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Microsoft Office 2016 verbessert Features für Sicherheit und Collaboration

Bei Office 2016 legt Microsoft einen Schwerpunkt auf Sicherheit und Collaboration. Auch die mobile Version wird zur brauchbaren Enterprise-Option.

Mit der Veröffentlichung von Office 2016 verbessert Microsoft die Sicherheit der Produktivitäts-Suite und erweitert gleichzeitig seine Collaboration-Funktionen.

Microsoft erhöht die Sicherheit seiner Suite, indem es Data Loss Prevention (DLP) um granulares Filtern und Blockieren ergänzt und so sensible und kritische Informationen besser schützt. IT-Administratoren können damit sicherstellen, dass die Vertraulichkeit von Daten gewährleistet wird und Nutzer keine sensiblen Informationen an unbefugte Standorte senden. Außerdem verfügt Microsoft Office 2016 im aktuellen Release über eine ganze Reihe von neuen Tools für die soziale Zusammenarbeit, einschließlich Funktionen für die gemeinsame Dokumentenerstellung.

Lesen Sie in diesem Beitrag mehr über die neuen Features für Sicherheit und soziale Zusammenarbeit in Office 2016. Erfahren Sie außerdem, wie sich die mobile Version von der Desktop-Version unterscheidet.

Wie integriert Office 2016 soziale Zusammenarbeit?

Mit Office 2016 mischt Microsoft endgültig selbst im Spiel der Social-Collaboration-Anbieter mit. Im Vergleich zur Konkurrenz verfügt Office 2016 über mindestens einen großen Vorteil: Als Benutzer braucht man in Office 2016 keine zweite Anwendung. In Outlook zum Beispiel können Benutzer mit dem integrierten Tool Gruppen arbeiten, um Arbeitsbereiche zu generieren, wo sie Kalender, Nachrichten und vieles mehr miteinander teilen können.

Office 2016 verfügt außerdem über die Co-Authoring-Funktion gemeinsame Dokumentenerstellung. Nutzer können nun direkt aus Word, PowerPoint und OneNote heraus ein auf OneDrive, Onedrive for Business oder in SharePoint Online gespeichertes Dokument mit anderen teilen und in Echtzeit gemeinsam bearbeiten, ohne die Anwendung verlassen zu müssen. So wird Office 2016 zum Werkzeug für Wissensarbeiter in Teams.

Zudem arbeitet Office 2016 auch direkt mit Skype for Business zusammen und erleichtert damit die Collaboration per Video. Benutzer können die gemeinsame Dokumentenerstellung und Skype for Business auch miteinander kombinieren, und so zum Beispiel gleichzeitig zusammen an Dokumenten arbeiten und Änderungen über Videositzungen diskutieren. Auch ist es damit einfach, Team-Mitglieder und Kollegen für Spontan-Meetings zu kontaktieren.

Welche weiteren Office 2016 Funktionen gibt es?

Intelligente Assistenten helfen Anwendern dabei, die richtigen Funktionen und Befehle schnell zu finden. Office 2016 enthält eine neue Drop-Down-Box, die das Anhängen von Dateien einfacher macht. Mit der Box wird eine Liste der zuletzt vom Nutzer bearbeiteten Dateien erstellt, so dass er sich nicht mühsam durch die Ordner suchen muss, um die Datei zu finden, die er gerade braucht.

Das Office 2016 Menüband am oberen Rand des Bildschirms enthält zudem das Textfeld Was möchten Sie tun. Benutzer können dieses Werkzeug verwenden, um bestimmte Office-2016-Funktionen zu finden, die sie gerade benötigen. Alles, was sie machen müssen, ist, den entsprechenden Suchbegriff einzutippen. Im Anschluss erscheint dann eine Verknüpfung zu dieser Funktion. Damit gehört die Suche nach Befehlen der Vergangenheit an.

Word, Excel, PowerPoint und Outlook enthalten mit Einblicke (Smart Look) ein Tool, das sich mit Microsofts Suchmaschine Bing verbindet. Damit kann der Anwender das Internet direkt aus Office heraus durchsuchen. Wenn der Benutzer einen Begriff per rechtem Mausklick anklickt, kann er die Funktion wählen – auf der rechten Seite des Bildschirms erscheint dann eine Liste der Suchergebnisse.

Exchange kommt mit einem Postfach-Assistenten namens Clutter. Clutter sortiert die Mail-Eingänge des Benutzers, so dass er nur die wichtigen Nachrichten durchsuchen muss. Das Tool lernt auf Basis der verworfenen E-Mails, was einem Benutzer wichtig ist. Der User muss dabei keine Angst haben, dass wichtige Mails verloren gehen. Das Werkzeugt löscht E-Mails nie komplett. Stattdessen verschiebt es Junk-E-Mails in den Clutter-Ordner, in dem der Benutzer dann bei Bedarf jederzeit auf die Nachrichten zugreifen kann.

Welche Sicherheits-Features bietet Office 2016?

Microsoft machte aus Office 2016 die sicherste Version der Produktivitäts-Suite, die je auf dem Markt war. Die neue Suite beinhaltet nicht nur Datenschutz, DLP und Authentifizierung, sondern enthält nun auch unter anderem E-Mail- und Dateiverschlüsselung, mehrstufige Authentifizierung, Versionierung von Dokumenten.

IT-Administratoren können nun zum Beispiel bestimmte Informationen als sensibel markieren. Diese Informationen lassen sich dann in bestimmte Dokumente und Dateien verpacken und die Benutzer wissen, dass es in einer bestimmten Datei, mit der sie arbeiten, sensible Informationen gibt. Admins können zudem die Rights-Management-Funktion in der Enterprise Mobility Suite verwenden, um für bestimmte Dateien einen Selbstschutz zu aktivieren.

Um E-Mail-Dokumente sicherer zu machen, können Nutzer nun anderen Benutzern Links auf Dokumente zusenden, statt, dass sie die Datei an eine Nachricht anhängen.

Was ist der Unterschied zwischen den mobilen und Desktop-Versionen?

Microsoft Office 2016 ist als Office Home & Student 2016, Professional sowie Home & Business 2016 Version verfügbar. IT-Administratoren müssen sich für eine der beiden letzten Varianten der Produktivitäts-Suite entscheiden. Darüber hinaus müssen sie aber auch noch wissen, ob die mobile oder Desktop-Version für ihre Benutzer besser ist. Die Wahl ist komplizierter, als es auf den ersten Blick scheint. Es kommt auf drei Faktoren an: Funktionalität, Vielfalt und Kosten.

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In der Vergangenheit war Office auf mobilen Geräten im Wesentlichen nicht viel mehr als ein reiner Software-Reader für Dokumente. Moderne Anwender erwarten heute aber von einer Office-Suite, Dokumente auf ihren mobilen Geräten auch bearbeiten und editieren zu können. Microsoft hat deshalb in diesem Bereich große Veränderungen an Office 2016 vorgenommen.

Zwar verfügt die mobile Version nicht über die gleiche robuste Funktionsvielfalt wie die Desktop-Version, aber es ist touch-orientiert und hat jetzt die häufigsten Features integriert, mit denen Benutzer arbeiten. Im Vergleich zur Desktop-Version ist die mobile Version allerdings in vielen Dingen schlanker – zum Beispiel fehlen Informationen wie die Wortzahl an der Unterseite des Bildschirms.

Wo die mobile Version von Office 2016 die Desktop-Version klar aussticht, ist die Vielfalt der Geräteunterstützung. Die mobile Version funktioniert gut auf einer ganzen Reihe von Devices, während die Desktop-Version – die nicht auf Touchscreens zugeschnitten ist – bei Smartphones und Tablets ihre Probleme hat.

Die dritte Variable, die die Wahl der Office 2016 Version bestimmt, sind die Kosten. Was hier richtig ist, hängt davon ab, ob Benutzer bereits bestehende Office-365-Abonnements haben. Office 2016 ist auf Windows Mobile Geräten kostenlos verfügbar, aber ohne Office 365 ist die mobile Version nur ein besserer Dokument-Viewer.

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Artikel wurde zuletzt im November 2016 aktualisiert

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