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Fünf Schlüsselfaktoren zur Auswahl des richtigen HCM-Softwareanbieters

Um einen passenden Anbieter für HCM-Software auszuwählen, sollten man sich an diese fünf Kriterien orientieren, die das Unternehmen erfüllen muss.

Die Auswahl eines HCM-Anbieters ist für jede Organisation eine kritische Entscheidung. Der Grund dafür ist leicht nachvollziehbar: Der Hersteller, den diese auswählt, wird die Mitarbeiterprozesse über einen erheblichen Zeitraum beeinflussen. Und das hat direkt Auswirkungen auf Mitarbeiter und Unternehmen.

Die meisten Cloud-basierten Systeme für Human Capital Management (HCM) sind ziemlich ähnlich. Wie gut sie spezifische Anforderungen erfüllen – die wiederum beeinflussen, welches System für einen das Richtige ist – hängt von verschiedenen Details ab. Zu diesem Zweck werden im Folgenden fünf Schlüsselfaktoren aufgezählt, die bei der Auswahl helfen sollen.

Analysekriterien für HCM-Softwareanbieter definieren: Den passenden Anbieter zu finden ist wichtig und das ist heute zweifellos einfacher als in der Vergangenheit. Um jedoch den passenden Anbieter aus der Fülle des Angebots herauszupicken, muss man klare Kriterien aufstellen, die dieser erfüllen sollte. Das Formulieren von Analysekriterien ist von zentraler Bedeutung, denn ohne die richtigen Kriterien wird es fast unmöglich sein, den besten HCM-Softwareanbieter für die Anforderungen eines Unternehmens auszuwählen.

Wie sollten diese Kriterien aussehen? Man sollte einerseits direkt Anforderungen berücksichtigen, die man an die Software stellt und sie sollten andererseits aber auch Kriterien beinhalten, die für die Art des Herstellers, den man möchte, wichtig sind. Hier einige Beispiele für diese Kriterien:

  • Der Anbieter sollte seine HCM-Lösung als Software as a Service (SaaS) mit einer Multi-Tenant-Lösung und abonnementbasierter Preisgestaltung zur Verfügung stellen.
  • Der Anbieter der HCM-Suite sollte das gesamte Spektrum an Funktionalitäten bereitstellen oder integrierte Partnerlösungen beinhalten, um das Funktionalitätsspektrum zu erweitern.
  • Die HCM-Suite sollte über Integrations- und API-Funktionen verfügen.
  • Der Anbieter sollte drei Referenzen von Unternehmen ähnlicher Größe und Branchen liefern können.
  • Der Anbieter sollte eine Reihe von Implementierungspartnern zur Verfügung stellen können.
  • Der Anbieter sollte Rechenzentren in den Schlüsselregionen betreiben und lokale und regionale Datenschutzgesetze unterstützen.
  • Das HCM-System sollte den lokalen Compliance-Anforderungen aller oder der meisten Länder gerecht werden.

HCM-Softwareanbieter finden: Sobald man die Analysekriterien für Anbieter definiert hat, ist es an der Zeit, einige davon in die nähere Auswahl zu nehmen. Da es eine ganze Anzahl von HCM-Anbietern gibt, sollten man fünf bis zehn auswählen, an die eine Angebotsanfrage beziehungsweise ein Request for Proposal (RFP) geschickt wird.

Um die besten HCM-Softwareanbieter zu identifizieren, gibt es mehrere Möglichkeiten. Dazu gehört eine High-Level-Analyse. Die Analyse sollte Reports von Analysten umfassen, Blogs und Artikel, Videos, Demos und vieles mehr. Auch kann es sich lohnen, Kundenkonferenzen zu besuchen und mit anderen Kunden zu sprechen.

Das richtige RFP entwerfen: Dies ist ein wichtiger Teil des Prozesses. Die ganze Arbeit, die man bislang investiert hat, wäre Verschwendung, wenn das RFP, das erstellt wurde, nicht die richtigen Fragen stellt oder es einem nicht erlaubt, Anbieter angemessen zu beurteilen.

Ein häufiger Fehler beim Schreiben eines RFPs besteht darin, dass einer vorgefertigten, starren Vorlage gefolgt wird. Ein RFP sollte aber auf die Organisation und deren spezifische Anforderungen zugeschnitten sein. Ein häufiges Missverständnis von RFPs ist auch, dass sie ausführlich und detailliert sein müssen. Während dies in einigen Fällen durchaus notwendig ist, tendieren Anbieter im Allgemeinen eher zu soliden, ehrlichen Antworten, wenn das RFP kurz und fokussiert ist.

Ein RFP sollte in der Regel den Background einer Organisation aufzeigen, erklären, um was es in den Projekten geht, was die Ziele sind, die Fristen für den RFP-Prozess darlegen sowie den Termin nennen, bis wann mit einer Antwort gerechnet wird. Ein RFP sollte außerdem einen Fragebogen für den Anbieter enthalten, mit dem die Anforderungen abgefragt werden. Es ist wichtig, Anforderungen klar zu formulieren.

Tipps für die Suche nach einem HCM-Softwareanbieter
Abbildung 1: Tipps für die Suche nach einem HCM-Softwareanbieter.

Es ist auch wichtig, dem Anbieter die richtigen Fragen zu stellen. Neben Fragen zu spezifischen Anforderungen sollten die Fragen auch folgende Punkte berücksichtigen:

  • Welche Funktionen sind auf der Roadmap des Anbieters nicht oder noch nicht verfügbar?
  • Ist das System konfigurierbar und flexibel? Wenn ja, wie ist das System konfiguriert?
  • Welche Funktionalität ist verfügbar für die Konfiguration von benutzerdefinierten Feldern, benutzerdefinierten Objekten, benutzerdefinierten Prozessen und benutzerdefinierten Workflows?
  • Muss man Prozesse übernehmen oder lassen sich eigene Prozesse konfigurieren?
  • Müssen alle Module sofort lizenziert werden oder lassen sich einzelne Module lizenzieren?
  • Was sind Stärken und Unterscheidungsmerkmale zu anderen Anbietern?
  • Wie arbeitet das System mit anderen Systemen zusammen?
  • Außerdem sollte man sich Support-Angebote erläutern lassen.

Den RFP-Prozess managen: Der RFP-Prozess selbst ist ziemlich einfach in Gang zu bringen. Allerdings sollte bedacht werden, dass man nicht nur sich selbst, sondern auch den in Frage kommenden HCM-Anbietern ausreichend Zeit für eine Reaktion geben muss. Die Anbieter brauchen Zeit, um die RFP-Antwort zu bearbeiten, und sie benötigen genügend Zeit für die Vorbereitung einer Vor-Ort-Präsentation, wenn sie ausgewählt werden. Ebenso sollte man sich selbst Zeit nehmen, um alle RFP-Antworten zu lesen, auszuwerten und die Anbieter zu beurteilen – und zwar sowohl vor als auch nach der Präsentation.

Apropos Vor-Ort-Präsentationen: Man sollte im Vorfeld klären, was bei diesen Präsentationen von den Anbietern erwartet wird. Die Themen, die man abdecken möchte, und alle Demo-Skripte können auf jeden Anbieter individuell zugeschnitten werden – basierend auf den Antworten, die der Anbieter gegeben hat. Letztlich sollte sichergestellt sein, dass man nach Ende einer Präsentation alles weiß, was die HCM-Software des Anbieters leistet, und vor allem, wie ein Unternehmen konkret von der Software profitiert.

Letztlich soll dieser Prozess nicht die Fähigkeit der HCM-Softwareanbieter testen, eine RFP-Antwort schnell einzureichen oder sich auf eine ausführliche Präsentation und Demo in wenigen Tagen vorzubereiten. Vielmehr soll dieser Prozess sicherstellen, dass man die richtige Software findet, die eine Organisation möglichst perfekt unterstützt.

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Einen Implementierungspartner auswählen: Fast so wichtig wie die Auswahl der HCM-Software ist es, einen Partner zu finden, der die Anwendung implementiert. Viele Kunden tendieren dazu, einen bekannten Markennamen zu wählen oder den Empfehlungen des Softwareanbieters zu folgen. Während diese Möglichkeiten sicherlich in Betracht gezogen werden können, sollten man aber auf die Sorgfaltspflichten achten.

Viele größere Implementierungspartner haben eine Menge Projekte und wenige erfahrene Mitarbeiter und Ressourcen, so dass es keine Garantie gibt, dass ein Projekt in der notwendigen Qualität umgesetzt wird. Die kleineren Nischen-Anbieter verfügen oft über qualifizierte Ressourcen und können zuverlässig sein. Allerdings haben nicht alle von ihnen Erfahrung mit großen Projekten. Da sich On-Premises- und Off-Premises-Umsetzungen stark unterscheiden, sind Legacy-Implementierungspartner, die vor der Einführung der SaaS-HCM-Technologie traditionelle HCM-Technologie lokal vor Ort installiert haben, häufig noch in der Lernphase.

Grundsätzlich sollte man sich einen Partner aussuchen, dessen Kultur zu der eigenen passt, der die genannten Erfahrungsressourcen liefert, Interviews mit dem Projektteam organisieren kann und einen über die Best-Practice-Methoden eines Projektes beraten kann. Wenn die Sorgfaltspflicht nicht eingebracht wird, könnte man am Ende mit dem falschen Team dastehen, das eine HCM-Technologie implementieren soll. Den Preis dafür würde letztlich der Kunde bezahlen, während der Partner sein Honorar erhält, das mit ihm vereinbart wurde.

Die Auswahl des besten HCM-Softwareanbieters ist keine leichte Aufgabe. Aber die Arbeit, die damit verbunden ist, die richtige Entscheidung zu treffen, wird den Erfolg der Mitarbeiter und des Unternehmens beeinflussen. Es sollte daher klar sein, dass die Zeit, die dafür aufgewendet wird, gut angelegt ist.

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Artikel wurde zuletzt im Juni 2017 aktualisiert

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Als Anbieter kann ich die meisten Punkte nur unterschreiben:
- Anbieter tendieren eher zu soliden, ehrlichen Antworten, wenn das RFP kurz und fokussiert ist. Das heißt, die "kritischen" Prozesse vom Anbieter gezielt präsentieren lassen, keine langen Kataloge mit: "Ist Funktion X, Y oder Z vorhanden oder nicht?". Da antwortet eh' jeder Anbieter: "Ja, haben wir". Wie gut oder wie passend aufs eigene Unternehmen die Funktion aber umgesetzt ist, darüber sagt ein Häkchen nichts aus.
Elementar auch die Frage: "Wie arbeitet das System mit anderen Systemen zusammen?"
Und natürlich braucht ein Anbieter genug Zeit, um den RFP sorgfältig zu bearbeiten und eine individuelle Präsentation vorbereiten zu können. Da steckt viel Mühe und Zeit drin.
Danke für den Artikel!
Tania Teetz
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