Self Service Business Intelligence (BI): Wer sind die Anwender?

Mehr Unabhängigkeit von spezifischen Anwendern ist einer der größten Business-Intelligence-Trends, der sich in Self Service BI widerspiegelt.

Gesteigerte Flexibilität und Unabhängigkeit von Fachanwendern ist einer der größten Trends in der Business Intelligence (BI). Vielfältige Anforderungen reichen von der selbständigen Erstellung von Berichten bis hin zu lokaler Datenintegration oder Verbesserung der Datenqualität

Allerdings fordern nicht alle Anwendertypen die gleiche Funktionalität und es muss sichergestellt werden, entsprechend bedarfsbezogene Funktionen bereitzustellen. Ansonsten kann es passieren, einzelne Anwendergruppen entweder zu überfordern oder aufgrund zu geringer Flexibilität an schwer kontrollierbare „Schatten IT“ zu verlieren.

Ziel des Einsatzes eines Business-Intelligence(BI)-Systems ist es, auf Basis der gelieferten Informationen, schnellere und bessere Entscheidungen im Unternehmen zu treffen. In einem Teil der Unternehmen erfolgt dies oftmals noch ohne spezielle BI-Lösungen als Grundlage. Die Gründe dafür sind vielfältig und reichen vom fehlenden Wissen bis hin zur Komplexität von Softwareprodukten und darauf basierender Lösungen.

Nachfrage nach benutzerfreundlichen BI-Lösungen steigt

Folglich steigt die Nachfrage nach einer einfachen, schnellen und benutzerfreundlichen Softwarelösung im BI-Umfeld. Wohlwissend, dass auf praktisch jedem Büro-PC mit Excel beziehungsweise Excel 2010 PowerPivot eine leistungsfähige Alternative zum Aufbau eigener Berichte zur Verfügung steht, die versierte Fachanwender nutzen können. Allerdings kann Excel kein BI-System ersetzen, da die grundsätzliche Kritik an Excel noch immer ihre Gültigkeit hat.

Spricht man daher aktuell in diesem Zusammenhang von Self Service BI, so versteht man darunter Software, Datenarchitekturen und organisatorische Rahmenbedingungen, um einem agilen Ansatz für BI zu entsprechen. 

Ziel ist es, ausgewählten Anwendern in ihrer Rolle mehr Verantwortung für die Nutzung eines BI-Software-Werkzeugs zu übertragen. Sie können im Gegenzug freier bei der Informationserzeugung und Ableitung von Erkenntnissen agieren. 

Damit kann auch der Anforderung vieler Anwender nach mehr Flexibilität bei der Modifikation oder Integration von Daten und größerer IT-Unabhängigkeit bei der Datennutzung Rechnung getragen werden. Gleichzeitig können die Experten der zentralen IT-Stelle ihre Aufgaben fokussieren und gegebenenfalls von Arbeit entlastet werden.

Abbildung 1: Überblick Self Service BI

Aspekte der Self Service BI und adressierte Anwendergruppen

Entscheidet sich ein Unternehmen für den Einsatz von Self-Service-Funktionen, sollte allen Verantwortlichen klar sein, dass der Einsatz nicht zwingend über ein speziell erworbenes Werkzeug als Stand-alone-Lösung erfolgen muss. Häufig bieten die in Unternehmen existierenden Plattformen bereits Self-Service-Funktionen an. 

Anwenderfreundlichkeit kombiniert mit der richtigen Funktionalität ist auch bei plattformbasierenden Self-Service-Funktionen oberstes Gebot. Für beide Lösungsmöglichkeiten gilt als Basis, den Anwendern sorgfältiges Training und Support anzubieten, ein Vorgehensmodell und Entwicklungsmethoden für Anwender und Werkzeug zu konzipieren sowie die gesamte Datenarchitektur zu analysieren und anzupassen.

Ob plattformgestützt oder durch Implementierung eines speziellen Werkzeugs – in der Praxis können die Anforderungen und Anwender im Rahmen von Self-Service-Initiativen in verschiedene Kategorien eingeteilt werden:

Kategorie 1: Modifikation von Berichten und Dashboards

Der Einsatz von Self-Service-Werkzeugen bietet die Möglichkeit, Anwender bei der individuellen Modifikation von Berichten und Dashboards zu unterstützen. Ad-hoc Anwender können nach eigenen Kennzahlen filtern oder Berichte erzeugen. Die Erstellung von Analysen für den eigenen Gebrauch können die Anwender unabhängig betreiben und daraus eigenständig Erkenntnisse über die Geschäftsprozesse ziehen.

Kategorie 2: Erstellung von Berichten und Dashboards ad-hoc

Die Erzeugung von Berichten und Dashboards muss ebenfalls nicht mehr nur Aufgabe der IT sein. Durch intuitive Werkzeuge und vordefinierte Berichts- und Dashboard-Objekte ist es heute auch für Power User möglich, ad-hoc Berichte und Dashboards zu erstellen, um die Informationskonsumenten zu unterstützen.

Kategorie 3: Integration privater, lokaler Daten

Eine weitere Anforderung, der eine Self-Service-Philosophie Rechnung trägt, ist die selbstständige Integration privater, lokaler Daten. Diese werden zum Beispiel Excel-Dokumenten, TXT- oder CSV-Dateien oder extern bereitgestellten Datenquellen entnommen. Diese Funktionalität, die oftmals auch die Kombination von lokalen Daten mit zentralen Daten aus dem Data Warehouse beinhaltet, wird häufig von sogenannten Key-Usern wahrgenommen.

Kategorie 4: Modifikation oder Erzeugung von Datenmodellen

Self Service bedeutet für Key-User häufig auch die Möglichkeit zur selbstständigen Modifikation oder Erzeugung von Datenmodellen. Der Anwender agiert als „Datenmodellierer“ und kann die Datensicht nach eigenen Vorstellungen anpassen. So kann er Hierarchien ändern, um beispielsweise eine geänderte Vertriebsstruktur zu simulieren, oder Kunden in bestimmte Klassen einteilen und mit diesen neuen Merkmalen weiterarbeiten.

Kategorie 5: Data Stewardship zur Verbesserung der Datenqualität

Die Überwachung und Verbesserung der Datenqualität ist eine Aufgabe für Fachanwender beziehungsweise Datenqualitätsverantwortliche, denen Self-Service-Werkzeuge für diese Aufgaben bereitgestellt werden. Damit werden Fachanwender auch werkzeugseitig in die Data Governance eingebunden.

Nicht in dieser Aufzählung beschrieben wurden bislang die Informationskonsumenten sowie die breite Basis der reinen Endanwender. Sicherlich wird diese Gruppe die Ergebnisse der genannten Anwender in unterschiedlichem Maße konsumieren, allerdings fordern auch diese zunehmend eine Grundfunktionalität des BI-Systems mit Filtern, Sortierfunktionen und Auswertungsmöglichkeiten in den Berichten und nähern sich so teilweise den Bedarfen der Ad-hoc Anwender in Kategorie 1 an.

Auch die Grenzen der anderen Anwendergruppen sind meist fließend und mit zunehmender Erfahrung und Interesse  können einzelne Anwender sich entsprechend weiterentwickeln.Zudem überlappen vor allem die Anforderungen der Key- und Poweruser, da ein Key-User selbstverständlich auch Berichte auf „seinen“ Datenbeständen entwickeln wird.

Grundlage: Data Governance

Damit eine solche Autonomie und Flexibilität nicht dazu führt, dass jede Abteilung oder gar jeder Key-User seine eigenen Kennzahlen entwickelt, ist eine ausgereifte Data Governance  grundlegender Aspekt für adäquaten Self-Service-Einsatz im Unternehmen (siehe Abbildung 1). Als übergeordnetes Konzept bietet sie ein Rahmenwerk zur Überwachung der Verwaltung und Änderung von Daten, Kennzahlen und Informationen.

Architektonisch ist das Ziel von Data Governance, die Flexibilität und Unabhängigkeit für Fachanwender im Sinne der vorgestellten Self Service Funktionen mit einer Datenarchitektur zu verbinden, die auch die Bereitstellung zentraler, qualitätsgesicherter Daten gewährleistet.

Fazit

In unseren Business-Intelligence-Projekten stellt sich immer wieder die Frage, für welche Anwendergruppen welche Werkzeugfunktionen benötigt werden. Dazu ist es notwendig, vor allem die Key- und Poweruser zu kennen und ihre Bedarfe in der Anforderungsaufnahme zu berücksichtigen. Die Akzeptanz wird zudem gesteigert, wenn diese Anwender eng in den weiteren Prozess der Softwareauswahl, aber auch der erwähnten Schaffung der organisatorischen Rahmenbedingungen und dem Aufbau der Datenarchitekturen mit einbezogen werden.

Denn nur wer seine Anwender aus den Fachbereichen mitnimmt, wird ein erfolgreiches SSBI-Projekt ausführen. Umgekehrt müssen jedoch auch die oftmals stärker in Zentralfunktionen zu findenden regulatorischen oder kontrollierenden Anforderungen Berücksichtigung finden und im Projekt ausgeglichen werden.

Über den Autor:
Patrick Keller ist Senior Analyst beim Business Application Research Center (BARC). Seine Spezialgebiete sind entscheidungsunterstützende Informationssysteme für Controlling-Anwendungen mit besonderem Schwerpunkt auf Business-Intelligence-Frontends und Web-Anwendungen.

Folgen Sie SearchEnterpriseSoftware.de auch auf Facebook, Twitter und Google+!

Artikel wurde zuletzt im November 2014 aktualisiert

Pro+

Premium-Inhalte

Weitere Pro+ Premium-Inhalte und andere Mitglieder-Angebote, finden Sie hier.

Erfahren Sie mehr über Datenvisualisierung

Diskussion starten

Schicken Sie mir eine Nachricht bei Kommentaren anderer Mitglieder.

Mit dem Absenden dieser Daten erklären Sie sich bereit, E-Mails von TechTarget und seinen Partnern zu erhalten. Wenn Ihr Wohnsitz außerhalb der Vereinigten Staaten ist, geben Sie uns hiermit Ihre Erlaubnis, Ihre persönlichen Daten zu übertragen und in den Vereinigten Staaten zu verarbeiten. Datenschutz

Bitte erstellen Sie einen Usernamen, um einen Kommentar abzugeben.

- GOOGLE-ANZEIGEN

SearchSecurity.de

SearchStorage.de

SearchNetworking.de

SearchDataCenter.de

Close