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Microsoft Teams und Office 365 Gruppen: Willkommen in der neuen Arbeitswelt

Microsoft geht den Weg zur modernen Arbeitsumgebung über Office 365 mit Teams weiter. Die Funktionsvielfalt beeindruckt und beängstigt zugleich.

Am 14. März 2017 endete die Public-Preview-Phase für Microsoft Teams. An dem Tag gab Kirk Koenigsbauer, Corporate Vice President der Microsoft Office Division, in den USA den Startschuss für den offiziellen Launch. Seitdem steht die nächste Generation der Kollaborationslösung von Microsoft weltweit zur Verfügung.

Folgt man der Vision von Microsoft, kann jeder Anwender innerhalb von Office 365 individuell Collaboration-Optionen kombinieren. Alle Nutzer, egal welcher Generation sie angehören, finden Features, die ihre Vorlieben und Arbeitsweisen bedienen. Die Anwenderfirma profitiert, da ihre interne IT moderne Dienste bereitstellt, die sie steuern kann. Und Anwender lassen die Finger von nicht genehmigten Drittanbieterlösungen wie Trello, Slack, Dropbox und Co., um gemeinsam an Projekten zu arbeiten.

Wesentlich besser arbeiteten bisher nur diejenigen zusammen, die SharePoint, OneDrive for Business, Exchange und Skype for Business kombiniert einsetzen. Diese Technologien lassen sich jetzt durch Office 365 Groups und Microsoft Teams noch enger miteinander verzahnen.

Neue Dynamik in Office 365 Groups

Mit Office 365 Gruppen hat Microsoft nicht nur die nächste Generation der Exchange-Verteilergruppe eingeläutet, sondern ein vollständig neues Fundament für die Zusammenarbeit geschaffen. Was macht den Kern von Office 365 Groups aus? Mitglieder einer Gruppe können wie bisher gemeinsam E-Mails empfangen und im Auftrag dieser Gruppe senden. Neu sind ein Gruppenkalender und die Möglichkeiten, die unter der Haube mit SharePoint dazugekommen sind.

Jede Gruppe erhält neben einer vollwertigen SharePoint-Teamsite, die vor allem als Dokumentenablage fungiert, auch ein OneNote-Notizbuch. Über Konnektoren (integrierbare Feeds), die Aufgabenverwaltung Microsoft Planner oder das Analysewerkzeugs Power BI lässt sich die Funktionspalette ergänzen.

Das Bereitstellen von Gruppen geht schnell und die Verwendung ist intuitiv. Auch die Verlinkung zwischen den integrierten Anwendungen überzeugt. Ein Anwender erkennt sofort den Mehrwert, den die Vereinigung von Exchange und SharePoint bringt. Um Office 365 Groups zu verwenden, benötigt ein Benutzer eine Lizenz, die SharePoint und Exchange umfasst. Das decken die Office-365-Lizenzpakete Business Essentials, Business Premium, Enterprise E1, E3 oder E5 ab.

Gruppenkonversation innerhalb der in Outlook integrierten Oberfläche.
Abbildung 1: Gruppenkonversation innerhalb der in Outlook integrierten Oberfläche.

Einfach Gruppen bilden

Microsoft strebt an, dass Anwender selbst neue Gruppen öffnen. Dies geht mittlerweile für Exchange-Online-Nutzer über Outlook Web App (OWA) und Outlook 2016. Im SharePoint führt der Weg über die neue Startseite SharePoint Home, was sogar in Hybrid-Umgebungen mit SharePoint 2013 und 2016 möglich ist. Als weitere Alternative für das Öffnen einer Gruppe bleibt Microsoft Planner. Überall hat ein Anwender die Wahl, eine private oder eine öffentliche Gruppe zu erstellen. Private Gruppen beschränken sich auf die eingeladenen Mitglieder, die lediglich der Gruppenbesitzer freigibt. Im Gegensatz dazu können sich alle Mitarbeiter des Unternehmens zu öffentlichen Gruppen hinzufügen – und danach deren Inhalte einsehen.

Möchte ein Unternehmen Anwendern die Option bieten, selbst Gruppen zu erstellen, ist es zumindest ratsam, eine Namenskonvention mittels Präfix und/oder Suffix zu definieren. So entsteht kein Konflikt zwischen den Verteilergruppen, die Benutzer erstellt haben, und den On-Premises verfügbaren Exchange-Verteilergruppen. Eine Anwenderfirma kann die Steuerung auch der IT-Abteilung übertragen. Dadurch lässt sich das Anlegen von Gruppen auf ausgesuchte Anwender oder sogar nur auf die Administratoren begrenzen. Exchange-Administratoren können zudem bestehende Verteilergruppen in Office 365 Groups wandeln.

Welche Herausforderungen Office 365 Groups bereithalten

Bevor ein Unternehmen Office 365 Groups einführt, sollte es einige wichtige wie herausfordernde Aspekte betrachten und diskutieren. Interner Klärungsbedarf besteht vor allem zu folgenden Punkten:

  • Anwender können bis zu 250 Gruppen erstellen. Zu bedenken ist, dass jede damit erzeugte SharePoint-Teamsite bis zu ein Terabyte Größe annehmen kann. Gegebenenfalls müsste das Speicherkontingent eines Unternehmens fortlaufend erhöht werden.
  • Die bisher einstellbaren Namenskonventionen für Gruppenbildung beziehen sich nur auf Outlook oder OWA. Erzeugt man Groups aus anderen Services, sind Namen derzeit frei wählbar. Microsoft arbeitet gerade daran, die administrative Steuerung zu erweitern.
  • Jedes Mitglied einer Gruppe wird automatisch zu einem Mitglied in SharePoint und erhält damit umgehend Lese- und Schreibrechte. Eine alternative Methode gibt es derzeit nicht. Gerade für Unternehmen, die bisher auf eigene Berechtigungsstufen gesetzt haben, zieht das Änderungen in der SharePoint-Governance nach sich.
  • Mitglieder in Gruppen können Externe einladen. Diese Gäste erhalten jedoch nicht den vollen Funktionsumfang, sondern haben lediglich Einblick in die SharePoint-Teamsite, empfangen E-Mails der Gruppe und können auf diese antworten. Solche Einschränkungen müssen allen Teilnehmern deutlich gemacht werden, um Brüche in der Kommunikation oder im Prozess zu vermeiden.
  • Die Anwender, die eine Gruppe erstellt haben, werden automatisch zum Administrator der Gruppe und können diese auch wieder löschen. Mittlerweile gibt es zumindest für die IT eine Option, per PowerShell gelöschte Gruppen binnen 30 Tagen wiederherzustellen. Wer Office 365 Groups einsetzen und diese auch vernünftig abgesichert haben will, sollte ein Backup-Tool eines Drittanbieters wählen, welches diese Anwendung unterstützt.

Die größten Herausforderungen ergeben sich aber bei einem Hybridbetrieb von Exchange On-Premise mit Exchange Online, wenn nicht alle Anwender ihr Postfach in Exchange Online haben.

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Um Office 365 Groups als Verteilergruppe auch im lokalen Exchange-Server einzusetzen, müssen diese mit der Zusatzlizenz Azure AD Premium und dem Benutzer-Synchronisations-Tools Azure AD Connect im lokalen Active Directory zur Verfügung gestellt werden. Hier entstehen also höhere Kosten, es sei denn, dass das Unternehmen bereits über Lizenzen für Enterprise Mobility + Security verfügt. Diese kann zum Beispiel Bestandteil der sogenannten Lizenz Secure Productive Enterprise sein.

  • Zudem bestehen aktuell noch Probleme für alle Anwender mit Postfach im lokalen Exchange Server: Neu erstellte Gruppen tauchen zum Beispiel erst nach Absetzen des Powershell-Befehls Update-Recipient in der lokalen globalen Adressliste (GAL) auf.
  • Einige Funktionen, wie zum Beispiel Abonnement kündigen oder Gruppenunterhaltungen anzeigen, stehen nicht für lokale Anwender zur Verfügung.
  • Lokale Benutzer können kein Senden-als-Recht verwenden und kein Administrator einer Gruppe werden.

Die Argumente sprechen für Office 365 Groups

Office 365 Groups sind der Dreh- und Angelpunkt der neuen Kollaborationsanwendungen. Es löst die bisher bestehenden Probleme einer inkonsistenten Bereitstellung von Anwendungen für themen- oder teamorientiertes Arbeiten. Anwender erhalten das, was sie sich unter einem Cloud-Dienst vorstellen: ein Self-Service für die tägliche Lösung von Problemen.

Natürlich kann man Groups abschalten und zum Beispiel Microsoft Planner nur mit SharePoint-Integration betreiben. Zudem lässt sich mit Yammer weiterhin in Gruppen zusammenarbeiten, ohne die neue Integration in Office 365 Groups zu nutzen. SharePoint bietet nach wie vor das Anlegen klassischer Website-Sammlungen ohne Gruppen. Damit bliebe die Chance ungenutzt, die Lösungen zu verzahnen und von den Vorteilen in der Zusammenarbeit zu profitieren. Worauf man dann aber in jedem Fall verzichtet ist Microsoft Teams.

Die ideale Ergänzung von Office 365 Groups

Microsoft Teams erlaubt, private Gruppen weiter auszubauen. Hierbei wird jede Gruppe nochmals um Chats ergänzt. So erhöhen sich die Optionen für die Mitglieder, sich in mehreren Kanälen zu unterschiedlichen Themen auszutauschen. Zudem können elektronische Helfer, sogenannte Bots, eingeladen werden, damit sie per Chat zukünftig Aufgaben wie Flugbuchungen, Hausmeisterservices oder ähnliches übernehmen. Weiterhin lassen sich Audio- und Videokonferenzen planen und über die Microsoft-Teams-App abhalten. Die App ist auf allen Plattformen verfügbar – teilweise fehlt aber noch die Video- (iOS) oder Audio-Konferenzoption (Windows Phone).

Alles, was Office 365 Groups für SharePoint Teamsites, Notizbuch, Verteilergruppe und Konnektoren bietet, steht für Teams-Anwender ebenfalls bereit. Es geht sogar darüber hinaus. Microsoft Planner gestattet pro Office 365 Group nur einen Plan. Bei Microsoft Teams hingegen sind mehrere Pläne zu diversen Themen möglich.

Microsoft Teams kommuniziert modern und spricht auch jüngere Mitarbeiter an. So können in Konversationen GIFs, Sticker oder Fotos integriert werden. Eine Form, mit der sich die Unternehmenskultur oder (wie Microsoft sagt) der „Spirit“ übertragen lässt.

Unterhaltungen werden in Microsoft Teams in Kanäle unterteilt.
Abbildung 2: Unterhaltungen werden in Microsoft Teams in Kanäle unterteilt.

Wo für Microsoft Teams Hürden auftauchen

Da Microsoft Teams auf Office 365 Groups aufbauen, ergeben sich die bereits genannten Herausforderungen. Folgende Bedingungen kommen hinzu, die Unternehmen im Vorfeld kennen sollten:

  • Mit Microsoft Teams kann eine Office 365 Group erzeugt werden, welche keine Namenskonvention einhält. Hier arbeitet Microsoft gerade an zwei Verbesserungen: Zum einen soll eine Blockliste unerwünschte Wörter ausgrenzen. Anderseits ist das Bereitstellen einer Namensrichtlinie über alle Systeme hinweg geplant.
  • Die Konversation von Teams basiert auf Skype – nicht auf Skype for Business. Folglich ist auch der Präsenzstatus nicht aus Skype for Business übertragbar. Ein Anwender kann nur dann den vollen Funktionsumfang nutzen, wenn er die Microsoft Teams App verwendet.
  • Die Nachrichten in Teams haben nichts mit der Konversation in Office 365 Groups zu tun, welche ja per E-Mail läuft. Mehr noch: Kanäle in Microsoft Teams haben jeweils eine eigene Mail-Adresse, die es erlaubt, Nachrichten und Anhänge aus Outlook in den Chat weiterzuleiten.
  • Es können maximal 600 Mitglieder und zehn Administratoren in einem Team zusammenwirken. Wer also die Hoffnung hatte, einfach Yammer durch ein in Europa gehostetes Microsoft Teams zu ersetzen, wird enttäuscht. Ohnehin hat Yammer ganz andere Vorzüge, weshalb ein direkter Vergleich wenig bringt.
  • In einem privaten Chat können maximal zehn Benutzer und in einer Konferenz nur 80 Benutzer teilnehmen. Zum Vergleich: Skype-for-Business-Meetings bieten virtuellen Raum für 250 Teilnehmer.
  • Der Chat-Verlauf bleibt dauerhaft erhalten. Gelöschte Nachrichten werden in sieben bis 30 Tagen aus dem System entfernt. Ein Papierkorb steht ebenfalls auf der Roadmap, ist aber momentan noch nicht abrufbar.

Immerhin kann Microsoft Teams über das Office 365 Admin Center aktiviert und in einigen Punkten auch konfiguriert werden. Die Freischaltung erfolgt über die Zuweisung von Benutzerlizenzen.

Neue Kollaborationslösungen richtig einführen

Das Zusammenspiel der verschiedenen Technologien löst Kettenreaktionen beim Erstellen neuer Office 365 Groups oder Microsoft Teams aus. Zum Beispiel öffnet jedes Team eine private Office 365 Group, welche wiederum eine SharePoint Teamsite erzeugt.

Zusammenspiel der neuen Kollaborations-Tools.
Abbildung 3: Zusammenspiel der neuen Kollaborations-Tools.

Letztlich greifen historische Kollaborationskonzepte nicht mehr, sie müssen komplett überdacht werden. Denn wer bisher in seinem SharePoint-Governance-Plan sehr restriktive Berechtigungsstrukturen und/oder angepasste SharePoint-Seitenvorlagen verwendet hat, muss umdenken. Oder diejenigen verzichten bewusst auf die neue Welt des Arbeitens. Eine Modernisierung der Konzepte ist aber mit Sicherheit zukunftsorientierter und wird auch jüngere Mitarbeiter eher ansprechen.

Je mehr Systeme für die Zusammenarbeit zur Verfügung stehen, desto mehr stellt sich die Frage, welches Tool man nun für welchen Einsatzzweck verwendet. Die Antwort darauf fällt nicht leicht, da das jede Generation und jede Rolle im Unternehmen anders sieht. Es lohnt sich, Benutzern einen Leitfaden an die Hand zu geben. Dieser stellt dar, welche Systeme sich für welchen Zweck eignen und was das Unternehmen wofür empfiehlt.

„Je mehr Systeme für die Zusammenarbeit zur Verfügung stehen, desto mehr stellt sich die Frage, welches Tool man nun für welchen Einsatzzweck verwendet.“

Marc Hölscher, Axians IT Solutions

Wie bei jeder Einführung eines neuen Systems sollten Unternehmen auch für Office 365 Groups und Microsoft Teams über ein Pilotprojekt nachdenken. Das integriert zunächst die Anwender, die besonders affin für die neuen Technologien sind. Das funktioniert nur, wenn vorab Ziele, Vorgehen, Zeitplanung, Prozesse, Leitfäden und Feedback-Möglichkeiten definiert und geschaffen werden. Der Versuchung, eine neue Lösung mal eben zu aktivieren, sollten Unternehmen widerstehen. Eine gezielte Einführung verspricht den Erfolg.

Last but not least: Es ist eine Überlegung wert, sich professionelle Unterstützung eines Office-365-Partners ins Haus zu holen. Dieser informiert im Voraus über die Funktionen, Einführungsmöglichkeiten, aber auch technischen Hürden einer Implementierung. Gerade während eines Pilotprojekts und innerhalb einer Einführungsphase werden Neueinsteiger die Erfahrung zu schätzen wissen – und diese jederzeit in ihren Teams willkommen heißen.

Über den Autor:
Marc Hölscher ist seit 2010 mit der Microsoft Cloud, dem aus BPOS hervorgegangenen Office 365, vertraut. Er berät seitdem Kunden, wie sie mit den darin enthaltenen Technologien ihre bestehende On-Premise-Infrastruktur modernisieren können. Fast zehn Jahre lag sein Fokus in der Beratung auf der Kollaborationslösung SharePoint. Sein Hauptaugenmerk verschob sich ab 2012 kontinuierlich zu Office 365. Marc Hölscher ist heute Microsoft Enterprise Workplace Architect bei Axians IT Solutions und unterstützt Microsoft in der Beratung als P-Seller.

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Artikel wurde zuletzt im Mai 2017 aktualisiert

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