tool für die Erstellung von offenen ECM-Ökosystemen. Für Open-Source-Anbieter ist Offenheit ein Kernelement, so dass sie ihre APIs standardmäßig offen gestalten. Dokumentierte und unterstützte APIs sind für sie nützlich. Ist der Code Open Source, bedeutet dies, dass man genau sieht, wie sich die Komponenten verhalten. Damit lässt sich auch die komplexeste Integrationsherausforderung stemmen.

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Neben dem Open-Source-Modell ist auch das SaaS-Modell API-zentriert. In vielerleich Hinsicht scheinen SaaS-Anbieter genau das Gegenteil von OSS-Anbietern zu sein, da sie die gesamte Anwendungsinfrastruktur in ihren Rechenzentren behalten. Dadurch sind offene APIs aber auch von entscheidender Bedeutung. Wenn die Anwendungen nicht ohne weiteres mit anderen Systemen kommunizieren können, ist die Implementierung von Enterprise-Business-Lösungen praktisch unmöglich.

Sowohl für OSS- als auch SaaS-Anbieter ist Offenheit entscheidend, um langfristig erfolgreich zu sein. In Kombination mit dem Subskriptionsmodell werden Kunden unterstützt, auch lange nachdem sie die Anwendung gekauft haben. Das stärkt wiederum das Engagement des Anbieters, die Anwendung langfristig zu unterstützen.

Wie man damit umgeht

In vielen Unternehmen gibt es eine Menge geschlossener Systeme. Einige davon funktionieren gut, andere nicht. Der Punkt ist, dass man sich auf zukunftsträchtige Collaboration-Systeme konzentrieren sollte. Allerdings macht es auch keinen Sinn, alle bestehenden, geschlossenen Content-zentrierten Systeme auf einmal zu ersetzen. Dies würde ein Unternehmen wieder zum traditionellen ECM-Ansatz zurückführen, der nicht funktioniert.

Man sollte seine bevorzugte ECM-Plattform definieren, sich aber nicht einschränken lassen. Dabei sollte sichergestellt sein, dass die Anforderungen, die man an eine offene Plattform stellt, mit einer offenen Lösung abgedeckt werden können. Ziel muss sein, Lösungen im Unternehmen bereitzustellen, die es der IT erlauben, den Informationsfluss abzubilden und zu managen. Jedes System muss Informationen aus jedem anderen System verarbeiten und nutzen können, ohne dass diese dupliziert oder komplexe Systeme geschrieben werden müssen, die alles übersetzen.

Damit lassen sich alle notwendigen Informationen und Aktionen an einem Ort für jedes Business-Problem zur Verfügung stellen. Dies ist es, was Mitarbeiter wollen – und offene Systeme erlauben es, diese Anforderungen zu erfüllen.

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Artikel wurde zuletzt im August 2016 aktualisiert

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