Microsoft Office: Alternativen für den Geschäftsalltag

Es gibt eine Vielzahl von Office-Alternativen, die Organisationen dabei unterstützen, mit dem Geschäftstempo der Konkurrenz Schritt zu halten.

Der Wechsel von Microsoft Office zu einer Alternative mag sich für manche wie die Herabstufung von einem hochklassigen Design zu einem schnöden Alltagsgegenstand anhören. Doch das ist nicht immer der Fall.

Microsoft Office bietet zweifellos eine ganze Reihe von Tools, die für die meisten Unternehmen sehr nützlich sind. Es gibt jedoch Unternehmen, die von der Verwendung von Microsoft-Office-Alternativen profitieren können. Eine solche Situation ist zum Beispiel gegeben, wenn Anwender nur ein bestimmtes Tool anstelle einer ganzen Suite benötigen, und die Organisation Geld spart, indem sie auf eine alternative Option umsteigt.

Es kann auch sein, dass eine alternative Suite besser die Bedürfnisse einer Organisation abdeckt. Auch können die Tools von Microsoft einfach nicht gut in einem Unternehmen funktionieren, in dem viele Anwender auf Mobilgeräte angewiesen sind. Was auch immer der Grund ist, dass Microsoft Office nicht passt: Es gibt Möglichkeiten, Office zu umgehen.

Egal ob Microsoft Word oder Excel ersetzt werden soll, die Microsoft Mobile Applications oder die gesamte Suite – es gibt immer eine Alternative, die von der IT implementiert werden kann. Unabhängig davon, für welchen konkreten Ersatz sich die IT-Abteilung entscheidet, ist es wichtig, im Vorfeld eines Umstiegs alle Informationen zu erhalten, bevor eine Entscheidung getroffen wird.

Betrachten Sie das gesamte Paket

Wenn eine Organisation bereit ist, den Sprung zu einer Office-Alternative zu wagen, sollten alle mit dem Wechsel verbundenen Aspekte in die Entscheidung einbezogen werden. Zum Beispiel sollte die IT-Abteilung sicher sein, dass das Alternativangebot äquivalente Funktionen bietet. Das ist schon deshalb wichtig, da Benutzer die Tools immer mit Office vergleichen werden – schließlich sind sie Office jahrelang gewohnt. Ein Mangel an Vertrautheit mit einem Programm kann zu Verzögerung und Verwirrung bei den Mitarbeitern führen – und die Produktivität zumindest kurzfristig hemmen.

Die IT-Abteilung sollte die alternativen Suiten nicht als Ganzes, sondern Produkt für Produkt vergleichen. So kann sie sicherstellen, dass alle Funktionen den Anforderungen des Unternehmens und den Erwartungen der Benutzer entsprechen.

Es ist deshalb immer angebracht, tiefer in jedes Produkt einzutauchen, um die Funktionen im Detail zu vergleichen. Ein Ersatz für Microsoft Word sieht vielleicht ähnlich aus, aber die Funktionen können begrenzt sein oder ganz anders funktionieren. Fehlende nützliche Werkzeuge, wie zum Beispiel Pivot-Tabellen in Tabellenkalkulationen, können Anwender, die auf solche Add-ons angewiesen sind, abschrecken.

Passt es ins Büro?

Die IT-Abteilung sollte auch überprüfen, ob die alternative Suite einfach in das bestehende IT-System integriert werden kann und welche Support-Möglichkeiten es gibt. Für die IT-Abteilung und die Anwender ist es wichtig, dass das Tool alle früheren Microsoft-Dokumente in das neue Format konvertieren kann. Ansonsten besteht die Gefahr, dass wichtige Daten verloren gehen.

Die IT-Abteilung kann zum Beispiel ältere Dateien als Open Document Format (ODF) exportieren, um die Informationen zu extrahieren und die Dateien in das alternative Format zu konvertieren. Dies erlaubt es, Microsoft weiterhin zu unterstützen und gleichzeitig langsam auf die neue Suite umzusteigen.

Wenn die Microsoft-Office-Alternative nicht kompatibel ist oder eine schwache Kompatibilität mit einem bestimmten Browser oder Betriebssystem aufweist, wird der Umstieg kaum funktionieren. Hat das Unternehmen bislang eine Desktop-Version verwendet, ist eine Cloud-Suite keine gute Wahl. Die IT-Abteilung sollte sich auch darauf vorbereiten, alle Tools, die auf Microsoft Office basieren, wie Active Directory und PowerShell, anzupassen. Denn diese Werkzeuge bieten in der Zusammenarbeit mit einem Nicht-Microsoft-Produkt in der Regel nicht die gleichen Fähigkeiten.

Wie sieht es mit der Unternehmensakzeptanz aus?

Die beiden gängigsten Office-Tools, mit denen Benutzer täglich arbeiten, sind Word und Excel. Diese finden sich in so gut wie allen Microsoft-Klons. Die meisten der leistungsstarken alternativen Suiten bieten sowohl Word- als auch Excel-Pendants an. Die Integration der beiden Programme in einer Suite ist ein Gewinn für Unternehmen, da die Anwender oft mit beiden Systemen arbeiten.

Einer der bekanntesten Cloud-Konkurrenten zu Microsoft Office ist die G Suite von Google. Die Google-Suite bietet Google Docs (das Word-Gegenstück) und Google Sheets (das Excel-Gegenstück) sowie weitere Funktionen kostenlos an. Die Programme laufen sowohl am PC als auch auf dem Smartphone und Tablet. Zwar umfasst weder Docs noch Sheets alle Funktionen der aktuellen Versionen von Word und Excel. Aber weil die Software als Cloud-Service bereitsteht, bietet sie viele kollaborative Funktionen, die bei Office nicht verfügbar sind. Das kann heute für viele Unternehmen ein großer Vorteil sein.

Eine weitere kostenlose Alternative zu Microsoft Office ist LibreOffice. Die Open Source Suite bietet Anwendern fast alles, was sie auch in Microsoft Office vorfinden. Mit Writer, Calc und vielen anderen Funktionen kann LibreOffice auf Microsoft Windows, Apple macOS, Linux und den gängigen mobilen Plattformen installiert werden. Ein wichtiger Vorteil von LibreOffice ist, dass es auch ältere Dokumente und Bildformate verarbeitet. Dieses Feature dürfte vor allem für Organisationen interessant sein, die viel mit älteren Dateien umgehen müssen.

Andere Office-Alternativen, die eine recht solide Leistung bringen, sind SoftMaker FreeOffice, Apache OpenOffice und Thinkfree Office. FreeOffice unterstützt Windows, Linux und Google Android. OpenOffice läuft unter Windows, Linux und macOS. Und Thinkfree Office kann auf Windows und macOS eingesetzt werden. Diese Alternativen sind alle kostenlos und bieten unterschiedliche Features an.

Alternativen für unterwegs

Mobile Anwendungen sind heute für fast jedes Unternehmen unverzichtbar. Microsoft-Office-Anwendungen sind mobil einsetzbar. Allerdings erfolgt die Lizenzierung im Abonnement. Das kann teuer werden, wenn man einen der drei Business-Pläne auswählt. Unternehmen, die auf der Suche nach Einsparmöglichkeiten sind oder einfach nur nach einem anderen Umfeld für ihre mobilen Büroanwendungen suchen, können dies tun – und gleichzeitig die Management-Funktionen für mobile Geräte beibehalten.

Der Schlüssel liegt darin, die richtige Anwendung zu finden. Vor allem drei Kriterien sind wichtig: Die App muss die für die Benutzer notwendigen Funktionen bereitstellen, mit der Suite zusammenarbeiten, die für das Büro eingerichtet ist und möglichst viele Geräte unterstützen.

Aktuell stehen für die IT eine ganze Reihe von mobilen Office-Anwendungen zur Auswahl. Mit Documents To Go Premium können Benutzer beispielsweise Dateien anzeigen, bearbeiten und erstellen. Die Anwendung bietet viele Funktionen, kostet aber rund 19 Euro pro App. Diese ist für Android, Apple iOS und BlackBerry verfügbar und unterstützt Cloud-Dienste wie Apple AirDrop.

SmartOffice ist eine weitere mobile Option, die rund elf Euro pro App kostet. Sie unterstützt Android, iOS und webOS und enthält drahlose Druckfunktionen, die sich für das eine oder andere Unternehmen als nützlich erweisen können.

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Artikel wurde zuletzt im März 2018 aktualisiert

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