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Wie das neue SAP-Lizenzmodell die ERP-Strategie beeinflusst

Nach mehreren Gerichtsverfahren und massiver Kritik hat SAP mit einem neuen Preismodell Klarheit über den indirekten Zugriff auf seine Systeme geschaffen.

Im April 2018 machte SAP den ersten großen Schritt, um von seiner traditionellen Lizenzierung auf ein Verbrauchsmodell umzustellen. Die neue digitale Zugriffslizenz soll die Position von SAP in Bezug auf die indirekte Nutzung seiner Software klären. Eine indirekte Nutzung liegt vor, wenn Personen oder Dinge Verarbeitungsprozesse in SAP-Systemen aktivieren und nutzen, ohne einen direkten Nutzerzugriff auf das System zu haben. Ein indirekter Zugriff liegt beispielsweise bei Maschine-zu-Maschine-Interaktionen vor, zum Beispiel von Drittanwendungen, IoT-Geräten oder Bots.

Dieses Zugriffsszenario fällt in SAPs neuem Lizenzierungsmodell unter Digital Access – im Gegensatz zum Human Access, der nach der Anzahl der menschlichen Nutzer berechnet wird. Eine Überarbeitung der herkömmlichen Lizenzierung war dringend notwendig: Der technologische Wandel, angetrieben durch Themen wie das Internet der Dinge, künstliche Intelligenz, Machine Learning sowie Robotics und Bots, habe auch die Zugriffsarten auf die ERP-Systeme verändert.

Die indirekte Nutzung der Software hat in den letzten Jahren laut SAP stark zugenommen. Inzwischen gibt es immer mehr Zugriffe auf SAP-Systeme, die ausschließlich digital stattfinden. Kunden sehen dies unter dem Aspekt der Lizenzierung als Herausforderung und forderten daher alternative Modelle.

Der digitale Kern

SAPs Strategie ist es, das, was der Konzern heute den „digitalen Kern“ nennt, sein ERP-System, in dem Mittelpunkt zu rücken. Dieser digitale Kern wird immer intensiver und breitflächiger genutzt. Über Drittanwendungen ermöglichen ERP-Systeme Unternehmen den Zugriff, und in zunehmendem Maße binden diese auch automatisierte Systeme, IoT-Geräte und Bots ein. Aus diesem Einsatz automatisierter Systeme beziehen sie konkrete Geschäftsvorteile.

Die digitale Nutzung durch ein Gerät oder einen Bot führt dazu, dass der Begriff der „Nutzung“ nicht mehr eindeutig interpretiert werden kann. Die Folge: Zunehmend werden Diskussionen darüber geführt, wer oder was als Nutzer zählt. Auch die Verfahren für Verkauf und Audits waren nicht mehr eindeutig geregelt, was letztlich das Vertrauen einiger Kunden trübte.

SAP hat daher ein Preismodell vorgestellt, das auf Ergebnissen, also der Wertschöpfung, basiert, die das ERP-System ermöglicht. Mit diesem ergebnisorientierten Ansatz entfällt die Notwendigkeit, einzelne Nutzer oder Dritte zu zählen, die über ein Fremdsystem oder eine Schnittstelle auf SAP ERP-Systeme zugreifen.

Die Planungssicherheit, die das neue Modell bietet, beruht in erster Linie auf neun Dokumentarten, die Systemdatensätze der Geschäftsergebnisse aus dem ERP-System abbilden, die mit der größten Wertschöpfung verbunden sind. Die Lizenzierung richtet sich bei der Nutzung des ERP-Systems über einen indirekten digitalen Zugriff danach, wann diese Dokumente erstmals angelegt werden. Der Lizenzwert nach Dokumenten basiert auf der Gesamtzahl der angelegten Dokumente.

Joachim Paulini, SAP-Chefentwickler bei Snow Software, sagt, dass die SAP-Entscheidung eine logische Fortsetzung ihrer bereits angekündigten Absicht ist, den indirekten Zugriff neu zu gestalten. „Es gibt neun Dokument-Objekttypen, was dem Kunden die Zählung erleichtert – aber ich würde nicht empfehlen, sich für die digitale Lizenz zu entscheiden“, sagt er. „Es kommt auf das spezifische Nutzungsmodell des Kunden an.“

Paulini sagt, dass Kunden den digitalen Zugriff mit den Ergebnissen ihres bestehenden Lizenzmodells vergleichen sollten. Zum Beispiel sollten sie prüfen, welche externen Systeme an SAP angeschlossen sind, wie viele Benutzer damit arbeiten und welche Art der Nutzung erfolgen soll.

Risiko der Lizenzduplizierung

„Unternehmen können zum Beispiel feststellen, dass sie doppelte Lizenzen haben“, warnt Vincent Smyth, Senior Vice-President von Flexera. Ein Beispiel für ein solches Scenario wäre folgende Situation: „Wenn Sie Oracle Hyperion-Anwender haben, die indirekt auf SAP-Daten zugreifen und auch SAP-Benutzerkonten haben, dann decken die Lizenzen, die diesen SAP-Benutzerkonten zugeordnet sind, auch die indirekten Lizenzforderungen der Benutzer ab.“

Rich Gibbons, Analyst bei Itam Review, fügt hinzu: „Es kann sein, dass die Überlizenzierung die neue Gefahr beim indirekten Zugriff auf SAP ist. Ohne ein tiefes Verständnis dafür, welche Dokumente in welchen Szenarien erstellt werden, kann es im Rahmen dieses neuen Modells leicht zu einer Überbezahlung für indirekten Zugriff kommen.“ Ein potenzielles Problem, das Gibbons identifiziert, ist, wie Unternehmen SAP-Dokumente richtig zählen können.

„SAP ist sich darüber im Klaren, dass nur die erste Dokumenterstellung eine Gebühr verursachen sollte. Eine zu erstellende Arbeitszeittabelle wäre damit kostenpflichtig – aber wenn mit dieser dann ein Finanzdokument im SAP-System erstellt wird, würde dieses Sekundärdokument keine Kosten verursachen“, sagt er.

Vielen Organisationen dürfte es laut Gibbons schwerfallen, einzuschätzen, wie sie die Herkunft aller Dokumente in ihrem System möglichst einfach verfolgen können. Auch muss klar sein, welche Dokumente durch interne oder externe Systeme ausgelöst wurden und ob es sich um Originaldokumente oder Derivate anderer Dokumente handelt.

SAP-Lizenzierung muss geändert werden

 „Die Anwender hatten in der Vergangenheit nicht das Gefühl, eine vernünftige Antwort von SAP in Bezug auf den indirekten Zugriff zu erhalten. SAP erkennt aber gerade, dass es in der Vergangenheit Probleme bei der Verkaufsabwicklung gab, die nun behoben werden müssen“, kommentiert Duncan Jones, Principal Analyst bei Forrester Research, die Änderungen. Er fügt außerdem hinzu, dass SAP nun großen Wert auf die Festlegung des Lizenz-Compliance-Prozesses legt – was möglicherweise zur Bildung eines unabhängigen Beschwerdeverfahrens führen kann.

Das neue Modell vereinfacht die Dinge, indem es für jedes Dokument, das in SAP über die Integration mit einer Nicht-SAP-Anwendung erstellt wird, dasselbe berechnet.
Duncan JonesForrester Research

„Das neue Modell vereinfacht die Dinge, indem es für jedes Dokument, das in SAP über die Integration mit einer Nicht-SAP-Anwendung erstellt wird, dasselbe berechnet“, sagt Jones. „Dabei spielt es keine Rolle, ob der Auslöser für die Dokumenterstellung ein Mensch, ein Batch-Prozess, ein Bot oder ein IoT-Gerät ist – oder wie auch immer die Integration funktioniert. Der SAP-Prozess, der Wert und die Kosten bleiben in jedem Fall gleich.“

Transaktionsvolumen bestimmt den Lizenzwert

SAP Digital Access wird als ergebnisorientiert positioniert, was nach Ansicht von Jones nicht ganz richtig ist. „Eine ergebnisorientierte Preisgestaltung bedeutet eigentlich, dass Sie die Gebühr auf Basis der Erhöhung des Umsatzes oder der Reduzierung des Bestandes gestalten“, sagt er. Stattdessen basiert die SAP-Messung auf dem Umfang der Dokumente, die es verarbeitet. „Die Verarbeitung eines Dokuments ist aber nicht das Ergebnis, erklärt Jones.

Er warnt davor, dass Unternehmen damit entscheiden müssen, wie sie die Auswirkungen des Dokumentenvolumens auf ihre Gesamtlizenzgebühr bewerten.

„Bei QAD hatten einige Kunden ein hohes Transaktionsvolumen und mussten mehr bezahlen. Je mehr man größere Volumen automatisiert, die verarbeitet werden können, desto mehr Wert wird durch die Software geschaffen“, berichtet Jones über seine Erfahrung bei der Softwarefirma QAD.

Für SAP besteht die Aufgabe darin, einen Weg zu finden, wie bestehende Kunden fair behandelt werden können. „Wir arbeiten mit einem Kunden, der möglicherweise 20 Millionen Euro mehr bezahlen muss“, sagt Jones.

Das Problem ist, dass den Unternehmen Kosten entstehen, wenn ein SAP-Dokument als Teil eines Geschäftsprozesses angelegt wird – und zwar unabhängig davon, ob der Rest des Geschäftsprozesses auf externen Systemen oder auf SAP ausgeführt wird.

Sebastian Schoofs, US-Geschäftsführer bei VoQuz IT Solutions, sagt: „Wir haben einen Kunden mit einem Webshop. Alles wird außerhalb von SAP abgewickelt. Nur das Ende des Prozesses zur Aktualisierung der Bestände und der Buchhaltung beinhaltet ein SAP-Dokument.“ Doch damit ist die Erstellung dieses Dokuments bereits mit einer SAP Digital Access Lizenzgebühr verbunden.

Klarheit bei der Lizenzvergabe mit Audit-Team

Paulini von Snow Software ist der Ansicht, dass eine der wichtigsten Änderungen, die SAP bei der Softwarelizenzierung vorgenommen hat, die Schaffung eines Audit-Teams ist. Er sagt: „Das SAP-Audit-Team ist vom Verkaufsteam getrennt. Das ist wichtig, weil das Verkaufsteam kein Audit mehr auslösen kann.“

Dies kann einerseits für Kunden als Vorteil angesehen werden. Schließlich will sich kein Kunde vom SAP-Vertrieb zum Kauf von Software zwingen lassen, die er möglicherweise nicht braucht. Allerdings hat SAP damit seine Audit-Fähigkeiten gestärkt. „SAP hat die Zahl der Auditoren so erhöht, dass das Audit-Team nun als eigenständige Einheit arbeitet“, sagt Paulini.

Dies kann dazu führen, dass in Zukunft immer mehr Audits gemacht werden. „Die Boni werden nicht mehr vom Umsatz abhängen“, fügt Paulini hinzu. „Der Gewinn, der bei den Audits erzielt wird, ist an die Einnahmen gebunden.“ Das schafft gründlichere Lizenz-Audits.

Laut Paulini haben Unternehmen in der Vergangenheit möglicherweise zusätzliche indirekte Zugriffsgebühren vermieden, indem sie sich auf die In-Memory ERP-Plattform S/4HANA festgelegt haben. „Üblich war: Wenn ein Kunde einen HANA-Vertrag unterschrieb, achtete SAP nicht auf indirekte Nutzung“, sagt er. „Aber das ist nicht mehr der Fall. Das Audit-Team wird sich nicht darum kümmern, ob Sie HANA kaufen wollen oder nicht."

Planung für 2025

Während es richtig ist, dass die neue digitale Zugriffslizenz von SAP definitiv Klarheit in die Unwägbarkeiten des indirekten Zugriffs bringt, müssen Unternehmen, die auf das neue System umsteigen wollen, weiterhin mit SAP verhandeln. Nur so können sie sicherstellen, dass sie am Ende nicht mehr für die gleiche Menge an Zugriffen zahlen müssen.

Forrester-Analyst Jones sagt: „Wenn Sie eine Million Euro für eine Lizenz bezahlen und elektronische Transaktionen zum Austausch von Dokumenten und Benutzertransaktionen zusammen mit anderen Transaktionen von Drittanbietern haben, kann SAP jetzt sagen, dass Sie 100 Benutzer oder 10.000 Dokumente haben. Deshalb wird es eine Verhandlung geben müssen, und das Ergebnis wird von den gleichen Argumenten abhängen – egal ob Sie konform sind oder nicht, und ob in Ihren derzeitigen Integrationen SAP-Anwendungen von Menschen oder von Maschinen genutzt werden.

Ungelöst bleibt für Jones das wettbewerbswidrige Element der SAP-Lizenzierung. Problematisch ist dies insbesondere in Bezug auf die Integration in die eigenen Produkte, bei der Transaktionen von einem SAP-Produkt zum Kern-ERP geschickt werden.

„Einschließlich des Preises von Hybris oder Ariba kann die Integration als eine sinnvolle Vereinfachung angesehen werden – aber sie kann auch wettbewerbswidrig sein, fürchte ich. Dann nämlich, wenn der Preis für die Nutzung eines alternativen Drittprodukts überhöht ist“, erläutert Jones.

Zum Beispiel könnte ein Kunde beim Vergleich von Hybris mit einer konkurrierenden E-Commerce-Plattform wie CloudCraze feststellen, dass SAP die Hybris-Integration im Rahmen eines SAP-ERP-Vertrags im Wert von eine Millionen Euro ermöglicht. Zusätzliche Gebühren für SAP-Dokumente, die über Hybris erstellt wurden, werden dann nicht mehr erhoben.

Anders ist das bei CloudCrace: Wenn SAP zusätzliche eine Million Euro für Auftragsdokumente berechnet, die über CloudCraze initiiert wurden, argumentiert Jones, könnte man das SAP als wettbewerbswidrig auslegen. Allerdings fügt er hinzu: „Wenn SAP lediglich 20 Prozent mehr für die CloudCraze-Option berechnen würde, wäre das nicht so schlimm.“

Laut SAP sollen bestehende SAP On-Premises ERP-Kunden nichts unternehmen und die aktuellen Vertragsbedingungen beibehalten oder alternativ die Vorteile der neuen digitalen Zugriffslizenz nutzen. Jetzt, da Klarheit über den indirekten Zugriff besteht, müssen Unternehmen prüfen, welche SAP-Optionen am besten zu ihren langfristigen Plänen passt.

SAP hat sich verpflichtet, die SAP Business Suite bis Ende 2025 zu unterstützen. Nach dieser Zeit müssen Unternehmen S/4HANA als ihr zentrales ERP-System einsetzen.

Wie Unternehmen die neue digitale Zugriffslizenz von SAP einsetzen, hängt stark von ihrer ERP-Strategie über das Jahr 2025 hinaus ab. Mit der wahrscheinlichen Unterbrechung durch die Migration auf die neue ERP-Plattform gibt SAP Digital Access Unternehmen eine Metrik an die Hand, mit der sie beurteilen können, wie sich ihre ERP-Strategie entwickeln und inwieweit SAP Teil dieser Strategie sein wird.

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Nächste Schritte

Anwender wollen Klarheit über indirekte Nutzung von SAP.

SAP-Lizenzen: Mit diesen drei Schritten verringern CIOs die SAP-Lizenzkosten.

SAP-Lizenz-Management: Fünf Tipps für geringere SAP-Lizenzkosten.

Artikel wurde zuletzt im September 2018 aktualisiert

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