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Was man über SharePoint-Implementierungen wissen muss

Wenn Unternehmen ihre lokalen Microsoft SharePoint-Websites in die Cloud migrieren, sollten sie einige Dinge über den aktuellen Stand der Plattform wissen.

Es ist nicht allzu schwierig, kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) zu finden, deren SharePoint-Implementierung zunächst als IT-Experiment begann, bevor es als zentrales unternehmensweites Intranet-Angebot bereitgestellt wurde.

Das war vor allem bei den Organisationen und Unternehmen der Fall, die darin Inhalte aus der Personalverwaltung, dem Vertrieb und anderen Abteilungen abspeichern mussten, ohne jedoch über ein ausreichendes Fachwissen zu verfügen.

Leider hatten diese Organisationen oft Probleme, den Nutzen ihrer SharePoint-Systeme zu maximieren. Um die Erfolgsquote der SharePoint-Implementierung zu verbessern, hat Microsoft daher erhebliche Investitionen getätigt.

Zum Beispiel wurde die SharePoint-Einführung und -Verwaltung vereinfacht und Business-Anwender haben mehr Unterstützung erhalten. Infolgedessen hat sich die Plattform in den letzten zwei Jahren erheblich verändert. Viele Unternehmen müssen einsehen, dass das, was sie über SharePoint zu wissen glaubten, inzwischen überholt ist.

1. SharePoint ist kein Aktenschrank

Dies ist eine der größten Herausforderungen, die neue Nutzer von SharePoint bewältigen müssen. Zwar ist die Dokumentenspeicherung auch weiterhin Teil der Plattform, doch die neuen Dokumentbibliotheken bieten einen viel besseren Umgang und wesentlich leistungsfähigere Möglichkeiten, um alle Arten digitaler Inhalten zu speichern und zu managen.

Hierzu gehören unter anderen Videounterstützung, Inhaltsvorschau, erweiterte Suchfunktionen für Unternehmensdaten sowie die Verwendung von Delve, um Empfehlungen darüber abzugeben, welche Inhalte einen Benutzer möglicherweise interessieren.

2. SharePoint ist nicht die einzige Collaboration-Plattform

SharePoint-Implementierungen waren einst zum Speichern von Dokumenten und zum gemeinsamen Bearbeiten durch mehrere Benutzer gedacht. Inzwischen aber haben neue Microsoft-Produkte und -Dienste die Art und Weise, wie Mitarbeiter mit Inhalten interagieren, verändert.

Heute können die Anwender die Inhalte in SharePoint speichern, über Skype for Business kommunizieren, sie können mit Microsoft Teams in Echtzeit zusammenarbeiten und nutzen Offline-Audio, -Video und Instant Messages. Dies zwingt viele dazu, ihre veraltete Sichtweise der SharePoint-Collaboration zu überdenken und die Plattform in einem neuen Licht zu betrachten.

3. SharePoint ist nicht so komplex, wie Admins denken

Es gibt zwei Aspekte, die dazu geführt haben, dass SharePoint bislang bei Entwicklern und IT-Abteilungen als bedenklich angesehen wurde:

  • Die komplexe Software und die hohen Anforderungen an die Infrastruktur. In der Regel sind viele Server zur Unterstützung der SharePoint-Farmen erforderlich.
  • Das hochgradig spezialisierte Fachwissen, das für die Wartung und Management von SharePoint erforderlich war.

Das bedeutete für viele KMUs, entweder den Support und das Management der Plattform auszulagern oder aber SharePoint aufgrund der hohen Lizenz- und Wartungskosten aufzugeben. Doch die neueste Version von SharePoint Online als Teil von Office 365 enthält Dienste und Self-Service-Funktionen, mit denen die Anpassung der Plattform wesentlich einfacher möglich ist. Dadurch können mehr User SharePoint mit weniger Aufwand und geringeren Kosten nutzen.

4. SharePoint-Implementierung lässt sich individuell anpassen

Traditionell konnten die meisten Geschäftsanwender nur geringfügige Änderungen an den SharePoint-Seiten und -Inhalten vornehmen. Nur die SharePoint-Administratoren oder -Entwickler waren früher in der Lage, automatisierte Workflows zu erstellen und benutzerdefinierte Formulare für die Datenerfassung anzulegen.

Mit der Einführung von PowerApps können die Business User allerdings eigene interaktive SharePoint-Formulare und Mobile Apps für alle Benutzer erstellen. Darüber hinaus ermöglicht Microsoft Flow die Erstellung von umfangreichen Automatisierungen und Workflows, mit denen sich die Geschäftsprozesse rationalisieren und automatisieren lassen.

5. Die Suche von Inhalten ist nicht mehr schwierig

SharePoint Online bietet umfangreiche Funktionen für die Unternehmenssuche – und zwar unabhängig von der Größe eines Unternehmens und dessen Anzahl von Lizenzen. Durch die Bereitstellung von Suchfunktionen auf der gesamten Online-Plattform gewährleistet Microsoft für alle Benutzer eine konsistente User Experience.

Außerdem nutzt das neue SharePoint moderne Methoden des Machine Learning (ML), um den Endanwender Dokumente zu empfehlen. Diese Vorschläge basieren auf Inhalten, auf die andere Teammitglieder häufig zugegriffen haben. Ein weiteres, bereits in SharePoint 2013 eingeführtes und in den neuesten Versionen ebenfalls verfügbares Feature ist die Vorschau von Suchergebnisse. Hierbei wird dem Nutzer eine Vorschau von Dokumenten angezeigt, ohne dass er sie außerhalb des Browsers öffnen muss.

6. Benutzerdefinierte SharePoint-Lösungen haben keine Beschränkungen

Es gibt eine Reihe von speziell entwickelten Lösungen von Drittanbietern, die als SharePoint-Add-ons bereitgestellt werden können. Leider mussten Unternehmen in der Vergangenheit Online-Suchmaschinen nutzen, um herauszufinden, welche Anbieter hier etwas anzubieten haben.

Heute bietet Microsoft dafür AppSource an. Dabei handelt es sich um ein zentrales Archiv, in dem alle Anbieter ihre SharePoint-Apps bereitstellen können. Das Portal umfasst mehr als 1.200 Apps, die speziell für SharePoint Online entwickelt wurden. Einige der Apps sind kostenlos, während andere gegen Lizenz- oder Abonnementgebühren erhältlich sind. Der App-Katalog enthält kurze Clips über einige Apps und bietet Anwendern mit Admin-Rechten die Möglichkeit, Apps zu SharePoint hinzuzufügen.

Die meisten Unternehmen wissen heute genau, welche unterschiedlichen Collaboration Tools es auf dem Markt gibt. Doch die wenigsten kennen alle SharePoint-Funktionen, die in den neuesten Plattformen verfügbar sind. Manche Anwender haben eventuell Vorbehalte, wenn es darum geht, bei SharePoint zu bleiben oder nach alternativen Lösungen zu suchen. Sich aber mit den vielen neuen Möglichkeiten von SharePoint erneut vertraut zu machen, kann helfen, diese anhaltenden Diskussionen zu beenden.

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Artikel wurde zuletzt im Juli 2018 aktualisiert

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