SharePoint 2013 macht Anwender unabhängiger von der IT

SharePoint macht als zentrale Speicher- und Kommunikationsplattform Anwender unabhängiger von der IT. Dies setzt aber einen Mentalitätswechsel voraus.

Dieser Artikel behandelt

Sharepoint-Management

Bibliotheken in SharePoint 2013 machen die Anwender unabhängiger von der IT und führen zu einer besseren Zusammenarbeit....

Sie erhalten zwar mehr Freiheiten, dies kann aber auch mehr Fehler bewirken und den Nutzen der Plattform verringern.

Hierarchien in SharePoint 2013

Wenn man versucht, seine Informationen neu zu ordnen, macht die Übertragung der bereits vorhandenen Ordner-Hierarchie nach SharePoint nicht viel Sinn. Dies verursacht lediglich Unordnung innerhalt des Collaboration-Tools. Es ist unsinnig, Dateien generell innerhalb von SharePoint mit allen Nutzern zu teilen und die Ordner komplett freizugeben.

Es gibt nur wenige Dinge, die sich ähnlich nachteilig auf SharePoint auswirken. Das hat mehrere Gründe. In bestehenden Order-Hierarchien sind Metadaten (zum Beispiel zu den Beziehungen der Ordner untereinander) häufig statisch und für die Anwender undurchsichtig angelegt. Verschachtelte Ordner wirken sich gleichzeitig verheerend auf die Effizienz sowie den Datenbank-Server aus. Der URL-Pfad beschreibt schließlich den eindeutigen Speicherort der Daten und dieser kann bis zu 260 Zeichen beinhalten.

SharePoint Bibliotheken sind dafür konzipiert, die Suche nach Dateiobjekten über Metadaten so einfach wie möglich zu machen. Die Anordnung der Ordner und damit der Metadaten muss für die Nutzer sinnvoll sein. Eine einzelne SharePoint Bibliothek besteht aus verschiedenen virtuellen Ordnern; die Systemleistung verbessert sich durch die richtige Anordnung und Änderungen in der Struktur lassen sich einfacher nachvollziehen. Die richtige und konsistente Kennzeichnung von Elementen innerhalb der Bibliothek erfordert allerdings Disziplin.

In SharePoint 2013 wurde die Kennzeichung in ihrer Bedeutung gestärkt. Der Terminologiespeicher, in dem die Metadaten und Audrücke gespeichert sind, ist erweitert worden und bietet mehrere Vorteile: Er ermöglicht den Anwendern auf Basis der vorhandenen Informationen zu navigieren. Das spart Zeit und verringert den Ärger bei der Arbeit mit den Daten. Wenn man allerdings nicht mit dem Terminologiespeicher vertraut ist, kann die Suche nach Informationen schwierig sein.

Das Credo lautet: Ist man auf Ordner in der SharePoint-Bibliothek angewiesen, sollte die Hierarchie so flach wie möglich sein.

Eindeutige Elemente oder Flexibilität?

SharePoint 2013 bietet verschiedenen Mittel, mit denen Listenelemente gekennzeichnet werden können: Benutzerdefinierte Spalten, Nachschlagespalten und eine Enterprise Metadata Taxonomie. Um diese richtig zu verstehen, muss man wissen, wie diese sich unterscheiden:

  • Eine benutzerdefinierte oder eindeutige Spalte hat meistens eine begrenzte Anzahl von Auswahlmöglichkeiten. Sie wird bevorzugt, wenn die Optionen für die Kennzeichnungen begrenzt und Änderungen unwahrscheinlich sind.
  • Eine Nachschlagespalte wird dann eingesetzt, wenn viele Daten im Spiel sind und mehr Flexibilität gefragt ist. Sie ist die beste Wahl, wenn die einzelnen Elemente nur formlos geändert werden.
  • Die Enterprise Metadata Taxonomie, die Blaupause für Inhalte des gesamten Unternehmens, sollte man verwenden, wenn die einzelne Kennzeichnungen hierarchisch sind. Zudem ist es die erste Wahl, wenn Elemente für alle Mitarbeiter sichtbar sein müssen.

Weg vom Rechner!

Standardmäßig speichert SharePoint 2013 die Dateien in der Bibliothek des jeweiligen Anwenders und nicht auf der Festplatte des Computers. Die Nutzer sollten diese Praxis verinnerlichen. Mehrfaches kopieren und anschließende Synchronisierungsprobleme haben damit ein Ende. Daneben erlaubt es das einfach kennzeichnen und teilen der Dateien. Es schützt die Informationen im System und integriert sie in die Arbeit, ohne zusätzliche Schritte.

Anwender davon zu überzeugen, ihre Dateien nicht auf dem Computer zu speichern, hört sich einfacher an als es ist. Arbeitnehmer haben Anspruch auf ihre Dokumente und Dateien. Das Speichern der Daten in einem zentralen Verzeichnis benötigt einen Mentalitätswechsel. Sie müssen verstehen, dass das Speichern der Dateien in einem zentralen Verzeichnis ihnen nicht den Zugang zu den Daten versperrt oder sie ihrer Unabhängigkeit beraubt. Arbeitnehmer müssen vielmehr verstehen, dass ein konsequentes kennzeichnen der Dateien, die Informationen besser verwert- und auffindbar macht. Das bringt mehr Unabhängigkeit und nicht weniger.

Die zentrale Botschaft von SharePoint 2013 lautet somit: Anwender erhalten die Unabhängigkeit von der IT, nach der sie sich sehnen. Dafür müssen sie aber auch ihre alte Arbeitsweise ablegen. Zentrales abspeichern und die richtige Kennzeichnung der Daten sowie die Verwendung einer geeigneten Teminologie machen einen großen Unterschied. Es führt letztlich zur eingeforderten Selbstbestimmung.

Artikel wurde zuletzt im November 2013 aktualisiert

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